Auf einen Blick

Dieser Artikel zeigt, wie Reisebuchungen aus Lanes & Planes automatisch in Circula übernommen werden können.
Sie erfahren, welche Reisedaten automatisch als Reiseentwurf angelegt werden.
Die beschriebenen Funktionen helfen dabei, Reiseplanung und Reisekostenabrechnung strukturierter miteinander zu verbinden.

🏢 Ausgangssituation

In vielen Unternehmen planen Mitarbeitende ihre Geschäftsreisen über eine spezialisierte Buchungsplattform, in diesem Fall Lanes & Planes. Dort werden Transportmittel wie Zug oder Flug sowie Übernachtungen erfasst und gebucht.

Parallel dazu nutzt das Finanz-Team Circula zur Abwicklung und Abrechnung von Reisen. Ohne Systemverbindung müssten Reisen in Circula manuell angelegt werden, sobald eine Buchung über Lanes & Planes stattfindet, ein zusätzlicher administrativer Schritt.

⚠️ Die Herausforderung

Manuelle Reiseanlage führt zu:

zusätzlichem Aufwand für Mitarbeitende, die Reisen manuell erfassen müssen
möglichen Inkonsistenzen zwischen Buchung und Abrechnungsdaten
Verzögerungen beim Start der Reisekostenabrechnung und fehlender Transparenz

Insbesondere bei häufigen oder komplexen Reisen bindet das manuelle Anlegen wertvolle Zeit.

⚙️ Die Lösung mit der Lanes & Planes Integration

Die Integration zwischen Lanes & Planes und Circula sorgt dafür, dass eine in Lanes & Planes gebuchte Reise automatisch als Entwurf in Circula erstellt wird – ohne zusätzlichen manuellen Erfassungsaufwand.

Wesentliche Aspekte des Integrationsprozesses:

Nach einer Buchung in Lanes & Planes erscheint die Reise ca. 5 – 10 Minuten später automatisch in Circula als Entwurf.
Übernommen werden relevante Daten wie:
- die reisende Person
- das Reiseziel
- Start- und Enddatum
- eine Beschreibung der Reise
Die Zuordnung erfolgt immer der reisenden Person, auch wenn eine andere Person die Buchung vorgenommen hat.
Der Reiseentwurf kann anschließend normal bearbeitet werden: zusätzliche Ausgaben, Fahrtkosten und Belege lassen sich ergänzen.

Tipp

Wissenwertes zu den Reisekosten- und Spesenrichtlinien finden Sie in dem folgenden Artikel:
- Lanes & Planes

✅ Ergebnis & Mehrwert

Durch die Lanes & Planes Integration:

entfällt die manuelle Anlage jeder einzelnen Reise in Circula
werden Reiseinformationen konsistent und ohne Medienbruch übertragen
gewinnen Mitarbeitende, Genehmigende und Buchhaltende Zeit für wertschöpfende Aufgaben
wird die Basis für eine schnellere und sauberere Reisekostenabrechnung geschaffen

Reiseplanung und Reisekostenabrechnung rücken näher zusammen, und der Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung wird durchgängig.