Einem User können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Rollen werden von Admin-Usern im Bereich User Management der Web-App verwaltet, wie in diesem Artikel erläutert. Zu jeder Rolle gehören spezifische Zugriffs- und Verwendungsrechte.

Circula unterscheidet zwischen vier Userrollen:

  • Mitarbeiter
  • Genehmiger
  • Buchhalter
  • Administrator

📝 Hinweis: Der User, welchen den Account des Unternehmens angelegt hat, erhält automatisch alle User Rollen und hat somit Zugriff auf alle Bereiche der Web-App.

Mitarbeiter

Diese Rolle wird standardmäßig jedem User zugewiesen.

Mitarbeiter,

  • haben vollen Zugriff auf die Funktionen der mobilen App, mit welcher Sie Ausgaben einreichen können
  • können die Web-App verwenden, um Ausgaben einzureichen und den Status eingereichte Ausgaben einzusehen.

Buchhalter

Buchhalter haben Zugriff auf zusätzliche Funktionen in der Web-App.

Sie können,

  • eingereichte Ausgaben von von Usern sehen, wenn sich diese als Mitarbeiter in Gruppen befinden, denen sie als Buchhalter zugeordnet wurden
  • Ausgabendetails bearbeiten, wenn falsche Informationen übermittelt wurden
  • Ausgaben ablehnen oder löschen. Bei einer Ablehnung wird der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung und E-Mail benachrichtigt.
  • Ausgaben als kontrolliert markieren und somit den buchhalterischen Prüfschritt abschließen
  • Ausgaben im Bereich Offene Exporte als Reports exportieren und diese bei Bedarf im Bereich Reports erneut herunterladen. Hier finden Sie eine detaillierte Beschreibung dieses Prozesses

Genehmiger

Genehmiger haben ebenfalls Zugriff auf zusätzliche Funktionen in der Web-App.

Sie können,

  • eingereichte Ausgaben von Usern sehen, wenn sich diese als Mitarbeiter in Gruppen befinden, denen sie als Genehmiger zugeordnet wurden
  • Ausgaben ablehnen. Bei einer Ablehnung wird der Mitarbeiter per Push-Benachrichtigung und E-Mail benachrichtigt
  • Ausgaben freigeben

📝 Hinweis: Genehmiger haben keine Schreibrechte und können eingereichte Ausgaben nicht bearbeiten, wenn falsche Informationen übermittelt wurden. Diese Befugnis haben nur Buchhalter.

Administrator

Administratoren haben Verwaltungsrechte in der Web-App. Sie können,

  • Gruppen, User und User Rollen im Bereich User Management anlegen und verwalten
  • Einstellungen verwalten. Dies umfasst unter anderem: Kategorien (Sachkonten), Kostenstellen, Kostenträger sowie die Billing Einstellungen des Unternehmens.

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