¿Qué son las políticas de gastos?
Las políticas de gastos son un conjunto de normas que aplica una empresa para definir cuánto dinero pueden gastar sus empleados en categorías concretas. Este proceso simplifica la limitación del gasto para las empresas y los empleados.
¿Para qué sirven?
Con un proceso 100 % digital, las empresas ya no tienen dificultades para controlar cuando se infringen las políticas de gasto. En la aplicación de Circula, los supervisores y los contables recibirán una notificación si algún gasto presentado infringe alguna política. De esta manera, se evitan esfuerzos administrativos adicionales y discusiones relativas a los importes presentados.
Las políticas de gastos permiten que los administradores establezcan límites en las cantidades que pueden gastar los empleados en una categoría de gastos. El límite se puede fijar por gasto y por año natural.
Ejemplos:
Gasto único: "Para la categoría de taxi, no se puede gastar más de 50 € por gasto".
Año natural: "Para la categoría de vuelos, no se puede gastar más de 600 € por año".
Si se alcanza el límite, los Supervisores y los Contables recibirán una notificación directamente en el gasto:
Configuración y puesta en funcionamiento de las políticas de gastos
❗️Requisitos❗️
Si quieres hacer uso de las políticas de gastos, se deben cumplir los siguientes requisitos:
Plan Circula Profesional.
Para una configuración sencilla y rápida de la función de políticas de gasto, manda un correo electrónico a support@circula.com.
Cómo crear una nueva política
En la aplicación web de Circula, los administradores pueden añadir, desactivar y reactivar las políticas de gastos en sus respectivas pestañas.
Ve a "Configuración" > "Políticas de gastos".
Haz clic en el botón con el símbolo "más" en la parte inferior derecha de la pantalla.
Nombre de la política: aquí se nombra la política que vas a crear. Consejo: asegúrate de que el nombre sea algo que tanto tú como el resto de la empresa podáis reconocer fácilmente.
Selecciona la categoría a la que se le aplicará la política, el límite de la cantidad y si la política se aplicará por gasto o por año natural.
Selecciona si la norma se aplicará a toda la empresa o a determinadas personas.
Puedes ver la vista previa del mensaje de advertencia que recibirán los supervisores y contables si se infringe la política.
Haz clic en "Crear política".
Creación de la política de gastos
¿Quién verá la advertencia si se infringe la política de gastos?
Los empleados la verán después de presentar el gasto.
Los supervisores la verán durante el proceso de aprobación: en ese momento pueden rechazar el gasto si se ha infringido la política.
Los contables la verán durante el proceso de control: en ese momento pueden rechazar el gasto si se ha infringido la política.
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