Auf einen Blick
Ordner werden von Usern benutzt, um relevante Ausgaben und Fahrtkosten zu gruppieren und gebündelt einzureichen.
Somit haben auch Genehmigende und Buchhaltende einen besseren Überblick über die gruppierten Ausgaben und Fahrtkosten.
Ordner können wie auch Ausgaben genehmigt bzw. kontrolliert oder abgelehnt werden.
Dieser Artikel betrifft den Prüf- und Freigabeprozess von Ordnern.
Was sind Ordner?
Ordner sind strukturierende Elemente, mit denen User Ausgaben und Fahrkosten, die relevant zueinander gebündelt einreichen können. Sie helfen dabei, die Einreichungen übersichtlich zu organisieren. So haben auch Genehmigende und Buchhaltende einen besseren Überblick über die gruppierten Ausgaben und Fahrtkosten.
Tipp
Um mehr über die Einreichung von Ordnern zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.
Für Genehmigende: Einen Ordner freigeben bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Freigaben" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Freigaben bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf den Ordner, den Sie freigeben möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht eines Ordners
Klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese entweder freigeben oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einem Ordner
Nachdem Sie alle Ausgaben und Fahrtkosten in dem jeweiligen Ordner bearbeitet haben, werden Sie in dem Ordner in der Listenansicht sehen können, welche Ausgaben und Fahrtkosten freigegeben und welche abgelehnt wurden.
Liste der Ausgaben in dem Ordner
Ordner können auch als Gesamt freigegeben oder abgelehnt werden.
Einen gesamten Ordner freigeben oder ablehnen
Einzelne Ausgaben oder Kilometerpauschalen innerhalb eines Ordners ablehnen
Mit dieser Funktion können Sie einen einzelnen Ausgaben- oder Kilometerposten innerhalb eines Ordners ablehnen, ohne den gesamten Ordner abzulehnen. Sie können den bestimmten Posten aus dem Ordner entfernen und einzeln ablehnen. Die abgelehnte Ausgabe oder Kilometerpauschale wird dann an den User zurückgesendet.
Navigieren Sie zu dem Reiter „Offene Freigaben" oder „To-Dos“ unter dem Menüpunkt „Prüfung & Freigabe“ und wählen Sie den Ordner aus, den Sie bearbeiten möchten.
Auswahl des Ordners
Lehnen Sie die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale ab. Der Button „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“ wird zum Anklicken aktiviert.
Wenn nur die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale abgelehnt werden soll, klicken Sie auf „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“. Dadurch wird die Ausgabe aus dem Ordner entfernt.
Sie können auch den gesamten Ordner ablehnen, indem Sie auf das rote X klicken.
Ablehnung einer Ausgabe in einem Ordner
Abgelehnte Ausgabe aus dem Ordner herausnehmen
Einen gesamten Ordner ablehnen
Sobald die Ausgabe aus dem Ordner entfernt wurde, wird sie mit dem Ablehnungsgrund an den User zurückgeschickt, der Rest des Ordners durchläuft den Prozess weiter.
Wichtig
Sobald eine Ausgabe oder Kilometerpauschale aus dem Ordner entfernt wird, geht die Verbindung zwischen der Ausgabe und dem Ordner verloren. Es gibt keine direkte Möglichkeit, die Ausgabe wieder zur ursprünglichen Reise oder zum ursprünglichen Ordner hinzuzufügen, sondern nur die Möglichkeit, die gesamte Reise oder den gesamten Ordner abzulehnen und den User zu bitten, die Ausgabe erneut hinzuzufügen.
Für Buchhaltende: Einen Ordner prüfen bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Prüfungen" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Prüfungen bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf den Ordner, den Sie prüfen möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht eines Ordners
Klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese bearbeiten und im Anschluss entweder die Prüfung bestätigen oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einem Ordner
Nachdem Sie alle Ausgaben und Fahrtkosten in dem jeweiligen Ordner bearbeitet haben, werden Sie in dem Ordner in der Listenansicht sehen können, welche Ausgaben und Fahrtkosten freigegeben und welche abgelehnt wurden.
Detail-Ansicht eines Ordners
Ordner können auch als Gesamt geprüft oder abgelehnt werden.
Einen gesamten Ordner prüfen oder ablehnen
Einzelne Ausgaben oder Kilometerpauschalen innerhalb eines Ordners ablehnen
Mit dieser Funktion können Sie einen einzelnen Ausgaben- oder Kilometerposten innerhalb eines Ordners ablehnen, ohne den gesamten Ordner abzulehnen. Sie können den bestimmten Posten aus dem Ordner entfernen und einzeln ablehnen. Die abgelehnte Ausgabe oder Kilometerpauschale wird dann an den User zurückgesendet.
Navigieren Sie zu dem Reiter „Offene Prüfung" oder „To-Dos“ unter dem Menüpunkt „Prüfung & Freigabe“ und wählen Sie den Ordner aus, den Sie bearbeiten möchten.
Ordner auswählen
Lehnen Sie die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale ab. Der Button „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“ wird zum Anklicken aktiviert.
Wenn nur die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale abgelehnt werden soll, klicken Sie auf „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“. Dadurch wird die Ausgabe aus dem Ordner entfernt.
Sie können auch den gesamten Ordner ablehnen, indem Sie auf das rote X klicken.
Ablehnung einer Ausgabe in einem Ordner
Abgelehnte Ausgabe aus dem Ordner herausnehmen
Einen gesamten Ordner ablehnen
Sobald die Ausgabe aus dem Ordner entfernt wurde, wird sie mit dem Ablehnungsgrund an den User zurückgeschickt, der Rest des Ordners durchläuft den Prozess weiter.
Wichtig
Sobald eine Ausgabe oder Kilometerpauschale aus dem Ordner entfernt wird, geht die Verbindung zwischen der Ausgabe und dem Ordner verloren. Es gibt keine direkte Möglichkeit, die Ausgabe wieder zur ursprünglichen Reise oder zum ursprünglichen Ordner hinzuzufügen, sondern nur die Möglichkeit, die gesamte Reise oder den gesamten Ordner abzulehnen und den User zu bitten, die Ausgabe erneut hinzuzufügen.
Wichtige Hinweise
Ein Ordner kann erst dann für den Export vorbereitet werden, wenn er als Ganzes genehmigt wurde. Mit der Genehmigung des gesamten Ordners werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben genehmigt.
Wenn ein gesamter Ordner abgelehnt wurde, wird er an den Mitarbeitenden zurückgeschickt. Die Ausgaben, die bearbeitet werden müssen, sind markiert. Wir empfehlen die einzelnen Ausgaben, die überprüft werden müssen, auszuwählen und einen Ablehnungsgrund hinzuzufügen, bevor sie den ganzen Ordner ablehnen. Der Status aller anderen Ausgaben innerhalb eines Ordners wird nicht geändert.
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