Mit Circula können Sie Belegbilder und Belegsatzdaten Ihrer zu verbuchenden Ausgaben nach DATEV exportieren. Hierzu wird das DATEV XML Format genutzt.

Für einen erfolgreichen Import müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:

Markieren Sie unter dem Menüpunkt Prüfung & Freigabe die gewünschten Ausgaben in dem Tab ‘FiBu Export’ und klicken Sie auf ‘Exportieren’. Wählen Sie die Option ‘DATEV XML Format’ und schließen den Export-Vorgang ab, indem Sie auf ‘Exportieren’ klicken. Die Datei befindet sich nun in Ihrem lokalen Download-Ordner. 

Die folgenden Daten werden für jede Auslage exportiert: 

❕Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter IDs mit Ihren Gegenkonten, und die Buchungskonten der Kategorien mit Ihren Sachkonten übereinstimmen. 

Öffnen Sie das Belegtransfer. Um den Belegtransfer einzurichten, klicken Sie auf ‘Verzeichnisse hinzufügen’.

Fügen Sie Ihre Berater- und Mandantennummer ein. Falls die Kontrollkästchen für die Belegtypen nicht bereits markiert sind, wählen Sie bitte alle aus.

Als nächsten Schritt wählen Sie einen Ordner für das Basisverzeichnis Ihrer zukünftig exportierten DATEV XML Format- Dateien aus. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen ‘Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente’. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf ‘Übernehmen’ klicken.

Kopieren Sie das heruntergeladene DATEV XML Format in den Unterordner ‘Ohne Belegtyp’, der sich in dem ausgewählten Basisverzeichnisordner befindet. 

Öffnen Sie nun erneut den Belegtransfer und klicken Sie auf ‘Daten senden’. Sobald der Upload erfolgreich war, erhalten Sie eine Benachrichtigung, die Sie mit ‘Ok’ bestätigen. Die Ausgaben befinden sich jetzt in DATEV Unternehmen Online. 

❕Wichtig: Bitte modifizieren Sie die heruntergeladene zip-Datei nicht, damit sichergestellt ist, dass diese fehlerfrei hochgeladen werden kann. 

Überprüfen Sie die Vermittlung der Daten in folgenden Schritten:

5) Stellen Sie die exportierten Ausgaben in DATEV Unternehmen Online als Stapel bereit

Bei einem fehlerfreien Upload klicken Sie in DATEV Unternehmen Online links in der Navigation auf 'Belege'. Die Ausgaben wurden importiert und können jetzt als Stapel bereitgestellt werden. Wählen Sie die Option ‘Neu erfasste Lieferantenbelege bereitstellen’ unter ‘Bereitstellen’ aus.

❕Wichtig: Die Felder BU und Sachkonto sind in der standardisierten Erfassungsmaske ausgeblendet. Buchungsschlüssel und Sachkonten werden aus Circula nichtsdestotrotz übertragen. Wenn Sie diese überprüfen wollen, müssen sie die Konfigurationen ändern (Belege online - Konfigurieren der Erfassungsmaske Dok.-Nr.: 1080875).

Klicken Sie in dem nächsten Fenster auf ‘Lieferantenbelege Bereitstellen’.

Wählen Sie abschließend den Stapel aus, den Sie bereitstellen möchten und klicken auf 'Markierte Stapel bereitstellen'. 

Bitte öffnen Sie nun Ihre DATEV Software. Die exportierten Ausgaben können jetzt wie gewohnt importiert werden.

❕Wichtig: Bitte beachten Sie, dass ein erfolgreicher Import von Ihrem individuellen DATEV-Setup abhängt. Falls Sie Unterstützung brauchen oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns.