Auf einen Blick
Über die direkte Schnittstelle können Finanzbuchhaltungsexporte mit wenigen Klicks durchgeführt werden.
Circula kann mithilfe von DATEV-Cloud-Services (Rechnungsdatenservice 1.0) mit DATEV Unternehmen online integriert werden.
Daten können in Circula exportiert und anschließend in DATEV Unternehmen online (Belege online) für das Rechnungswesen bereitgestellt werden.
Voraussetzungen
Die Schnittstelle "DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 zu DATEV Unternehmen online" muss im Circula Plan enthalten sein. Mehr Informationen zu unseren Leistungen und Funktionen finden Sie hier.
DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 muss in der Bearbeitungsform "Erweitert" bestellt sein.
Ein Zugangsmedium für den gesicherten Zugang beim Mandanten (z.B.: DATEV SmartLogin oder SmartCard) (auf dem Zugangsmedium muss Rechnungsdatenservice 1.0 freigeschalten sein).
Detaillierte Informationen zur Einrichtung der Schnittstelle finden Sie in unserem Artikel "DATEV Datenservices für Mandanten bestellen".
Sollten Sie oder Ihr Steuerbüro weitere Hilfe bei der Einrichtung der Schnittstelle benötigen, können Sie unter diesem Link einen kostenfreien Termin beim DATEV Partner Onboarding Team buchen.
Daten aus Circula zu DATEV Unternehmen online übertragen
Ausgaben können von Circula über den Rechnungsdatenservice 1.0 zu DATEV Unternehmen online übertragen werden. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Gehen Sie zu Prüfung & Freigabe > FiBu Export in Ihrer Circula Web-App.
Wählen Sie eine oder mehrere Ausgaben aus und klicken anschließend auf "Exportieren".
Wählen Sie "Übertragung zu DATEV" als Exportoption.
Wählen Sie "Übertragung zu DATEV", um den Prozess zu starten
Sie werden anschließend zur nachfolgenden DATEV Login Seite weitergeleitet. Loggen Sie sich mit ihrer DATEV SmartCard oder dem DATEV SmartLogin ein.
DATEV Anmeldeverfahren
Nachdem Sie sich eingeloggt haben, wählen Sie die entsprechende Mandantennummer aus und beenden Sie den Prozess.
(Hinweis: Dieser Schritt entfällt, sollte nur eine Mandantennummer in Frage kommen)
Auswahl des korrekten Mandanten
Übertragung von bereits exportierten Reports
Sie können den Prozess auch mit bereits exportierten Reports unter Reports in der Circula Web-App durchführen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:
Gehen Sie zu Reports > Finanzbuchhaltung in Ihrer Circula Web-App.
Wählen Sie den gewünschten Report und klicken auf "Exportieren".
Klicken Sie auf "Übertrag zu DATEV".
(Hinweis: Bitte beachten Sie, dass der direkte Übertrag über die Schnittstelle zu DATEV Unternehmen online für jeden Datensatz nur einmalig möglich ist.)
Übertragen Sie bereits existierende Reports zu DATEV
Belege in DATEV Unternehmen online für Rechnungswesen bereitstellen
Nach der Übertragung aus Circula finden Sie die Belege (inkl. Beleginformationen aus Circula) im Belege online Bestand. Nun müssen die Belege für die Buchhaltung bereitgestellt werden. Die Bereitstellung kann durch die Steuerkanzlei oder den Mandanten (wenn Zugriff zu DATEV Unternehmen online besteht) durchgeführt werden.
Sie finden die Belege unter Anwendungen > Dokumente. Hier klicken Sie in der Kachel "Bereitstellen" auf "Belege bereitstellen".
Markieren Sie die gewünschten Belege und klicken auf "Bereitstellen".
Anschließend können die Daten in der Buchhaltung abgerufen werden. Durch Bereitstellung und Abruf der Daten werden die von Circula mitgelieferten Beleginformationen zum Buchungsvorschlag umgewandelt.
Hinweis: Die Belege kommen in DATEV unter "Bereitstellen" an und nicht etwa unter "Lieferantenrechnungen" oder "Kundenrechnungen", da Circula bereits Beleginformationen mitliefert. Die Bearbeitungsform “Erweitert” wird zwingend benötigt wird, damit DATEV die von Circula mitgelieferten Beleginformationen zu Buchungsvorschlägen umwandeln kann.
Daten von DATEV Unternehmen online zu DATEV Rechnungswesen übernehmen
Nachdem die Belegsätze aus DATEV Unternehmen online für das Rechnungswesen bereitgestellt wurden, können Sie in DATEV Rechnungswesen abgerufen werden und es können Buchungsvorschläge erzeugt werden. Nähere Informationen hierzu finden Sie im DATEV Hilfe-Center Artikel "DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Daten übernehmen" unter Punkt "3.3 Daten ins DATEV-Rechnungswesen-Programm übernehmen".
Mögliche Gründe für Fehler bei der Übertragung
Die ordnungsgemäße Übertragung können Sie im DATEV Importprotokoll prüfen, öffnen Sie dazu in DATEV Unternehmen online die Startseite Belege > Protokolle > Import > Importprotokoll anzeigen.
Um einen erfolgreichen Export durchführen zu können, müssen die im Punkt Voraussetzungen genannten Einstellungen vollzogen sein. Alle Details zur Einrichtung finden Sie in unserem Artikel "DATEV-Datenservices für Mandanten bestellen"
Häufige Fehlerquellen bei gescheiterten Exporten sind:
Ein falsches Wirtschaftsjahr wurde ausgewählt. (Hinweis: Es ist nicht möglich aus Wirtschaftsjahren zu exportieren, die bereits abgeschlossen sind).
In der Exportdatei befindet sich eine Ausgabe aus einem Monat, der in DATEV bereits geschlossen ist.
In der Exportdatei befindet sich ein Beleg > 20 MB.
Sie haben eine vorübergehend instabile Internetverbindung
Bitte prüfen Sie zunächst diese Punkte, wenn Sie einen Fehler beim Export erhalten. Sollte trotz der Fehlermeldung ein Report erstellt worden sein, können Sie diesen im DATEV XML-Format herunterladen und manuell zu DATEV Unternehmen online übertragen. Hier finden Sie unsere Informationen dazu.
Sollte Ihr Export fehlerhafte Daten enthalten (z.B.: Beleg > 20 MB oder eine Ausgabe aus einem bereits geschlossenen Monat) haben Sie die Möglichkeit, die XML-Datei manuell anzupassen und in Ihren DATEV-Bestand hochzuladen.
Haben Sie noch Fragen?
💬 Chat Support
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