Auf einen Blick
Dieser Artikel zeigt, wie Mitarbeitende vor der Buchung Klarheit über eine geplante Geschäftsreise erhalten.
Sie erfahren, wie Genehmiger erwartete Kosten und wichtige Reisedaten frühzeitig prüfen können.
Die beschriebenen Funktionen helfen, die Abstimmung vor Reisebeginn transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
🏢 Ausgangssituation
Erik arbeitet im Vertrieb und betreut einen wichtigen Bestandskunden. Für die Vorbereitung eines neuen Projekts soll er gemeinsam mit dem Kunden einen Workshop vor Ort durchführen.
Der Termin steht bereits fest. Bevor Erik jedoch Zug und Hotel bucht, möchte er wissen, ob die Reise genehmigt wird. Für seine Genehmigerin Vera ist außerdem wichtig, frühzeitig einschätzen zu können, wann die Reise stattfindet, wohin sie führt und mit welchen Kosten ungefähr zu rechnen ist.
Bisher würden Erik und Vera diese Fragen möglicherweise per E-Mail oder Chat klären. Die Entscheidung wäre dann jedoch von der eigentlichen Reise getrennt und später nur schwer nachzuvollziehen.
⚠️ Die Herausforderung
Erik möchte die Reise rechtzeitig organisieren, aber keine Buchungen vornehmen, solange die Freigabe noch offen ist.
Ohne einen zentralen Reiseantrag kann es dazu kommen, dass:
Reisepläne über verschiedene Kommunikationskanäle abgestimmt werden,
Mitarbeitende nicht eindeutig wissen, ob sie bereits buchen können,
Genehmiger erst nach der Reise von den tatsächlichen Plänen und Kosten erfahren,
die ursprüngliche Entscheidung später nicht mehr eindeutig nachvollziehbar ist.
Vera benötigt daher bereits vor der Buchung eine übersichtliche Entscheidungsgrundlage. Gleichzeitig soll der Prozess für Erik einfach bleiben und ihn nicht mit zusätzlichen Abstimmungsschritten belasten.
⚙️ Die Lösung mit Reiseanträgen
Erik erstellt in Circula einen Reiseantrag für den geplanten Kundenworkshop. Er hinterlegt die erforderlichen Informationen, darunter den Namen der Reise, den Start, die Destination, den erwarteten Betrag sowie das zugehörige Projekt und die Kostenstelle.
Anschließend sendet er den Antrag zur Freigabe. Circula leitet ihn gemäß der bestehenden Freigabekonfiguration des Unternehmens automatisch an die zuständige Genehmigerin weiter.
Eriks Perspektive: Sicherheit vor der Buchung
Nachdem Erik den Antrag eingereicht hat, kann er den aktuellen Bearbeitungsstand und die zuständigen Genehmiger direkt in Circula einsehen.
Er weiß damit, dass seine Reise offiziell zur Prüfung vorliegt, und muss Vera nicht zusätzlich per E-Mail oder Chat kontaktieren.
Genehmigt Vera den Antrag, erstellt Circula automatisch eine Reise mit dem Status „Vorab genehmigt“. Die Angaben aus Eriks Antrag werden übernommen. Später kann er die Reise wie gewohnt um Ausgaben, Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen ergänzen und regulär einreichen.
Veras Perspektive: Eine klare Entscheidungsgrundlage
Vera findet den Antrag in ihren „To-Do’s“ beziehungsweise unter „Offene Freigaben“ im Bereich „Prüfung & Freigabe“.
Sie sieht die relevanten Angaben zur geplanten Reise und kann dadurch beurteilen, ob sie im vorgesehenen Rahmen stattfinden kann. Ihre Entscheidung trifft sie direkt in Circula.
Vera genehmigt den Kundenbesuch. Die Entscheidung bleibt gemeinsam mit der Historie des Antrags nachvollziehbar dokumentiert.
Sollte sie noch Bedenken haben, kann sie den Antrag stattdessen ablehnen und optional einen Grund angeben. Erik erhält den Antrag dann zurück, kann seine Angaben anpassen und ihn erneut einreichen.
💡 Tipp
Dieser Use Case gibt einen Überblick darüber, wann Reiseanträge im Arbeitsalltag hilfreich sind. Detaillierte Anleitungen zur Nutzung finden Sie in den folgenden Help-Center-Artikeln:
❗️Wichtig
Die Vorabgenehmigung ersetzt nicht die spätere Einreichung der tatsächlichen Reisekosten. Nach Abschluss der Reise ergänzt Erik die erstellte Reise und reicht sie wie gewohnt zur Prüfung ein.
Finance-Teams beziehungsweise Buchhaltende sind aktuell nicht Teil des Freigabeprozesses für Reiseanträge.
Zur Freischaltung der Funktion muss sich das Unternehmen an das Circula Support-Team wenden.
✅ Ergebnis & Mehrwert
Erik erhält eine klare Entscheidung, bevor er Zug und Hotel bucht.
Vera kann die geplante Reise und den erwarteten Betrag frühzeitig einsehen.
Antrag, Entscheidung und Bearbeitungsstand sind zentral in Circula dokumentiert.
Nach der Genehmigung muss Erik die Reise nicht erneut von Grund auf anlegen.
Beide Seiten können den Abstimmungsprozess transparent nachvollziehen.
Mit Reiseanträgen werden geplante Geschäftsreisen bereits vor der Buchung strukturiert abgestimmt. Mitarbeitende gewinnen Sicherheit bei der Planung, während Genehmiger frühzeitig Transparenz über bevorstehende Reisen und erwartete Kosten erhalten.
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