Auf einen Blick
Die Funktion âFreigabeprozesse nach Projektenâ bietet Unternehmen mehr FlexibilitĂ€t und Kontrolle bei der Genehmigung von Ausgaben, da sie die Zuweisung von Genehmigenden auf Projektebene ermöglicht.
Die Funktion stellt sicher, dass relevante Stakeholder Ausgaben prĂŒfen und genehmigen, was zu einer verbesserten Rechenschaftspflicht, Compliance und weniger Verzögerungen bei der Genehmigung fĂŒhrt.
Was ist die Funktion "Freigabeprozesse nach Projekten"?
âFreigabeprozesse nach Projektenâ ist eine neue Konfigurationsoption, mit der Unternehmen projektspezifische Genehmigende benennen können, die fĂŒr die Genehmigung aller Ausgaben im Zusammenhang mit den ihnen zugewiesenen Projekten verantwortlich sind. Mit dieser Funktion können Unternehmen Genehmiger auf Projektebene festlegen und so bestehende gruppenbasierte GenehmigungsablĂ€ufe ergĂ€nzen.
Wichtige Aspekte:
Projektbezogene Genehmigende: Genehmigende können pro Projekt zugewiesen werden, wodurch sie Transparenz und Genehmigungsbefugnisse fĂŒr alle Projektkosten erhalten.
Nahtlose Integration in bestehende ArbeitsablÀufe: Diese Funktion arbeitet mit bestehenden GenehmigungsablÀufen zusammen, sodass bei Bedarf weiterhin gruppenbasierte Genehmigungen verwendet werden können.
Genehmigende zu Projekten zuordnen
Hinweis
Um diese Funktion fĂŒr Ihr Unternehmenskonto zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
Es gibt 2 Wege, Genehmigende Projekten zuzuordnen:
Zuordnung von Genehmigenden ĂŒber die KostentrĂ€ger:
Navigieren Sie zu den "Einstellungen" und dann zu "KostentrÀger".
Klicken Sie den KostentrÀger, dem Sie einen Genehmigenden zuweisen möchten.
Weisen Sie den Genehmigenden zu und klicken Sie auf "Speichern".
Genehmigenden KostentrÀgern zuordnen
Zuordnung von Genehmigenden ĂŒber das User Management:
Navigieren Sie zu "User Management" und dann zu "User".
Klicken Sie auf den Namen des Genehmigenden, den Sie einem KostentrÀger zuordnen möchten.
Weisen Sie den KostentrĂ€ger in der Detailansicht den Genehmigenden zu und klicken Sie auf âSpeichernâ.
Genehmigenden KostentrÀgern zuordnen
Wie funktioniert das Routing?
Ausgaben und Fahrtkosten
Wichtige Regeln:
Wenn eine Ausgabe, einem Projekt mit einem zugeordneten Genehmigenden zugeordnet ist, wird sie direkt an diese Person zur Genehmigung weitergeleitet.
Wenn eine Ausgabe auf mehrere Projekte aufgeteilt ist, bestimmt der erste Posten in der Aufteilung, wer die Genehmigungsanfrage erhÀlt.
HĂ€ufige Genehmigungsszenarien:
Hier finden Sie eine Ăbersicht darĂŒber, wohin Einreichungen je nach konkretem Szenario weitergeleitet werden:
Keinem Projekt zugeordnet: Die Genehmigung durchlÀuft den allgemeinen Genehmigungsworkflow der Gruppe.
Einem Projekt ohne Genehmigendem zugeordnet: Die Genehmigung durchlÀuft ebenfalls den allgemeinen Genehmigungsworkflow der Gruppe.
Einem Projekt mit Genehmigendem zugeordnet: Die Einreichung wird direkt an den zustÀndigen Projektvorgesetzten gesendet.
Aufteilung ohne zugeordneten Projekt beim ersten Posten: Die Genehmigung durchlÀuft den allgemeinen Genehmigungsworkflow der Gruppe.
Aufteilung mit zugeordneten Projekt und Genehmigenden beim ersten Posten: Die Einreichung wird direkt an den zustÀndigen Projektvorgesetzten gesendet.
Reisen
Wichtige Regeln:
Wenn eine Reise einem Projekt mit einem zugeordneten Genehmigenden zugewiesen ist, wird die gesamte Reise zur Genehmigung an diese Person weitergeleitet.
Wenn eine Reise auf mehrere Projekte aufgeteilt ist, bestimmt der erste Posten der Aufteilung, wer die Genehmigungsanfrage erhÀlt.
Der Inhalt der Reise, wie z. B. einzelne Ausgaben oder Fahrtkosten, hat keinen Einfluss auf das Routing der Hauptreise.
HĂ€ufige Genehmigungsszenarien:
Hier finden Sie eine Ăbersicht darĂŒber, wohin Reisen je nach konkretem Szenario weitergeleitet werden:
Reisen, die keinem Projekt zugeordnet sind: Die Genehmigung durchlÀuft den allgemeinen Genehmigungsworkflow der Gruppe, auch wenn einzelne Ausgaben innerhalb der Reise mit Projekten mit zugeordneten Genehmigenden verbunden sind.
Reisen, die einem Projekt ohne Genehmigenden zugeordnet sind: Die Genehmigung durchlÀuft ebenfalls den allgemeinen Genehmigungsworkflow der Gruppe.
Reisen, die einem Projekt mit Genehmigenden zugeordnet sind: Der Antrag wird direkt an den zustÀndigen Genehmigenden gesendet.
Aufgeteilte Reisen ohne Projekt beim ersten Posten: Die Genehmigung durchlÀuft den allgemeinen Genehmigungsworkflow der Gruppe.
Aufgeteilte Reisen mit Projekt und Genehmigenden beim ersten Posten: Der Antrag wird direkt an den zustÀndigen Genehmigenden gesendet.
Anwendungsfall
Diese Funktion wurde fĂŒr Unternehmen entwickelt, die mehrere Projekte gleichzeitig durchfĂŒhren und projektspezifische Ausgabenfreigaben benötigen, um die Effizienz zu steigern, Verzögerungen zu reduzieren und die Verantwortlichkeit zu verbessern.
Wichtig
Das Routing einer Ausgabe wird zum Zeitpunkt der Einreichung festgelegt und kann nicht rĂŒckwirkend geĂ€ndert werden.
Selbst wenn ein Buchhaltender spĂ€ter das Projekt einer eingereichten Ausgabe Ă€ndert, erscheint diese weiterhin in den To-Do's des ursprĂŒnglichen Projektleiters/Genehmigenden. Das System leitet die Ausgabe nach der ersten Einreichung nicht erneut weiter.
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