Auf einen Blick
Dieser Artikel zeigt, wie Unternehmen Standardprozesse in Circula gezielt an ihre Anforderungen anpassen können.
Sie erfahren, wie individuelle Einstellungen für Tagespauschalen, Fahrtkosten, Freigaben oder Kategorien eingesetzt werden können.
Zusätzlich wird erklärt, wie einfache Anpassungen helfen, manuelle Prozesse und Abstimmungsaufwand zu reduzieren.
Die beschriebenen Konfigurationen unterstützen Unternehmen dabei, bestehende Richtlinien strukturierter digital abzubilden.
🏢 Ausgangssituation
Ein Unternehmen wächst international und arbeitet mit unterschiedlichen Teams, Kostenstellen und internen Richtlinien. Während einige Mitarbeitende regelmäßig reisen und Tagespauschalen erhalten, rechnen andere hauptsächlich Fahrtkosten oder projektbezogene Ausgaben ab.
Im Laufe der Zeit entstehen immer mehr individuelle Anforderungen an die Ausgabenprozesse:
Pauschalen sollen angepasst werden, Fahrtkosten müssen nach unternehmensspezifischen Sätzen berechnet werden und einzelne Kategorien oder Freigabeprozesse sollen anders funktionieren als im Standard.
Gleichzeitig möchte das Unternehmen vermeiden, dass diese Sonderregelungen außerhalb des Systems dokumentiert oder manuell geprüft werden müssen.
⚠️ Die Herausforderung
Ohne flexible Anpassungsmöglichkeiten entstehen schnell zusätzliche manuelle Prozesse:
Mitarbeitende müssen Sonderregelungen separat berücksichtigen
Buchhaltende korrigieren Beträge oder Kategorien manuell
Freigabeprozesse unterscheiden sich je nach Team oder Projekt
Einstellungen und Richtlinien werden außerhalb des Systems kommuniziert
Unterschiedliche Anforderungen führen zu zusätzlichem Abstimmungsaufwand
Besonders bei wachsender Organisation wird es schwieriger, individuelle Unternehmensrichtlinien konsistent und nachvollziehbar abzubilden.
⚙️ Die Lösung mit einfachen Anpassungen in Circula
Mit den einfachen Anpassungsmöglichkeiten in Circula können Unternehmen verschiedene Bereiche ihrer Reisekosten- und Ausgabenprozesse gezielt konfigurieren.
Dazu gehören unter anderem:
Anpassungen von Tagespauschalen
Anpassungen von Kilometerpauschalen
Anpassungen von Kategorien und Einstellungen
Projektbasierte Freigabeprozesse
Pflichtfelder für Projekte oder Kostenstellen
Aktivierung zusätzlicher Funktionen wie Sachbezug oder Lieferantenverwaltung
Zusätzlich können Unternehmen steuern:
ob Ausgaben standardmäßig erstattungsfähig sind
wie Prüf- und Genehmigungsschritte innerhalb des Freigabeprozesses aufgebaut und in welcher Reihenfolge diese durchgeführt werden sollen
wie Verpflegungspauschalen bei gestellten Mahlzeiten in der Benutzeroberfläche dargestellt werden
Dadurch lassen sich bestehende Unternehmensrichtlinien besser innerhalb der Systemlogik abbilden, ohne zusätzliche manuelle Nebenprozesse aufzubauen.
❗️Wichtig
Da einfache Anpassungen immer unternehmensweit für den gesamten Account eingerichtet werden, prüfen wir gerne gemeinsam mit Ihnen, welche Konfigurationsmöglichkeiten am besten zu Ihren internen Prozessen passen.
Für weitere Informationen oder individuelle Anforderungen wenden Sie sich gerne an unser Support-Team.
✅ Ergebnis & Mehrwert
Durch einfache Anpassungen von Reisekosten- und Ausgabenprozessen:
lassen sich interne Richtlinien strukturierter digital abbilden
reduziert sich manueller Prüf- und Abstimmungsaufwand
entstehen konsistentere Prozesse für Mitarbeitende und Finance-Teams
können bestehende Unternehmensanforderungen besser innerhalb des Systems umgesetzt werden
Unternehmen schaffen dadurch standardisierte Prozesse mit gleichzeitig ausreichend Flexibilität für individuelle Anforderungen.
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