Auf einen Blick
Wenn Sie die direkte Schnittstelle nicht nutzen können/möchten, haben Sie die Möglichkeit unsere manuellen Export-Dateien für die Übertragung zu nutzen.
Sie können Daten im DATEV Format oder im DATEV XML-Format herunterladen und anschließend in DATEV importieren.
Im DATEV XML-Format werden neben den Beleginformationen auch die Belege selbst übertragen.
Mit Circula können Sie Belegbilder und Belegsatzdaten Ihrer zu verbuchenden Ausgaben nach DATEV exportieren. Hierzu wird das DATEV XML Format genutzt.
Voraussetzungen
Für einen erfolgreichen Import müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
DATEV Unternehmen Online inkl. Belege Online ist eingerichtet.
Die Bearbeitungsfunktion "Erweitert" wurde in Belege Online aktiviert.
Um diese Einstellung vorzunehmen gehen Sie in Belege online auf "Einstellungen" und öffnen anschließend "Bearbeitungsform". Dort wählen Sie die Option "Erweitert" für die Bearbeitungsform der Lieferanten- und Kundenrechnungen.DATEV Belegtransfer Modul ist installiert.
Mehr Informationen zu dem Belegtransfer Modul finden Sie hier.
Der Rechnungsdatenservice 1.0 wird hier (im Vergleich zur direkten Schnittstelle) nicht benötigt.
Anleitung für den Export- & Import- Prozess
Erklärvideo, wie der DATEV Import mit Circula funktioniert.
1) Export aus Circula
Markieren Sie unter dem Menüpunkt Prüfung & Freigabe die gewünschten Ausgaben imTab "FiBu Export" und klicken Sie auf "Exportieren". Wählen Sie die Option "DATEV XML Format" und schließen den Export-Vorgang ab, indem Sie auf "Exportieren" klicken. Die Datei befindet sich nun in Ihrem lokalen Download-Ordner.
Die folgenden Daten werden für jede Auslage exportiert:
Feld in DATEV | Feld in Circula | Beispiel |
Umsatz | Bruttobetrag (in Standardwährung des Accounts (meist EUR)) | 2184,00 |
WKZ Umsatz | ISO Code (in Standardwährung des Accounts (meist EUR)) | EUR |
Konto | Buchungskonto | 123 |
Gegenkonto | Kreditorennummer | 8000 |
BU-Schlüssel | Buchungsschlüssel des USt-Satzes | 9 |
Belegdatum | Datum der Ausgabe | 1104 |
Belegfeld 1 | Rechnungsnummer oder Belegnummer | 23 |
Buchungstext | - bei Reisen: Name - bei Ausgaben & Kilometerpauschalen: Anlass | Dienstreise zu Kunde A |
KOST1 | Kostenstelle | 3458 |
KOST2 | Kostenträger | 2346 |
Wichtig: Bitte stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter IDs mit Ihren Gegenkonten, und die Buchungskonten der Kategorien mit Ihren Sachkonten übereinstimmen.
Tipp: In unserem Artikel "Anlass zu DATEV Buchungstext exportieren" erfahren Sie, Wie Sie Ihr Anlassfeld aus der Circula App zum Buchungstext bei DATEV übertragen.
2) Belegtransfer einrichten
Öffnen Sie das Belegtransfer. Um den Belegtransfer einzurichten, klicken Sie auf ‘Verzeichnisse hinzufügen’.
Fügen Sie Ihre Berater- und Mandantennummer ein. Falls die Kontrollkästchen für die Belegtypen nicht bereits markiert sind, wählen Sie bitte alle aus.
Als nächsten Schritt wählen Sie einen Ordner für das Basisverzeichnis Ihrer zukünftig exportierten DATEV XML Format- Dateien aus. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen ‘Verzeichnis enthält aus DATEV DMS, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente’. Schließen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf ‘Übernehmen’ klicken.
3) Hochladen der exportierten Ausgaben über Belegtransfer
Kopieren Sie das heruntergeladene DATEV XML Format in den Unterordner ‘Ohne Belegtyp’, der sich in dem ausgewählten Basisverzeichnisordner befindet.
Öffnen Sie nun erneut den Belegtransfer und klicken Sie auf ‘Daten senden’. Sobald der Upload erfolgreich war, erhalten Sie eine Benachrichtigung, die Sie mit ‘Ok’ bestätigen. Die Ausgaben befinden sich jetzt in DATEV Unternehmen Online.
Wichtig:
Bitte modifizieren Sie die heruntergeladene zip-Datei nicht, damit sichergestellt ist, dass diese fehlerfrei hochgeladen werden kann.
4) Daten in DATEV Unternehmen online verarbeiten und prüfen
Überprüfen Sie die Vermittlung der Daten in folgenden Schritten:
Starten Sie DATEV Unternehmen online.
Wählen Sie unter Meine Anwendungen | Belege online | Protokolle | Import | Extras | Import aus.
Sie können in der nun angezeigten Maske einen Upload-Zeitraum auswählen. Sobald Sie das machen, wird eine Auflistung aller Uploads dieses Zeitraums angezeigt.
In der Spalte Status sehen Sie den aktuellen Stand des Uploads.
5) Bereitstellung der exportierten Ausgaben in DATEV Unternehmen online
Bei einem fehlerfreien Upload klicken Sie in DATEV Unternehmen online links in der Navigation auf 'Belege'. Die Ausgaben wurden importiert und können jetzt als Stapel bereitgestellt werden. Wählen Sie die Option ‘Neu erfasste Lieferantenbelege bereitstellen’ unter ‘Bereitstellen’ aus.
Wichtig!
Die Felder BU und Sachkonto sind in der standardisierten Erfassungsmaske ausgeblendet. Buchungsschlüssel und Sachkonten werden aus Circula nichtsdestotrotz übertragen. Wenn Sie diese überprüfen wollen, müssen sie die Konfigurationen ändern (Belege online - Konfigurieren der Erfassungsmaske Dok.-Nr.: 1080875).
Klicken Sie in dem nächsten Fenster auf ‘Lieferantenbelege Bereitstellen’.
Wählen Sie abschließend den Stapel aus, den Sie bereitstellen möchten und klicken auf 'Markierte Stapel bereitstellen'.
Bitte öffnen Sie nun Ihre DATEV Software. Die exportierten Ausgaben können jetzt wie gewohnt importiert werden.
Bitte beachten Sie, dass ein erfolgreicher Import von Ihrem individuellen DATEV-Setup abhängt. Falls Sie Unterstützung brauchen oder Fragen haben, kontaktieren Sie uns gerne.
Haben Sie noch Fragen?
Unsere Informations-Materialien
💬 Chat Support
📞+49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com