Auf einen Blick
Reiseanträge werden automatisch an den zuständigen Genehmiger weitergeleitet.
Genehmiger können Anträge genehmigen oder mit Begründung ablehnen.
Nach Genehmigung wird automatisch eine Reise für den User erstellt.
Bei der späteren Reisefreigabe erscheint ein Hinweis, wenn der ursprünglich genehmigte Betrag überschritten wird.
📌 Überblick
Die Vorabgenehmigung von Reisen ermöglicht es Unternehmen, Reiseentscheidungen zentral in Circula zu dokumentieren und nachvollziehbar zu machen.
Als Genehmiger erhalten Sie frühzeitig Einblick in:
geplante Reisen,
erwartete Kosten,
und bevorstehende Ausgaben.
Alle Entscheidungen werden direkt an der Reise dokumentiert und bleiben nachvollziehbar in der Historie erhalten.
📝 Hinweis
Die Vorabgenehmigung dient der Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Finance-Teams bzw. Buchhaltende sind aktuell nicht Teil dieses Freigabeprozesses.
🛠️ So geht’s
Navigieren Sie zu Ihren "To-Dos" bzw. "Offene Freigaben" unter "Prüfung & Freigabe". Den eingereichten Reiseantrag finden Sie dort.
Klicken Sie auf den Reiseantrag um in die Detailansicht zu gelangen. Hier sehen Sie unter anderem: Start, Destination, erwarteter Betrag (EUR), Projekt und Kostenstelle. So können Sie die Reise bereits vor Entstehung der Kosten freigeben oder ablehnen.
Sie können über den Tab "Protokoll", die Historie des Antrags einsehen.
Klicken Sie auf das grüne Häkchen, falls Sie die Reise genehmigen möchten. Nach der Genehmigung:
wird im Circula Account des Einreichers automatisch eine Reise erstellt,
die erstellte Reise erscheint in den "To-Dos" des Einreichers,
erhält die Reise den Status „Vorab genehmigt“.
Klicken Sie auf das rote X, falls Sie die Reise ablehnen möchten. Optional können Sie einen Ablehnungsgrund hinzufügen. Der Mitarbeitende kann den Antrag anschließend:
überprüfen,
bearbeiten,
und erneut einreichen.
📝 Hinweis zum Budgetvergleich
Bei der späteren Freigabe der final eingereichten Reise prüft Circula automatisch:
tatsächliche Ausgaben und Fahrtkosten
gegenüberdem ursprünglich genehmigten Betrag.
Wenn die tatsächlichen Kosten höher sind als ursprünglich genehmigt, wird Ihnen ein Warnhinweis angezeigt.
❗️Wichtig
Die Warnung blockiert die Freigabe aktuell nicht.
Der Vergleich berücksichtigt derzeit:
Ausgaben
Fahrtkosten
Verpflegungspauschalen sind aktuell ausgeschlossen.
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