Auf einen Blick
Unternehmen müssen über ein ausreichendes DMS (Dokumentenmanagementsystem) verfügen, um die korrekte Handhabung der Belege zu gewährleisten. Nur so besteht die Möglichkeit, auf das Aufbewahren physischer Belege zu verzichten.
Belege sicher digital archivieren
Sie haben sich mit Circula für eine digitale Lösung entschieden, die das Erfassen und Verarbeiten der eingereichten Rechnungsbelege ermöglicht. Wie genau erfolgt nun aber die GoBD-konforme Archivierung der Belege, die in Circula eingereicht werden? Und müssen Unternehmen oder User diese auch in physischer Form aufbewahren?
Der Gesetzgeber schreibt vor, dass die Archivierung für 10 Jahre digital erfolgen muss. In diesem Fall wird klar unterschieden zwischen “speichern” und “archivieren”.
Um die Anforderungen der Archivierung zu erfüllen, müssen diese Dateien auf einem zertifizierten Dokumenten-Management-System archiviert werden.
Hier haben Sie nun mehrere Möglichkeiten:
DATEV Unternehmen online bietet mit DATEV Belege online ein eigenes DMS an. Wenn Sie Ihre Belege aus Circula zu DATEV Unternehmen online exportieren, sind die Belege damit automatisch revisionssicher gespeichert.
Sollten Sie kein DMS zur Verfügung haben, lohnt es sich, Ihr Steuerbüro nach einem Tipp zu fragen.
Circula bietet die Archivierung über einen Software-Partner als optionalen Service an. Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr Informationen zu diesem Add-On zu erhalten.
Wichtige Ansprechpartner und Informationen
Ob Sie nach der Implementierung eines DMS nun die physischen Belege noch aufbewahren müssen, entscheidet final leider nicht Circula, sondern Ihr lokales Finanzamt.
Auch hier kann Ihr Steuerbüro Ihnen helfen, die richtigen Ansprechpartner zu finden. Holen Sie sich vom Finanzamt das “Go”, dann können die Zettel weg!
Hier finden Sie noch zwei nützliche Link zu diesem Themen, damit Sie sich ausreichend informieren können:
Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel keine rechtliche Beratung ersetzt und holen Sie Informationen dazu grundsätzlich bei Ihrem Steuerbüro ein.
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