Auf einen Blick
Dieser Artikel zeigt, wie projektbasierte Genehmigungen für Reisekosten und Ausgaben in Circula funktionieren.
Sie erfahren, wie Genehmigende direkt bestimmten Projekten zugeordnet werden können.
Das Routing von Ausgaben und Reisen erfolgt automatisch anhand der Projektzuordnung.
Projektbasierte Freigaben helfen dabei, Verantwortlichkeiten klarer abzubilden und Genehmigungsprozesse effizienter zu gestalten.
🏢 Ausgangssituation
Ein Unternehmen betreut mehrere Projekte gleichzeitig – mit unterschiedlichen Teams, Budgets und Verantwortlichkeiten. Mitarbeitende reichen regelmäßig Reisekosten und Ausgaben ein, die einzelnen Projekten zugeordnet werden müssen.
Im Arbeitsalltag zeigt sich jedoch schnell: Nicht jede genehmigende Person kennt die Hintergründe eines Projekts oder kann einschätzen, ob bestimmte Kosten nachvollziehbar oder geplant sind. Gleichzeitig möchten Projektverantwortliche Transparenz darüber behalten, welche Ausgaben innerhalb ihres Projekts entstehen.
Trotz bestehender Freigabeprozesse landen Genehmigungen daher häufig nicht direkt bei den Personen, die fachlich am nächsten am Projekt arbeiten.
⚠️ Die Herausforderung
Ohne projektbezogene Genehmigungsprozesse entsteht zusätzlicher Abstimmungsaufwand:
Projektverantwortliche müssen Informationen nachträglich einholen
Führungskräfte prüfen Ausgaben außerhalb ihres eigentlichen Verantwortungsbereichs
Rückfragen zwischen Teams verzögern Freigaben
Verantwortlichkeiten im Genehmigungsprozess bleiben unklar
Mit steigender Anzahl paralleler Projekte wird es zunehmend schwieriger, Ausgaben effizient und transparent den richtigen Verantwortlichen zuzuordnen.
⚙️ Die Lösung mit projektbasierten Genehmigungen
Mit den Freigabeprozessen nach Projekten in Circula können Unternehmen Genehmigende direkt auf Projektebene definieren.
Das bedeutet:
Für jedes Projekt können spezifische Genehmigende festgelegt werden
Diese Personen sind für alle Ausgaben verantwortlich, die diesem Projekt zugeordnet sind
Bestehende gruppenbasierte Freigabeprozesse bleiben weiterhin bestehen und werden ergänzt
Das Routing erfolgt automatisch:
Wird eine Ausgabe oder Reise einem Projekt mit zugeordnetem Genehmigenden zugewiesen, wird sie direkt an diese Person weitergeleitet
Ist kein Projekt oder kein Genehmigender hinterlegt, greift weiterhin der allgemeine Genehmigungsworkflow
Bei aufgeteilten Ausgaben oder Reisen bestimmt der erste Posten, an wen die Genehmigung gesendet wird
Damit wird sichergestellt, dass die jeweils zuständigen Personen in den Freigabeprozess eingebunden sind.
💡 Tipp
Wissenswertes zu den projektbasierten Genehmigungen finden Sie in dem folgenden Artikel:
✅ Ergebnis & Mehrwert
Durch projektbasierte Genehmigungsprozesse:
werden Reisekosten und Ausgaben direkt an die richtigen Verantwortlichen weitergeleitet
erhalten Projektverantwortliche Transparenz über projektbezogene Kosten
reduzieren sich Abstimmungsaufwände zwischen Teams
werden Genehmigungen effizienter und nachvollziehbarer
Unternehmen schaffen klare Verantwortlichkeiten in ihren Ausgabenprozessen – auch bei einer Vielzahl paralleler Projekte.
Haben Sie noch Fragen?
Circula Compass - Ihre Lernplattform
💬 Chat Support
✉️️ Weitere Kontakt Möglichkeiten