In vielen Unternehmen sind Verantwortlichkeiten nach Teams, Abteilungen, Standorten oder Projekten organisiert. Mitarbeitende reichen Ausgaben, Fahrtkosten oder Reisekosten ein, während unterschiedliche Personen für die Freigabe oder buchhalterische Prüfung zuständig sind.

Ein Beispiel: Im Sales-Team reicht Anna regelmäßig Ausgaben für Kundentermine ein. Ihre Einreichungen werden von ihrem Teamlead geprüft und freigegeben. Gleichzeitig arbeitet sie an einem bereichsübergreifenden Projekt mit dem Marketing-Team. Für dieses Projekt sollen die Kosten jedoch nicht über den üblichen Genehmigungsweg ihres Teams laufen, sondern direkt von der verantwortlichen Projektleitung geprüft werden.

All diese Optionen lassen sich in Circula miteinander kombinieren. Sie können beispielsweise Gruppen nutzen, um team- oder abteilungsbasierte Verantwortlichkeiten abzubilden, und gleichzeitig projektbasierte Freigaben einsetzen, wenn Kosten unabhängig von der Teamstruktur geprüft werden sollen. Dabei gilt: Wenn eine Ausgabe einem Projekt mit hinterlegtem Genehmiger zugeordnet ist, hat die projektbasierte Freigabe Vorrang vor der gruppenbasierten Genehmigung.

Circula bietet Ihnen damit die Flexibilität, Ihre Unternehmensstruktur so passgenau wie möglich abzubilden. Sie können die Optionen auswählen und kombinieren, die für Ihre Organisation sinnvoll sind. Wenn sich Ihre Struktur im Laufe der Zeit verändert, lassen sich Zuständigkeiten jederzeit anpassen, sodass Ihr Account weiterhin optimal eingerichtet bleibt.

Damit solche Abläufe zuverlässig funktionieren, müssen Zuständigkeiten in Circula klar abgebildet werden. So wird sichergestellt, dass Einreichungen bei den richtigen Personen erscheinen und nicht manuell weitergeleitet oder nachverfolgt werden müssen.

Ohne eine klare Zuordnung von Rollen und Verantwortlichkeiten entsteht schnell Unübersichtlichkeit im Freigabeprozess. Besonders bei wachsenden Teams oder mehreren Organisationseinheiten kann es schwierig werden, den Überblick zu behalten.

Ohne strukturierte Verantwortlichkeiten kann es dazu kommen, dass:

Mit wachsender Unternehmensstruktur wird es daher wichtig, Zuständigkeiten nicht nur personenbezogen, sondern auch organisatorisch abzubilden.

Circula bietet verschiedene Möglichkeiten, interne Verantwortlichkeiten abzubilden. Welche Option passend ist, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen organisiert ist und nach welchen Kriterien Einreichungen freigegeben oder geprüft werden sollen.

User-Rollen definieren, welche Rechte eine Person in Circula hat. Circula unterscheidet zwischen den Rollen User (Mitarbeiter), Genehmiger, Buchhalter und Admin.

Eine Person kann mehrere Rollen haben. So kann beispielsweise ein Team Lead sowohl User als auch Genehmiger sein, während eine Person aus dem Finance-Team zusätzlich Buchhalterrechte erhält.

User-Rollen bilden damit die Grundlage für die Frage: Was darf eine Person in Circula tun?

Ausgaben-Gruppen eignen sich, um Organisationseinheiten wie Teams, Abteilungen oder Standorte in Circula abzubilden. Innerhalb einer Gruppe legen Sie fest, welche User zu dieser Gruppe gehören und welche Genehmiger und Buchhalter für diese User zuständig sind.

Ein Blick in die Praxis zeigt, wie unterschiedlich Gruppen in Unternehmen genutzt werden können: In einem wachsenden SaaS-Unternehmen wird beispielsweise das Sales-Team als eigene Gruppe angelegt, sodass alle Vertriebsmitarbeitenden ihre Ausgaben gesammelt einreichen und vom zuständigen Sales Lead genehmigt werden. Parallel dazu arbeitet das Marketing-Team in einer eigenen Gruppe mit einer anderen verantwortlichen Person für Freigaben.

In einem anderen Szenario nutzt ein Unternehmen Gruppen, um verschiedene Standorte abzubilden: Die Mitarbeitenden in Berlin gehören zur Gruppe „Standort Berlin“, während das Team in München in einer separaten Gruppe organisiert ist. So können standortspezifische Verantwortlichkeiten und Kostenstellen sauber getrennt werden.

Auch funktionale Bereiche lassen sich gut strukturieren: Ein Customer-Success-Team wird als eigene Gruppe geführt, während das Finance-Team eine separate Gruppe bildet, in der zusätzlich Buchhalterrechte vergeben werden.

Für jede Gruppe können Genehmiger und Buchhalter bestimmt werden. Dadurch erscheinen Einreichungen der Gruppenmitglieder bei den Personen, die für die Freigabe oder Prüfung dieser Gruppe zuständig sind.

Zusätzlich kann einer Gruppe eine Kostenstelle zugewiesen werden. Alle Ausgaben, die von Usern dieser Gruppe eingereicht werden, werden dann dieser Kostenstelle zugeordnet.

User-Gruppen beantworten damit die Frage: Wer ist für welche User oder Organisationseinheiten zuständig?

Bevor Gruppen eingerichtet werden oder wenn User keiner Gruppe zugeordnet sind, erscheinen sie im Bereich „User außerhalb der Gruppen“.

Dieser Bereich kann auch für übergeordnete Verantwortlichkeiten relevant sein. Genehmiger und Buchhalter, die dort zugeordnet sind, können Ausgaben sehen, die innerhalb und außerhalb der Gruppen eingereicht werden.

Das kann hilfreich sein, wenn bestimmte Personen eine übergreifende Verantwortung für das gesamte Unternehmen übernehmen, zum Beispiel:

Ein Beispiel aus der Praxis: In einem wachsenden Unternehmen übernimmt eine zentrale Finance-Managerin die Verantwortung für alle Ausgaben, solange neue Teams noch nicht vollständig in Gruppen organisiert sind. Dadurch kann sie sicherstellen, dass keine Einreichung unbeachtet bleibt, auch wenn sich die Organisationsstruktur noch im Aufbau befindet. Sobald die Teams klar definiert sind, werden die User entsprechenden Gruppen zugeordnet und die Verantwortung schrittweise an die jeweiligen Genehmiger übergeben.

Gleichzeitig sollte die Gruppenzuordnung möglichst früh gepflegt werden, damit Einreichungen von Anfang an korrekt geroutet werden.

Neben Team- oder Abteilungsstrukturen können Verantwortlichkeiten auch projektbasiert abgebildet werden.

Mit der Funktion „Freigabeprozesse nach Projekten“ können Genehmiger auf Projektebene festgelegt werden. Dadurch werden Ausgaben oder Reisen, die einem Projekt mit zugeordnetem Genehmiger zugewiesen sind, direkt an diese Person zur Freigabe weitergeleitet.

Das ist besonders hilfreich, wenn Projektverantwortliche die Kosten ihres Projekts prüfen sollen, unabhängig davon, aus welcher Abteilung der einreichende User kommt.

Beispiel:

Ein Marketing Manager aus dem Marketing-Team arbeitet an einem gemeinsamen Projekt mit dem Produkt-Team. Für eine Kampagne entstehen Kosten, die er in Circula einreicht. Normalerweise würden diese Ausgaben über den Genehmiger seiner Marketing-Gruppe laufen. Da die Kosten jedoch direkt dem Projekt zugeordnet sind, soll die verantwortliche Projektleitung die Freigabe übernehmen.

In diesem Fall kann der projektbasierte Freigabeprozess die gruppenbasierte Logik ergänzen.

Wird eine Ausgabe oder Reise keinem Projekt mit zugeordnetem Genehmiger zugewiesen, läuft die Freigabe über den allgemeinen Genehmigungsworkflow der Gruppe.

Damit Verantwortlichkeiten von Anfang an korrekt greifen, können User bereits bei der Einladung Gruppen zugeordnet werden. Die Zuordnung kann auch später erfolgen.

Eine frühzeitige Zuordnung ist empfehlenswert, da die Gruppenlogik nur für neu eingereichte Ausgaben greift und nicht rückwirkend angewendet wird.

Beim Einrichten neuer User sollten Admins daher prüfen:

Mit einer klaren Abbildung von Teams, Abteilungen und Verantwortlichkeiten in Circula schaffen Unternehmen transparente Freigabe- und Prüfprozesse.

So unterstützt Circula Unternehmen dabei, interne Verantwortlichkeiten effizient abzubilden und Freigabeprozesse skalierbar, transparent und kontrollierbar zu gestalten.