Auf einen Blick
Verpflegungsmehraufwände gelten als steuerfreie Entschädigung für beruflich bedingte Mehrkosten, werden jedoch nach drei Monaten steuerpflichtig, da sie dann als Einkommen zählen.
Sobald in Circula markiert wurde, dass eine Reise unter die Dreimonatsregel fällt, wird der Pauschalbetrag auf 0 € gesetzt und der User erhält keine Rückerstattung.
Wichtig
Diese Funktion ist ausschließlich dem Circula Professional Plan vorbehalten. Wenn Ihr Unternehmen derzeit den Circula Starter Plan nutzt, müssten Sie upgraden, um die Funktion nutzen zu können. Mehr Informationen zu unseren Preisen finden Sie hier.
Was ist die Dreimonatsregel?
Verpflegungsmehraufwände von Mitarbeitenden deutscher Unternehmen gelten als finanzielle Entschädigung für zusätzlicher Kosten für Verpflegung und Unterkunft auf beruflichen Reisen. Dies bedeutet, dass sie nicht Teil des Einkommens der Arbeitnehmenden sind und daher (bis zu einer gesetzlichen Grenze) steuerfrei sind.
Diese Leistungen sind jedoch zeitlich begrenzt. Nach einer dreimonatigen Frist, auch als "Dreimonatsregel” oder „Dreimonatsfrist" bekannt, gelten diese Leistungen als Einkommen und sind somit steuerpflichtig.
Wie wird die Dreimonatsregel von Circula erkannt?
Folgende Bedingungen müssen erfüllt sein, damit Circula die "Dreimonatsregel" erkennen kann:
Deutsche Gesetzgebung, das Unternehmen ist in Deutschland ansässig.
Der Mitarbeitende reist über einen Zeitraum von drei Monaten regelmäßig an denselben Ort.
Der Mitarbeitende bleicht jede Woche länger als zwei Tage an diesem Ort.
Das Projekt der Reise ist das gleiche, oder alle Reisen haben kein Projekt aufgeführt.
Hinweis
Die Dreimonatsregel gilt nicht, wenn Mitarbeitende vier Wochen hintereinander oder länger keine Reise zu einem entfernten Standort unternehmen. Circula kalkuliert hier mit exakt 28 Tagen.
Wichtig!
Sobald markiert wurde, dass eine Reise unter die Dreimonatsregel fällt, wird der Pauschalbetrag auf 0 € gesetzt und der Mitarbeitende erhält keine Rückerstattung.
Beispiele
Beispiel 1: Es gilt die Dreimonats-Regel.
Antoine arbeitet für die ABC GmbH in Berlin und reist wegen der Büroeröffnung vom 1. September bis zum 15. November nach Hamburg. Da er für denselben Zweck insgesamt über 90 Tage dort verbringt, greift die Dreimonatsregel: Die Tagessätze, die er ab dem 91. Tag (also ab dem 2. Dezember) erhält, gelten als steuerpflichtiges Einkommen.
Beispiel 2: Die Dreimonats-Regel gilt nicht.
Leonard arbeitet für die XYZ GmbH & Co in München und reist aus geschäftlichen Gründen zweimal nach London – einmal vom 1. Juli bis zum 31. August zu Kunde A und später vom 1. Oktober bis zum 15. November zu Kunde B. Obwohl er insgesamt über 90 Tage in London verbracht hat, gilt die Dreimonatsregel nicht, da die Reisen unterschiedlichen Zwecken dienen; die Tagessätze bleiben daher steuerfrei.
Was bedeutet dies für User?
Mobile App
Wenn Sie eine Reise in der mobilen App einreichen, erkennt Circula die Dreimonatsregel automatisch und weist Sie an, diese entsprechend zu markieren.
Das System informiert Sie über ein Icon in der unteren linken Ecke. Wenn der User darauf klickt, hat er die Wahl, die Dreimonatsregel hinzuzufügen oder nicht.
Web-App
Auch wenn Sie eine Reise, in der Web-App einreichen, erkennt Circula automatisch die Dreimonatsregel und weist Sie an, diese entsprechend zu markieren.
In diesem Fall wird im Tab "Ihre Ausgaben" unter "To-Dos" ein Ausrufezeichen angezeigt. In den Reisedetails können Sie die Dreimonatsregel für Ihre Reise markieren.
Klicken Sie das entsprechende Kästchen an, um die 3 Monatsfrist für diese Reise zu bestätigen.
Was bedeutet dies für Buchhaltende?
Im Genehmigungs- und Prüfprozess werden Reisen, bei denen wahrscheinlich die Dreimonatsregel Anwendung findet, entsprechend markiert.
In der Übersicht wird ein Ausrufezeichen angezeigt. Wenn ein Buchhaltender darauf klickt, kann er oder sie die Dreimonatsregel manuell für diese Reise anwenden.
Klicken Sie auf "Bestätigen", um die Dreimonatsregel hinzuzufügen
Hinweis
Wenn Sie weiterhin Tagespauschalen berechnen und diese als Einkommen versteuert ausbezahlen möchten, können Sie dies kostenpflichtig anpassen lassen. Kontaktieren Sie diesbezüglich gerne unser Support-Team.
Wichtig!
Die Informationen in diesem Artikel gleichen nicht einer rechtlichen Beratung, sondern erläutern lediglich die Funktionsweise von Circula. Bitte wenden Sie sich prinzipiell an Ihre Steuerberatung, um die Details für Ihr Unternehmen zu klären.
Quelle:
http://einkommensteuerrichtlinien.de/LStR-9-6-Verpflegungsmehraufwendungen-als-Reisekosten.html
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