Durch das Anlegen von Kostenstellen können Unternehmen einen Teil Ihrer finanziellen Struktur flexibel in Circula abbilden.
Konfigurationen für Admins: Erstellen, bearbeiten und deaktivieren
Kostenstellen können von Administratoren in den Einstellungen unter dem jeweiligen Tab angelegt, bearbeitet und deaktiviert werden.
Zum Anlegen klicken Sie einfach auf den gelben Plus-Button rechts unten in Ihrem Browser. In dem Formular, das nun erscheint, können Sie jetzt den Namen und den Code des Kostenträgers, bzw. der Kostenstelle hinzufügen.
Um Kostenträger oder Kostenstellen zu deaktivieren, klicken Sie in der Liste einfach auf Deaktivieren. Ihre Auswahl wird dadurch nicht gelöscht, sondern ausgegraut und im Reiter "Inaktiv" angezeigt.
Zum reaktivieren, klicken Sie in der Liste auf Aktivieren.
Anwendung von Kostenstellen
Ausgaben werden automatisch mit den Kostenstellen eingereicht, die der Gruppe der einreichenden Mitarbeiter/innen entspricht. Um eine Kostenstelle einer Gruppe zuzuordnen, wählen Sie einfach in den Gruppendetails die entsprechende Kostenstelle aus:
Beispiel: Eine Mitarbeiterin der Tech-Abteilung reicht einen Bewirtungsbeleg ein. Die Ausgabe wird somit automatisch mit der für die Tech-Gruppe hinterlegten Kostenstelle versehen.
Bei mindestens einer aktiven Kostenstelle erscheint ein weiteres Drop-Down-Element in den für Buchhalter/innen sichtbare Ausgabendetails. Sie sind somit in der Lage, die Kostenstellen für die einzelnen Ausgaben anzupassen.
Beispiel: Der von der Tech-Mitarbeiterin eingereichte Bewirtungsbeleg entstand bei einem Abteilungsleiter-übergreifenden Event. Die Kostenstelle ist somit nicht „Tech“, sondern „General“. Die Buchhaltung kann Änderungen wie diese nun in der Web-App vornehmen.
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