Auf einen Blick
Circula bietet vielfältige Möglichkeiten, Funktionen individuell an Ihre Unternehmensanforderungen und internen Prozesse anzupassen.
Ziel dieser Übersicht ist es, Ihnen Transparenz über alle verfügbaren Möglichkeiten in Circula zu geben — damit Sie Ihre Prozesse optimal abbilden können.
Legende
🟢 = Bereits standardmäßig in Ihrem Account verfügbar
⚙️ = Kostenfreie individuelle Konfiguration oder zusätzliche Einstellung durch Circula möglich
🔒 = Optionale kostenpflichtige Erweiterung oder Zusatzleistung
💡 Bei gewünschter Aktivierung
Falls Sie eine der unten aufgeführten zusätzlichen Einstellungen nutzen oder eine Zusatzleistung buchen möchten, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team oder an Ihren persönlichen Customer Success Manager.
🏢 Unternehmensaccount & Prozesse einrichten
Der Unternehmensaccount kann durch zentrale Einstellungen wie beispielsweise SSO, zusätzliche Gesellschaften, individuelle Freigabeprozesse und Zusatzfelder flexibel an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
| Erklärung | Verfügbarkeit |
zusätzliche Entitäten / Gesellschaften | Unternehmen mit mehreren Gesellschaften können für jede Gesellschaft einen eigenen Account in Circula anlegen und diese miteinander verknüpfen. So lässt sich bequem zwischen den Accounts wechseln, ohne sich erneut an- oder abmelden zu müssen.
🔎 Help Center: mehrere Entitäten
| 🔒 Optional kostenpflichtig buchbar |
SSO (Single-Sign-On) | User melden sich standardmäßig mit E-Mail-Adresse und Passwort in Circula an. Alternativ ist auch eine Anmeldung über SSO möglich.
Es stehen drei Konfigurationsoptionen zur Verfügung:
Verfügbar für:
🔎 Help Center: Single-Sign-On
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Prüf- & Freigabeprozess einer Einreichung | Standardmäßig werden eingereichte Ausgaben parallel vom Vorgesetzten freigegeben und von der Buchhaltung geprüft. Dieser Prozess kann angepasst werden:
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Freigabeprozess nach Projekten | Mit dieser Funktion können Genehmiger für bestimmte Projekte bzw. Kostenträger definiert werden. Sie übernehmen die Freigabe aller zugehörigen Ausgaben.
🔎 Help Center: Freigabeprozess nach Projekt
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Reiseanträge | Der Reiseantrag ermöglicht es Mitarbeitenden, Reisen inklusive erwarteter Kosten genehmigen zu lassen, bevor Ausgaben entstehen. Nach der Genehmigung wird automatisch ein Reiseentwurf erstellt, der die Antragsdaten übernimmt. Bei Überschreitung des beantragten Betrags werden Vorgesetzte automatisch informiert.
| 🔒 Optional kostenpflichtig buchbar |
Zusatzfelder | Zusätzliche Felder für Einreichungen können individuell erstellt werden. Diese Felder haben keinen Einfluss auf andere Prozesse, werden nicht exportiert und sind für alle User sichtbar. Zusatzfelder können gezielt angezeigt werden:
Außerdem können Zusatzfelder mit bestimmten Kategorien verknüpft werden.
Folgende Feldtypen stehen zur Verfügung:
| ⚙️ Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
Standardkategorien anpassen | Circula stellt vorerfasste Standardkategorien bereit, die nicht eigenständig angepasst werden können. Auf Anfrage können diese Kategorien jedoch umbenannt, übersetzt oder deaktiviert werden.
Hinweis: Vom Admin selbst erstellte Kategorien können jederzeit frei bearbeitet werden.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Kategorie mit zwei Buchungskonten | Standardmäßig ist jeder Kategorie ein Buchungskonto zugeordnet. Die Kategorie "Bewirtung" bildet mit zwei Buchungskonten die Ausnahme.
Weitere Kategorien mit diesem Verhalten können auf Anfrage eingerichtet werden. | ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Abfrage der Teilnehmer hinzufügen | Bei Ausgaben in der Kategorie "Bewirtung" werden die Teilnehmer des Bewirtungsereignisses automatisch abgefragt und in der Ausgabe erfasst.
Auf Wunsch kann die Teilnehmerabfrage auch für weitere Kategorien aktiviert werden.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Ausgaben & Fahrtkosten als "nicht-erstattungsfähig" kennzeichnen | Standardmäßig sind Ausgaben & Fahrtkosten (außer Kreditkartenausgaben) als "erstattungsfähig" markiert. Alternativ kann eingestellt werden, dass sie standardmäßig als "nicht erstattungsfähig" gelten und manuell angepasst werden können.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Sammelupload | Circula kann auf Anfrage einen Sammelupload für die folgenden Einstellungen durchführen und so das manuelle Anlegen reduzieren:
⚠️ Ein Sammelupload durch Circula ist erst ab 30 Einträgen pro Einstellung möglich.
| ⚙️ Kann übernommen werden |
⚖️ Pauschalen und Steuern konfigurieren
In diesem Bereich werden die Möglichkeiten zur Konfiguration steuerlicher und reisekostenbezogener Berechnungslogiken in Circula beschrieben. Gleichzeitig können diese Berechnungslogiken sowie gesetzliche Vorgaben individuell in Circula konfiguriert werden.
Steuersätze anpassen | Circula stellt vorerfasste Steuersätze zur Verfügung. Auf Anfrage können diese deaktiviert oder erweitert werden.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Lohnart einer Kategorie zuweisen | Auf Anfrage kann einer spezifischen Kategorie eine Lohnart zugewiesen werden. | ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Verpflegungsmehraufwand anpassen | Circula berechnet Verpflegungsmehraufwände und Übernachtungspauschalen automatisch auf Basis der in Circula erfassten Reisedaten sowie der aktuellen Vorgaben des Bundesministeriums der Finanzen.
Auf Anfrage kann eine Anpassung geprüft werden.
🔎 Help Center: Tagespauschalen
| 🔒 Optional kostenpflichtig buchbar. |
Fahrtkostenpauschale anpassen | Circula richtet sich nach den aktuell in Deutschland geltenden steuerfreien Höchstsätzen und berechnet die Fahrtkostenerstattung auf Basis der in Circula hinterlegten Fahrtdaten.
Auf Anfrage kann eine Anpassung geprüft werden.
| ⚙️ / 🔒 |
Verpflegungsmehraufwände nach Kostenträgern / Projekten splitten | Ausgaben können nach Kostenträgern bzw. Projekten gesplittet werden. Standardmäßig ist dies bei Verpflegungsmehraufwänden nicht möglich.
Auf Anfrage kann eine entsprechende Umsetzung geprüft werden.
| ⚙️ Circula prüft individuell, ob die Umsetzung möglich ist. |
Standardauswahl für Verpflegungsmehraufwände umkehren | Bei der Erstellung einer Reise sind standardmäßig keine Mahlzeiten als "vom Arbeitgeber übernommen" hinterlegt. Mitarbeitende wählen aktiv aus, welche Mahlzeiten übernommen wurden. Auf dieser Basis berechnet Circula den Verpflegungsmehraufwand.
Auf Anfrage kann die Logik umgekehrt werden: Dann sind standardmäßig alle Mahlzeiten als "vom Arbeitgeber übernommen" vorausgewählt. Mitarbeitende müssen aktiv angeben, welche Mahlzeiten nicht übernommen wurden. Die Berechnung der Tagespauschale startet in diesem Fall bei 0 €.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Sachbezug: Arbeitsessen | In Circula werden Arbeitsessen als Mahlzeiten definiert, die Mitarbeitenden während eines normalen Arbeitstags (d.h. 8 Stunden oder weniger) an der ersten Tätigkeitsstätte durch den Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden.
🔎 Help Center: Sachbezug: Arbeitsessen
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Bundesreisekostengesetz (BRKG) | Das Bundesreisekostengesetz regelt Art und Umfang der Reisekostenvergütung für Beschäftigte des Bundes, darunter Beamt:innen, Richter:innen und Soldat:innen. Circula ermöglicht die automatische Berechnung von Tagespauschalen und Fahrtkosten (Wegstreckenentschädigung) gemäß den Vorgaben des BRKG.
🔎 Help Center: Bundesreisekostengesetz
| ⚙️ Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
Mitternachtsregelung | Die Mitternachtsregelung greift, wenn eine Reise über zwei Kalendertage verläuft, jedoch keine Übernachtung stattfindet (Rückkehr vor 10:00 Uhr). In diesem Fall wird die Reise wie eine eintägige Reise behandelt. Circula erkennt automatisch, wenn die Mitternachtsregelung zutrifft, und passt die Berechnung der Pauschalen entsprechend an.
🔎 Help Center: Mitternachtsregelung
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
🔎 Buchhaltung entlasten I: Prüf- & Regelmechanismen automatisieren
Automatische Prüf- und Regelmechanismen entlasten die Buchhaltung, indem sie Compliance-Vorgaben berücksichtigen und manuelle Prüfprozesse reduzieren.
Duplikatserkennung | Circula erkennt und kennzeichnet potenzielle Duplikate automatisch durch den Abgleich von:
User mit der Buchhalterrolle erhalten innerhalb der Ausgabe einen Hinweis, wenn ein potenzielles Duplikat erkannt wird. Anschließend können sie entscheiden, wie mit der Ausgabe weiter verfahren wird.
🔎 Help Center: Erkennung von Duplikaten
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
3-Monats-Regel | Verpflegungsmehraufwände sind grundsätzlich steuerfrei. Nach Überschreitung der gesetzlichen 3-Monats-Frist gelten sie jedoch als steuerpflichtig. Circula informiert innerhalb der Ausgabe automatisch per Hinweis. Wird eine Reise als von der 3-Monats-Regel betroffen markiert, wird der Pauschalbetrag auf 0 € gesetzt und nicht erstattet.
⚙️ Die 3-Monats-Regel kann auf Anfrage deaktiviert werden.
🔎 Help Center: 3-Monats-Regel
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
3-Monats-Regel anpassen | Tagespauschalen können auch bei Überschreitung der 3-Monats-Regel als steuerpflichtiger Arbeitslohn ausgezahlt werden.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Reisekostenrichtlinien | Unternehmensinterne Regeln und Vorgaben können in Circula über Reisekostenrichtlinien abgebildet werden. Admins können dabei Betragsgrenzen für bestimmte Kategorien festlegen. Diese Limits lassen sich entweder pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr definieren. Sobald ein gesetztes Limit erreicht wird, erscheint ein entsprechender Hinweis in der Ausgabenübersicht für Vorgesetzte und Buchhalter.
🔎 Help Center: Reisekostenrichtlinien
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
🔎 Buchhaltung entlasten II: Einreichungsstruktur steuern
Durch individuelle Einstellungen der Einreichungsstruktur können Unternehmen fehlende Angaben reduzieren und die Buchhaltung bei der Prüfung und Verarbeitung von Ausgaben entlasten.
Kostenträger verpflichtend auswählen | Standardmäßig ist das Feld "Kostenträger" bzw. "Projekt" für Einreicher optional.
Auf Anfrage kann die Angabe eines Kostenträgers verpflichtend gemacht werden.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Teilnehmende bei Bewirtungsausgaben verpflichtend angeben | Bei Bewirtungsausgaben ist die Angabe von Teilnehmenden standardmäßig optional.
Auf Anfrage kann die Angabe verpflichtend gemacht werden. | ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Kostenstelle für Einreicher freischalten | Standardmäßig steht Mitarbeitenden das Feld "Kostenstelle" in der Einreichung nicht zur Verfügung. Dieses wird im Rahmen der Prüfung von der Buchhaltung befüllt.
Auf Anfrage kann das Feld auch für Einreicher aktiviert werden.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Buchhalteransicht für den Einreicher | Standardmäßig sind bestimmte Angaben und Funktionen innerhalb einer Einreichung ausschließlich für die Buchhaltung sichtbar, darunter Kostenstelle, Steuersatz oder das Splitten von Beträgen.
Auf Anfrage kann diese Buchhalteransicht auch für Einreicher freigeschaltet werden.
ℹ️ Die Buchhalteransicht ist ausschließlich in der Web-App verfügbar, nicht in der mobilen App.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
👥 Mitarbeitende und Vorgesetzte entlasten
Circula unterstützt Mitarbeitende und Vorgesetzte mit verschiedenen Funktionen zur Vereinfachung administrativer Prozesse — von der Delegation von Einreichungen bis hin zu unterstützenden Exporten für die private Steuererklärung.
Assistenzfunktion | Mit der Assistenzfunktion können User andere User berechtigen, Ausgaben in ihrem Namen einzureichen und einzusehen. Genehmigungs-, Freigabe- und Admin-Aufgaben bleiben davon ausgeschlossen.
🔎 Help Center: Assistenzfunktion
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
Tagestouren | Tagestouren sind eine besondere Form von Reisen mit einer Dauer zwischen 8 und 24 Stunden. In der Regel beinhalten sie eine Tagespauschale für Reisende. Mit der Funktion können User alle relevanten Reisetage innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesammelt erfassen und einreichen. Anpassungen einzelner Tage sind dabei weiterhin möglich. So wird der manuelle Aufwand für Reisende deutlich reduziert.
🔎 Help Center: Tagestouren
| 🔒 Optional kostenpflichtig buchbar |
Steuerexport für die private Steuererklärung | Wenn Arbeitnehmende beruflich unterwegs sind, können unter bestimmten Umständen nicht erstattete Verpflegungsmehraufwände in der privaten Steuererklärung geltend gemacht werden.
Die Exportfunktion ermöglicht es Mitarbeitenden und deren Admins, eingereichte Reisen gebündelt als PDF herunterzuladen und bietet eine Übersicht über Reisen, steuerfreie Verpflegungsmehraufwand-Grenzwerte sowie erstattete und nicht erstattete Beträge zur Unterstützung der Steuererklärung.
🔎 Help Center: Steuerexport
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
📥 Importe & Integrationen konfigurieren: Aus externen Systemen nach Circula importieren
In diesem Bereich werden die Möglichkeiten zur Anbindung externer Systeme zum Import von Daten nach Circula beschrieben, um Prozesse und Stammdaten automatisiert zu Circula zu übertragen.
Firmenkreditkarten (Pliant) | Firmenkreditkarten über Pliant sowie vollintegrierte Circula-Kreditkarten ermöglichen, dass bei jeder Kartentransaktion automatisch ein Ausgabenentwurf in Circula auf Basis der Transaktionsdaten erstellt wird.
Vollintegrierte Circula-Kreditkarten bieten darüber hinaus eine vollständige Verwaltung der Karten direkt in Circula. Admins können Karten ausstellen und konfigurieren, während Karteninhaber ihre Karten ebenfalls in Circula verwalten. Alle Transaktionen sind in Echtzeit einsehbar.
Aktivierung der Integration erfolgt gemäß den verlinkten Materialien.
🔎 Onboarding-Handbuch: für vollintegrierte Circula-Kreditkarten
🔎 Help Center: Integration von Pliant-Kreditkarten
| 🟢 Integration zu Pliant-Kreditkarten: Bereits im Account verfügbar
🔒 vollintegrierte Circula-Kreditkarten: Optional kostenpflichtig buchbar |
Personio | Unternehmen, die sowohl einen Circula- als auch einen Personio-Account nutzen, können diese miteinander verbinden.
Durch die Integration werden die Stammdaten der Mitarbeitenden automatisch von Personio zu Circula übertragen. Nach erfolgreicher Einrichtung erhalten alle Mitarbeitenden automatisch eine Einladungs-E-Mail zu Circula, sodass das manuelle Anlegen von Usern entfällt.
ℹ️ Wenn nur ausgewählte Mitarbeitende aus Personio nach Circula übertragen werden sollen, steht eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Verfügung.
Die Integration können Sie selbst einrichten.
🔎 Help Center: Personio
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
Lanes & Planes | Unternehmen, die sowohl einen Circula- als auch einen Lanes & Planes-Account nutzen, können diese miteinander verbinden.
Durch die Verbindung werden Reisen aus Lanes & Planes automatisch als Reiseentwürfe in Circula erstellt.
Auf Anfrage unterstützt Sie Circula bei der Integration.
🔎 Help Center: Lanes & Planes
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Perk | Unternehmen, die sowohl einen Circula- als auch einen Perk-Account nutzen, können diese miteinander verbinden.
Durch die Verbindung werden Reisen aus Perk automatisch als Reiseentwürfe in Circula erstellt.
Die Integration können Sie selbst einrichten.
🔎 Help Center: Perk
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
Onesto | Unternehmen, die sowohl einen Circula- als auch einen Onesto-Account nutzen, können diese miteinander verbinden.
Durch die Verbindung werden Reisen aus Onesto automatisch als Reiseentwürfe in Circula erstellt.
🔎 Help Center: Onesto
| ⚙️ / 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
Userdaten-Import | Userdaten können automatisch über eine CSV-Datei oder einen SFTP-Server in Circula importiert werden.
⚠️ Hierbei handelt es sich um eine Anpassung, die mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und nur ab einer bestimmten Kundengröße umgesetzt werden kann. Für die Umsetzung ist eine enge Abstimmung zwischen Kunde und Circula erforderlich.
| 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
Kostenträger- & Kostenstellen-Import | Kostenträger und Kostenstellen können automatisch über eine CSV-Datei oder einen SFTP-Server in Circula importiert werden.
⚠️ Hierbei handelt es sich um eine Anpassung, die mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und nur ab einer bestimmten Kundengröße umgesetzt werden kann. Für die Umsetzung ist eine enge Abstimmung zwischen Kunde und Circula erforderlich.
| 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
🔄 Exporte & Integrationen konfigurieren 1: Aus Circula zu DATEV exportieren
Die DATEV-Exporte aus Circula lassen sich flexibel an unterschiedliche buchhalterische Prozesse und Anforderungen anpassen.
DATEV-Exporte | Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltungs-Exporte zu DATEV Unternehmen online und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen sind über Direktübertrag oder manuellen Download möglich.
Lohnbuchhaltung Lohnbuchhaltungsexporte zu DATEV Lohn und Gehalt sowie DATEV LODAS sind ebenfalls über Direktübertrag oder manuellen Download verfügbar.
🔎 Help Center: FiBu-Exporte 🔎 Help Center: LoBu-Exporte
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
DATEV Eigenorganisation comfort (EOC) | EOC unterstützt Kanzleien bei der effizienten Verwaltung von Kundenaufträgen (Verträge), inklusive Vertragserstellung, Zeiterfassung, Kostenerfassung und Rechnungsstellung.
Durch die Anbindung an Circula werden aktuelle EOC-Aufträge als Projekte in Circula übertragen, sodass (Reise-)Kosten direkt beim Erfassen zugeordnet werden können. Die erfassten Kosten werden anschließend gebündelt an EOC zurückübermittelt und den entsprechenden Aufträgen zugeordnet.
🔎 Help Center: DATEV EOC
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
"Anlass" als Buchungstext an DATEV übertragen | Das Feld "Anlass" innerhalb einer Einreichung kann als "Buchungstext" an DATEV Unternehmen Online übertragen werden.
Die Einstellung können Sie selbst in DATEV Belege online vornehmen.
🔎 Help Center: Anlass zu DATEV Buchungstext exportieren
| ⚙️ Kann in DATEV selbst eingerichtet werden |
Wirtschaftsjahr anpassen | Bei einem vom Standard abweichenden Wirtschaftsjahr (abweichendes Geschäftsjahr) kann der DATEV-Export entsprechend angepasst werden. | ⚙️ / 🔒 |
KOST1 und KOST2 vertauschen | Standardmäßig entspricht die "Kostenstelle" in Circula dem Feld KOST1 in DATEV, der "Kostenträger" dem Feld KOST2.
Der DATEV-Export kann so angepasst werden, dass die Zuordnung von KOST1 und KOST2 vertauscht wird.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
"Buchungstext" im DATEV Format-Export anpassen | Der DATEV-Format-Export wird insbesondere für DATEV Unternehmen Online und DATEV Kanzlei-Rechnungswesen verwendet. Standardmäßig wird der "Anlass" in das Feld "Buchungstext" übertragen.
Einfache Anpassungen — beispielsweise das Ergänzen von Vor- und Nachname — sind kostenpflichtig möglich. Komplexere Anpassungen, wie das Hinzufügen mehrerer Felder, können abhängig von der Kundengröße kostenpflichtig umgesetzt werden.
| 🔒 |
"Konto" & "Gegenkonto" im DATEV-Format-Export vertauschen | Standardmäßig entspricht die "Kreditorennummer" in Circula dem "Gegenkonto" in DATEV, das "Buchungskonto" dem "Konto".
Der DATEV-Format-Export kann so angepasst werden, dass die Zuordnung von Konto und Gegenkonto vertauscht wird.
| 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist und welche Kosten dafür anfallen. |
DATEV-Export anpassen | Einfache Anpassungen am DATEV-Format-Export, XML-Export sowie am Direktübertrag sind möglich.
⚠️ Hierbei handelt es sich um eine komplexe Anpassung, die mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und nur ab einer bestimmten Kundengröße umgesetzt werden kann
| 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
Zweiten Bearbeitungsschlüssel für den DATEV-LODAS-Export hinzufügen
| Einige Unternehmen arbeiten in der Lohnbuchhaltung mit zwei unterschiedlichen Bearbeitungsschlüsseln.
Der DATEV LODAS-Export kann entsprechend angepasst werden.
| 🔒 |
"Kostenstelle" zu DATEV Lohn und Gehalt übertragen | Standardmäßig erfolgt keine Übertragung der "Kostenstelle" an DATEV Lohn und Gehalt.
Der Export kann entsprechend angepasst werden.
| 🔒 |
🔄 Exporte & Integrationen konfigurieren 2: Aus Circula zu externen Systemen exportieren
Circula bietet verschiedene Möglichkeiten, Finanzbuchhaltungs- und Lohnbuchhaltungsdaten aus Circula zu exportieren und an externe Systeme zu übertragen. Neben standardisierten Exportformaten stehen auch individuelle Anpassungen sowie Integrationen zu verschiedenen Buchhaltungs- und ERP-Systemen zur Verfügung.
FiBu- & LoBu-Exportformate
| Finanzbuchhaltung FiBu-Exporte aus Circula können nicht nur in DATEV, sondern auch in weiteren externen Systemen verarbeitet werden. Folgende Exportformate stehen dafür zur Verfügung:
Lohnbuchhaltung Auch für die Lohnbuchhaltung steht neben den DATEV-Exporten ein weiteres Format zur Verfügung:
🔎 Help Center: Ausgaben exportieren
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
Massen-Export | Der Massenexport ermöglicht Buchhaltenden, umfangreiche Daten für Analysezwecke abzurufen – beispielsweise alle Ausgaben eines Geschäftsjahres – und diese mit einer einzigen Anfrage als vollständigen Report zu exportieren. Dadurch werden Finanzberichterstattung und Datenanalyse ohne manuellen Aufwand deutlich vereinfacht. | 🟢 Bereits im Account verfügbar |
FiBu- oder LoBu-Export anpassen | Anpassungen an den FiBu- und LoBu-Exporten sind möglich, beispielsweise:
⚠️ Hierbei handelt es sich um komplexe Anpassungen, die mit zusätzlichen Kosten verbunden sind und nur ab einer bestimmten Kundengröße umgesetzt werden können.
| 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
ADDISON OneClick | ADDISON kann mit Circula integriert werden, sodass Daten für die Finanzbuchhaltung direkt übertragen werden können. | ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Diamant | Circula unterstützt die Übergabe von Buchhaltungsdaten an Diamant.
⚠️ Hierbei handelt es sich um eine Integration, die mit zusätzlichen Kosten verbunden ist und nur ab einer bestimmten Kundengröße umgesetzt werden kann.
| 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich ist. |
Exact Online | Eine Integration zu Exact Online kann eingerichtet werden. Dadurch können Reports generiert werden, die in Exact Online hochgeladen werden können.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Business Central | Eine Integration zu Microsoft Dynamics 365 Business Central kann eingerichtet werden. Dadurch werden Ausgabedaten automatisch zu Business Central übertragen.
Die Integration erfolgt über einen Connector von Finclair, einem offiziellen Microsoft-Partner.
| 🔒 Optional kostenpflichtig buchbar |
💳 Kreditkartenprozesse verwalten
Durch zusätzliche Verwaltungs- und Kontrollfunktionen können Kreditkartenprozesse transparenter gestaltet, Ausgaben korrekt zugeordnet und offene Aufgaben besser nachverfolgt werden.
Lieferanten (externe Kreditoren) | Mit dieser Funktion können Admins Lieferanten individuelle Namen und Nummern zuweisen. User können ihre Ausgaben anschließend direkt dem entsprechenden Lieferanten zuordnen. In Exporten erscheinen die Ausgaben anschließend unter dem jeweiligen Lieferanten statt unter dem zahlenden Mitarbeitenden.
🔎 Help Center: Lieferanten
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
Einreichungsfrist aktivieren | Mit dieser Einstellung wird Karteninhabern bei jedem Kreditkartenausgabenentwurf die verbleibende Einreichungsfrist angezeigt. Die Frist endet:
Nach Ablauf der Frist wird die Ausgabe als "Überfällig" markiert.
Die Funktion ist standardmäßig deaktiviert, kann jedoch vom Admin jederzeit selbst aktiviert werden.
⚠️ Hinweis: Dieses Feature steht nur Kunden zur Verfügung, die ihre Kreditkarten in Circula administrieren. Wenn Sie den Tab "Kreditkarten-Admin" nicht sehen und Ihre Karten über Pliant verwalten, ist die Nutzung nicht möglich.
🔎 Help Center: Einreichungsfrist
| 🟢 Bereits im Account verfügbar |
Löschung von Kreditkartenentwürfen | Standardmäßig können Kreditkartenentwürfe bei Kunden, die Circula Kreditkarten seit dem 18.04.2024 nutzen, nicht mehr vom Karteninhaber gelöscht werden.
Falls die Funktion in Ihrem Account noch nicht aktiviert ist, kann sie von Circula freigeschaltet werden.
| ⚙️ Kann eingerichtet werden |
🌱 Papierlos dokumentieren und nachhaltig arbeiten
Circula unterstützt Unternehmen dabei, papierlose und digitalisierte Prozesse abzubilden – mit einem integrierten Dokumentenmanagement-System (DMS) und dem CO₂-Report für nachhaltigkeitsbezogene Auswertungen.
DMS (Dokumentenmanagementsystem) | Um die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, müssen Belege revisionssicher, vollständig und nachvollziehbar archiviert werden. Hierfür wird in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt. Durch die digitale Archivierung kann eine papierlose Belegverwaltung ermöglicht werden, sofern die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.
Circula bietet die Archivierung über einen Software-Partner als optionalen Service an.
🔎 Help Center: DMS
| 🔒 Optional kostenpflichtig buchbar |
CO₂-Report | Unternehmen mit Sitz in Deutschland können Schätzwerte für CO₂-Emissionen der in Circula verarbeiteten Ausgaben und Fahrtkosten berechnen. Für die Berechnung der CO₂-Werte arbeiten wir mit unserem Partner Lune zusammen, der eine umfangreiche Datenbank an Emissionsfaktoren zur Verfügung stellt.
Der CO₂-Report mit der Zusammenfassung der CO₂-Werte kann als CSV- oder PDF-Datei angefordert werden.
🔎 Help Center: CO₂-Report
| 🔒 Optional kostenpflichtig buchbar |
🆕 Neue Funktionen in der Beta-Phase entdecken
Circula entwickelt sich kontinuierlich weiter. Einige Funktionen befinden sich aktuell in der Beta-Phase und werden fortlaufend optimiert. Wir geben Ihnen einen Vorab-Einblick in die Weiterentwicklung von Circula und ermöglichen es, neue Features bereits vor dem offiziellen Release kennenzulernen, zu testen und aktiv mitzugestalten.
Eingangsrechnungen | Zusätzlich zum Ausgaben- und Reisekostenmanagement, Firmenkreditkarten und Benefits führt Circula mit "Eingangsrechnungen" ein neues Produkt für die digitale Rechnungsverarbeitung ein.
Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, durch definierte Prüf- und Freigabeprozesse geführt und revisionssicher archiviert.
🔎 Website: Eingangsrechnungen
| 🔒 ab dem 01.07.26 kostenpflichtig buchbar |
KI-Programm | Circula KI automatisiert Ausgabenworkflows, setzt aktuelle Regelungen und Richtlinien in Echtzeit um und verbessert die Datenqualität jeder Einreichung.
Zentrale KI-Funktionen wie der automatische Beleg-Check werden fortlaufend weiterentwickelt.
ℹ️ Das KI-Programm befindet sich aktuell in der Beta-Phase. Unternehmen, die die Funktionen testen und gemeinsam mit uns weiterentwickeln möchten, können diese in der Beta-Phase kostenfrei nutzen. Wenden Sie sich bei Interesse an unser Support-Team, das Ihre Bewerbung weiterleitet. | 🔒 nach der Beta-Phase kostenpflichtig buchbar |
SAP | Die Integration ermöglicht, dass Ausgaben und Belege aus Circula direkt zu SAP S/4 HANA exportiert werden.
| 🔒 Circula prüft individuell, ob die Umsetzung für Ihr Unternehmen möglich sein wird und welche Kosten anfallen. |
⏺ Die Circula Produktpalette im Überblick
Mit der Circula Produktpalette lassen sich alle zentralen Finanzprozesse rund um Ausgaben, Reisen, Benefits und Rechnungen in einem System abbilden.
Ausgaben- & Reisekostenmanagement | Circula bietet eine Ausgabenmanagement- und Reisekostensoftware, die konform mit deutschem Steuer- und Reisekostenrecht ist. KI-gestützte Automatisierung reduziert manuelle Prozesse und sorgt für effiziente Abläufe.
🔎 Website: Ausgabenmanagement
| 🔒 Kostenpflichtig buchbar |
Firmenkreditkarten | Circula Kreditkarten bieten eine All-in-One-Lösung für das Ausgabenmanagement. Admins und Karteninhaber können die Kreditkarten vollständig in Circula verwalten. Karten können direkt in Circula für Mitarbeitende konfiguriert und ausgegeben werden. Transaktionen sind in Echtzeit einsehbar. Karteninhaber verwalten ihre Kreditkarte ebenfalls in Circula und erhalten bei jeder Transaktion automatisch einen Ausgabenentwurf, der zur weiteren Bearbeitung und Einreichung bereitsteht.
🔎 Website: Firmenkreditkarten
| 🔒 Kostenpflichtig buchbar |
Eingangsrechnungen | Die Software für Rechnungsverarbeitung digitalisiert den gesamten Rechnungseingang. Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, durch definierte Prüf- und Freigabeprozesse geführt und revisionssicher archiviert.
🔎 Website: Eingangsrechnungen
| 🔒 ab dem 01.07.26 kostenpflichtig buchbar |
Mitarbeiter-Benefits | Mitarbeiter-Benefits dienen der Nettolohnoptimierung für Mitarbeitende. Circula übernimmt dabei die Verwaltung oder Prüfung der eingereichten Benefits.
Mögliche Benefits:
🔎 Website: Mitarbeiter-Benefits
| 🔒 Kostenpflichtig buchbar |
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