Auf einen Blick
Ordner werden von Usern benutzt, um relevante Ausgaben und Fahrtkosten zu gruppieren und gebündelt einzureichen.
Somit haben auch Genehmigende und Buchhaltende einen besseren Überblick über die gruppierten Ausgaben und Fahrtkosten.
Ordner können wie auch Ausgaben genehmigt bzw. kontrolliert oder abgelehnt werden.
Dieser Artikel betrifft den Prüf- und Freigabeprozess von Ordnern.
Was sind Ordner?
Ordner sind strukturierende Elemente, mit denen User Ausgaben und Fahrkosten, die relevant zueinander gebündelt einreichen können. Sie helfen dabei, die Einreichungen übersichtlich zu organisieren. So haben auch Genehmigende und Buchhaltende einen besseren Überblick über die gruppierten Ausgaben und Fahrtkosten.
Tipp
Um mehr über die Einreichung von Ordnern zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.
Für Genehmigende: Einen Ordner freigeben bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Freigaben" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Freigaben bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf den Ordner, den Sie freigeben möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht eines Ordners
Klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese entweder freigeben oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einem Ordner
Nachdem Sie alle Ausgaben und Fahrtkosten in dem jeweiligen Ordner bearbeitet haben, werden Sie in dem Ordner in der Listenansicht sehen können, welche Ausgaben und Fahrtkosten freigegeben und welche abgelehnt wurden.
Liste der Ausgaben in dem Ordner
Ordner können auch als Gesamt freigegeben oder abgelehnt werden.
Einen gesamten Ordner freigeben oder ablehnen
Hinweis
Falls eine Ausgabe oder Fahrtkosten in einem Ordner abgelehnt werden, muss der gesamte Ordner abgelehnt werden und wir zur Korrektur an den User zurückgesendet.
Für Buchhaltende: Einen Ordner überprüfen bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Prüfungen" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Prüfungen bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf den Ordner, den Sie freigeben möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht eines Ordners
Klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese bearbeiten und im Anschluss entweder die Prüfung bestätigen oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einem Ordner
Nachdem Sie alle Ausgaben und Fahrtkosten in dem jeweiligen Ordner bearbeitet haben, werden Sie in dem Ordner in der Listenansicht sehen können, welche Ausgaben und Fahrtkosten freigegeben und welche abgelehnt wurden.
Detail-Ansicht eines Ordners
Ordner können auch als Gesamt geprüft oder abgelehnt werden.
Einen gesamten Ordner prüfen oder ablehnen
Hinweis
Genauso wie bei der Freigabe gilt auch bei der Prüfung folgendes: Falls eine Ausgabe oder Fahrtkosten in einem Ordner abgelehnt werden, muss der gesamte Ordner abgelehnt werden und wir zur Korrektur an den User zurückgesendet.
Wichtige Hinweise
Ein Ordner kann erst dann für den Export vorbereitet werden, wenn er als Ganzes genehmigt wurde. Mit der Genehmigung des gesamten Ordners werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben genehmigt.
Wenn ein gesamter Ordner abgelehnt wurde, wird er an den Mitarbeitenden zurückgeschickt. Die Ausgaben, die bearbeitet werden müssen, sind markiert. Wir empfehlen die einzelnen Ausgaben, die überprüft werden müssen, auszuwählen und einen Ablehnungsgrund hinzuzufügen, bevor sie den ganzen Ordner ablehnen. Der Status aller anderen Ausgaben innerhalb eines Ordners wird nicht geändert.
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