Auf einen Blick
Reisen werden von Usern benutzt, um die Tagespauschalen einer Reise automatisch berechnen zu lassen und die dazugehörigen Ausgaben und Fahrtkosten gebündelt einzureichen.
Somit haben auch Genehmigende und Buchhaltende einen besseren Überblick über die gesamte Reise.
Reisen können wie auch Ausgaben genehmigt bzw. kontrolliert oder abgelehnt werden.
Dieser Artikel betrifft den Prüf- und Freigabeprozess von Reisen.
Was sind Reisen?
Reisen bei Circula sind strukturierende Elemente, mit denen User die Tagespauschalen und alle Ausgaben bündeln können, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Sie helfen dabei, die Einreichungen übersichtlich zu organisieren. So behalten auch Genehmigende und Buchhaltende den Überblick über reisebezogene Ausgaben und können einzelne Berichte pro Reise erstellen, was den Abrechnungsprozess transparenter macht.
Tipp
Um mehr über die Einreichung von Reisen zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.
In diesem Artikel finden Sie mehr Auskunft wie Circula die Tagespauschalen berechnet.
Für Genehmigende: Eine Reise freigeben bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Freigaben" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Freigaben bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf die Reise, den Sie freigeben möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht einer Reise
Klicken Sie auf die Tagespauschale, um in Detail-Ansicht zu gelangen. Hier können Sie, indem Sie auf "Berechnung anzeigen" klicken, auch die Berechnung der Tagespauschale einsehen.
Detail-Ansicht der Tagespauschale
Berechnung der Tagespauschale
Falls Ausgaben und/oder Fahrtkosten in der Reise vorhanden sind, klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese entweder freigeben oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einer Reise
Reisen können auch als Gesamt freigegeben oder abgelehnt werden.
Eine Reise freigeben oder ablehnen
Hinweis
Tagespauschalen an sich können nicht freigegeben oder abgelehnt werden.
Einzelne Ausgaben oder Kilometerpauschalen innerhalb einer Reise ablehnen
Mit dieser Funktion können Sie einen einzelnen Ausgaben- oder Kilometerposten innerhalb einer Reise ablehnen, ohne die gesamte Reise abzulehnen. Sie können den bestimmten Posten aus der Reise entfernen und einzeln ablehnen. Die abgelehnte Ausgabe oder Kilometerpauschale wird dann an den User zurückgesendet.
Navigieren Sie zu dem Reiter „Offene Freigaben" oder „To-Dos“ unter dem Menüpunkt „Prüfung & Freigabe“ und wählen Sie die Reise aus, den Sie bearbeiten möchten.
Auswahl der Reise
Lehnen Sie die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale ab. Der Button „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“ wird zum Anklicken aktiviert.
Wenn nur die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale abgelehnt werden soll, klicken Sie auf „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“. Dadurch wird die Ausgabe aus dem Ordner entfernt.
Sie können auch den gesamten Ordner ablehnen, indem Sie auf das rote X klicken.
Ablehnung einer Ausgabe in einer Reise
Abgelehnte Ausgabe aus der Reise herausnehmen
Eine gesamte Reise ablehnen
Sobald die Ausgabe aus der Reise entfernt wurde, wird sie mit dem Ablehnungsgrund an den User zurückgeschickt, der Rest der Reise durchläuft den Prozess weiter.
Wichtig
Sobald eine Ausgabe oder Kilometerpauschale aus der Reise entfernt wird, geht die Verbindung zwischen der Ausgabe und der Reise verloren. Es gibt keine direkte Möglichkeit, die Ausgabe wieder zur ursprünglichen Reise oder zum ursprünglichen Ordner hinzuzufügen, sondern nur die Möglichkeit, die gesamte Reise oder den gesamten Ordner abzulehnen und den User zu bitten, die Ausgabe erneut hinzuzufügen.
Für Buchhaltende: Eine Reise prüfen bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Prüfungen" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Prüfungen bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf die Reise, die Sie prüfen möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht einer Reise
Klicken Sie auf die Tagespauschale, um in Detail-Ansicht zu gelangen. Hier können Sie, indem Sie auf "Berechnung anzeigen" klicken, auch die Berechnung der Tagespauschale einsehen. Buchhaltende können die Details der Tagespauschale (z.B. Verpflegung und Berücksichtigung der Nächtigungspauschale, Betrag splitten) ändern und letztendlich entscheiden, ob die berechnete Tagespauschale ausgezahlt wird oder nicht, indem "Tagespauschale soll nicht ausgezahlt werden" ausgewählt wird.
Tagespauschale bearbeiten
Berechnung der Tagespauschale
Falls Ausgaben und/oder Fahrtkosten in der Reise vorhanden sind, klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese bearbeiten und im Anschluss entweder die Prüfung bestätigen oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einer Reise
Nachdem Sie die Tagespauschale und alle Ausgaben und Fahrtkosten in der jeweiligen Reise bearbeitet haben, werden Sie in der Reise in der Listenansicht sehen können, welche Ausgaben und Fahrtkosten freigegeben und welche abgelehnt wurden.
Detail-Ansicht einer Reise
Reisen können auch als Gesamt geprüft oder abgelehnt werden.
Eine Reise prüfen oder ablehnen
Einzelne Ausgaben oder Kilometerpauschalen innerhalb einer Reise ablehnen
Mit dieser Funktion können Sie einen einzelnen Ausgaben- oder Kilometerposten innerhalb einer Reise ablehnen, ohne die gesamte Reise abzulehnen. Sie können den bestimmten Posten aus der Reise entfernen und einzeln ablehnen. Die abgelehnte Ausgabe oder Kilometerpauschale wird dann an den User zurückgesendet.
Navigieren Sie zu dem Reiter „Offene Prüfungen" oder „To-Dos“ unter dem Menüpunkt „Prüfung & Freigabe“ und wählen Sie die Reise aus, den Sie bearbeiten möchten.
Auswahl der Reise
Lehnen Sie die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale ab. Der Button „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“ wird zum Anklicken aktiviert.
Wenn nur die einzelne Ausgabe oder Kilometerpauschale abgelehnt werden soll, klicken Sie auf „Abgelehnte Ausgabe herausnehmen“. Dadurch wird die Ausgabe aus dem Ordner entfernt.
Sie können auch den gesamten Ordner ablehnen, indem Sie auf das rote X klicken.
Ablehnung einer Ausgabe in einer Reise
Abgelehnte Ausgabe aus der Reise herausnehmen
Eine gesamte Reise ablehnen
Sobald die Ausgabe aus der Reise entfernt wurde, wird sie mit dem Ablehnungsgrund an den User zurückgeschickt, der Rest der Reise durchläuft den Prozess weiter.
Wichtig
Sobald eine Ausgabe oder Kilometerpauschale aus der Reise entfernt wird, geht die Verbindung zwischen der Ausgabe und der Reise verloren. Es gibt keine direkte Möglichkeit, die Ausgabe wieder zur ursprünglichen Reise oder zum ursprünglichen Ordner hinzuzufügen, sondern nur die Möglichkeit, die gesamte Reise oder den gesamten Ordner abzulehnen und den User zu bitten, die Ausgabe erneut hinzuzufügen.
Wichtige Hinweise
Sobald eine Ausgabe innerhalb einer Reise abgelehnt oder genehmigt wurde, kann diese Ausgabe nicht mehr bearbeitet werden. Eine Reise kann erst dann für den Export vorbereitet werden, wenn sie als Ganzes genehmigt wurde. Mit der Genehmigung der gesamten Reise werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben genehmigt.
Wenn eine gesamte Reise abgelehnt wurde, wird sie an den Mitarbeitenden zurückgeschickt. Die Ausgaben, die bearbeitet werden müssen, sind markiert. Wir empfehlen die einzelnen Ausgaben, die überprüft werden müssen, auszuwählen und einen Ablehnungsgrund hinzuzufügen, bevor sie die ganze Reise ablehnen. Der Status aller anderen Ausgaben innerhalb einer Reise wird nicht geändert.
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