Tutorial: Groepen beheren in Circula.
In dit artikel wordt beschreven hoe beheerders groepen kunnen beheren in de Web-app.
Wat zijn groepen?
Met groepen kun je goedkeuring- en controleprocessen instellen voor de organisatieonderdelen van je bedrijf. Binnen groepen kun je managers en accountants aanwijzen voor specifieke medewerkers, waardoor je Circula efficiënter kunt gebruiken.
Je kunt aan elke groep ook een cost center toewijzen. Cost centers maak je onder Instellingen in het tabblad "Cost center" aan. Meer informatie vind je hier.
Wat betekent "Gebruikers buiten groepen"?
Voordat je je eerste groep maakt, vind je een tegel met de naam "gebruikers buiten groepen" in het tabblad. Als je op deze tegel klikt, zie je:
Gebruikers (medewerkers) die nog niet aan een groep zijn toegewezen. Declaraties door deze medewerkers worden buiten de groepen ingediend.
Gebruikers met goedkeurings- en/of beheerder-rechten voor het hele bedrijf. Managers en Accountants kunnen alle declaraties zien die binnen en buiten de groepen worden ingediend.
Onder Managers en Accountants kun je instellen welke gebruikers hiërarchisch hogere rollen aannemen voor het hele bedrijf en dus voor alle groepen.
Onder zie je alle gebruikers die hun declaraties niet indienen bij een specifieke groep omdat ze niet aan een groep zijn toegevoegd. De declaraties van deze gebruikers zullen uitsluitend in de to-do 's van Managers en Accountants verschijnen die eveneens buiten de groepen staan.
Hoe kan ik een groep aanmaken?
Gebruikers met de beheerder-rol kunnen groepen aanmaken en bewerken (meer informatie over de gebruikersrollen vind je hier). Je kunt het tabblad groepen vinden onder Gebruikersbeheer.
Als je een groep wilt maken, klik dan op de gele knop rechtsonder. Vul dan het formulier in dat aan de rechterkant van je scherm wordt geopend:
Geef de nieuwe groep een naam.
Selecteer een Manager en Accountant, evenals de medewerkers van wie de declaraties binnen deze groep moeten worden gecontroleerd en goedgekeurd.
Je kunt uit de lijst met actieve cost centers, die wordt weergegeven wanneer je het keuzemenu opent, de juiste voor deze groep selecteren.
Alle declaraties die door een gebruiker van deze groep worden ingediend, worden automatisch aan dit cost center toegewezen. Cost centers kunnen hier worden aangemaakt.
📝 Let op:
Je kunt gebruikers ook in groepen indelen als hun uitnodiging nog in behandeling is. Op deze manier kun je gebruikers uitnodigen en direct daarna zorgen voor de juiste toewijzing in het bedrijf.
Een gebruiker kan slechts aan één groep worden toegewezen. Op deze manier wordt een hogere validiteit gegarandeerd en worden duplicaten vermeden.
Als Managers of Accountants binnen een groep hun eigen declaraties willen controleren of goedkeuren, moeten ze ook als gebruiker binnen de groep worden toegevoegd.
Hoe eerder je de indeling van je gebruikers in groepen maakt, hoe beter. De groepslogica is alleen van toepassing op nieuw ingediende declaraties en kan niet met terugwerkende kracht worden toegepast.
"Onzichtbare" To Do’s
Als er iets wordt gewijzigd in de groep configuratie, kan het gebeuren dat een declaratie niet wordt weergegeven als To Do’s voor de supervisor (manager) of de accountant. De instellingen die bestonden op het moment dat de declaratie/transactie werd ingediend, worden altijd toegepast, dus als de verantwoordelijkheid later wordt gewijzigd, wordt deze niet bijgewerkt.
In dit geval heb je drie opties:
De medewerker kan de declaratie verwijderen (als deze al is gecontroleerd) of intrekken (als deze nog niet is verwerkt) en opnieuw indienen.
Je kunt de gewenste supervisors en/of accountants toevoegen aan de declaratie groep "Gebruikers buiten de groepen" zodat ze de onkosten kunnen zien en goedkeuren en/of controleren. Vervolgens kun je ze weer verwijderen uit de groep "Gebruikers buiten de groepen".
De derde optie is dat de supervisor of accountant in de groep "Gebruikers buiten de groepen" de declaratie/transactie controleert en goedkeurt.
Heb je nog vragen?
💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com