Auf einen Blick
Reisen können vorab zur Genehmigung eingereicht werden.
Genehmiger prüfen und genehmigen oder lehnen Reiseanträge direkt in Circula ab.
Nach erfolgreicher Genehmigung wird automatisch eine Reise erstellt.
Die genehmigte Reise kann anschließend wie gewohnt mit Ausgaben, Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen ergänzt werden.
📌 Überblick
Mit der Funktion „Reiseantrag stellen“ wird der Freigabeprozess für Reisen zentral in Circula abgebildet. Mitarbeitende können Reisen vorab zur Genehmigung einreichen, bevor Kosten entstehen.
Dadurch erhalten Sie frühzeitig Klarheit darüber, ob eine Reise genehmigt wurde und vermeiden mögliche Rückfragen bei späteren Erstattungen.
Genehmigungen erfolgen durch den zuständigen Genehmiger gemäß der bestehenden Freigabekonfiguration Ihres Unternehmens.
❗️Wichtig
Die Vorabgenehmigung ersetzt nicht die spätere Einreichung der tatsächlichen Reisekosten. Nach Abschluss der Reise muss die Reise wie gewohnt eingereicht werden.
🛠️ So geht’s
Navigieren Sie zu Ihren "To-Dos" unter Ausgaben und klicken Sie auf das Plus.
Klicken Sie auf "Reise".
Wählen Sie die Option "Reiseantrag stellen" aus und klicken Sie auf "Weiter".
Füllen Sie die erforderlichen Informationen aus: Name der Reise, Start, Destination, erwarteter Betrag (EUR), Projekt und Kostenstelle. Im Anschluß klicken Sie entweder auf die 3 Punkte und "Speichern" um Ihren Anfrage zu einem späteren Zeitpunkt abzusenden oder direkt auf "Anfrage senden".
Falls Sie die Anfrage speichern finden Sie diese unter Ihren "To-Dos" und kann später von Ihnen bearbeitet werden. Falls Sie die Anfrage senden, wird diese in den Tab "Eingereicht" zu sehen sein.
❗️Wichtig
Der geschätzte Betrag ist ein Pflichtfeld und wird in der Organisationswährung angegeben.
Status Ihres Reiseantrags verfolgen
Nach dem Absenden erscheint der Reiseantrag im Reiter „Eingereicht“.
Sie können die zuständigen Genehmiger und den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen, indem Sie auf den Status "In Prüfung" klicken.
Wenn Ihr Reiseantrag genehmigt wird
Nach erfolgreicher Genehmigung:
wird automatisch eine Reise erstellt,
erscheint die Reise in Ihren "To-Dos",
erhält die Reise den Status „Vorab genehmigt“.
Alle Angaben aus dem ursprünglichen Reiseantrag werden automatisch übernommen.
Ausgaben zur genehmigten Reise hinzufügen
Nach der Genehmigung können Sie die Reise wie gewohnt bearbeiten und ergänzen:
Ausgaben hinzufügen
Fahrtkosten hinzufügen
Verpflegungspauschalen erfassen
Anschließend reichen Sie die Reise regulär zur Prüfung ein.
📝 Hinweis
Ab diesem Zeitpunkt verhält sich die Reise wie eine normale Reise in Circula.
Mehr zur Einreichung von Reisen finden Sie hier.
Wenn Ihr Reiseantrag abgelehnt wird
Wird ein Antrag abgelehnt:
erhalten Sie den Antrag zurück,
können Sie die Angaben überprüfen,
und den Antrag erneut bearbeiten und einreichen.
Der Genehmiger kann optional einen Ablehnungsgrund hinterlegen. Diesen können Sie einsehen indem entweder direkt auf den Status klicken oder in die Detailansicht des Antrags gehen.
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