Auf einen Blick

Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen Reisekosten- und Spesenrichtlinien direkt in Circula hinterlegen können.
Die beschriebenen Funktionen helfen dabei, Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Ausgaben- und Freigabeprozessen zu verbessern.

🏢 Ausgangssituation

Unternehmen möchten sicherstellen, dass Reisekosten und Spesen nach einheitlichen und nachvollziehbaren Regeln eingereicht und geprüft werden.
Mitarbeitende reichen Ausgaben ein, Führungskräfte prüfen sie im Freigabeprozess, und die Buchhaltung verarbeitet sie weiter.

Sind diese Regeln jedoch nicht systemseitig hinterlegt, entstehen schnell Unsicherheiten:
Welche Beträge sind zulässig? Gibt es jährliche Limits? Wann wird eine Ausgabe kritisch?

Oft existieren Richtlinien zwar als internes Dokument, werden jedoch im Alltag unterschiedlich interpretiert.

⚠️ Die Herausforderung

Fehlende oder nicht digital abgebildete Richtlinien können dazu führen, dass:

Entscheidungen im Freigabeprozess unterschiedlich ausfallen
Führungskräfte Beträge individuell bewerten müssen
Buchhaltende zusätzlichen Prüfaufwand haben
Transparenz über Kostenlimits fehlt

Mit wachsender Organisation steigt dadurch der Abstimmungsbedarf zwischen Mitarbeitenden, Führungskräften und Finance.

⚙️ Die Lösung mit Reisekosten- und Spesenrichtlinien

Mit den Reisekosten- und Spesenrichtlinien in Circula können Admins klare Vorgaben direkt im System definieren.

Konkret können Admins innerhalb der App Betragsgrenzen für bestimmte Kategorien festlegen. Diese Limits lassen sich entweder pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr definieren.

Wird eine definierte Grenze erreicht oder überschritten:

wird dies nach der Einreichung in der Ausgabenübersicht sichtbar gemacht
erhalten Vorgesetzte sowie Buchhaltende eine entsprechende Benachrichtigung innerhalb der Ausgabe

Damit werden Richtlinien nicht nur dokumentiert, sondern systemseitig nachvollziehbar abgebildet.

Tipp