Auf einen Blick
Kategorien, die nur für Eingangsrechnungen vorgesehen sind, werden bei der Erfassung von Ausgaben nicht angezeigt.
Bei der Prüfung durch Buchhalter:innen bleiben diese Kategorien verfügbar.
Die Einstellung wird nur angezeigt, wenn Eingangsrechnungen für Ihr Unternehmen aktiviert sind.
📌 Überblick
Stellen Sie sich vor, Ihr Buchhaltungsteam prüft eine monatliche Eingangsrechnung für die Büromiete. Dafür braucht es eine passende Kategorie wie „Miete“, damit die Rechnung korrekt kontiert werden kann.
Für Mitarbeitende, die eine Ausgabe einreichen, ist diese Kategorie jedoch meist nicht relevant. Sie wählen in der Regel Kategorien wie „Reise“, „Verpflegung“ oder „Bürobedarf“. Wenn „Miete“ trotzdem in derselben Kategorieliste erscheint, kann das schnell zu Verwirrung führen – und im schlimmsten Fall wird eine Ausgabe versehentlich der falschen Kategorie zugeordnet.
Da Eingangsrechnungen und Ausgaben grundsätzlich dieselbe Kategorieliste verwenden, können Sie nun festlegen, ob eine Kategorie in beiden Bereichen verfügbar sein soll oder ausschließlich für Eingangsrechnungen genutzt wird.
Mit der Einstellung „Betrifft“ können Sie festlegen, wo eine Kategorie verfügbar sein soll:
Einstellung | Wo die Kategorie angezeigt wird |
„Eingangsrechnungen und Ausgaben“ | In der Ausgabenerfassung und in der Rechnungsprüfung |
„Nur Eingangsrechnungen“ | Nur in der Rechnungsprüfung – nicht in der Ausgabenerfassung |
📝 Hinweis:
Diese Einstellung gilt im Web sowie auf mobilen Geräten mit iOS und Android. Kategorien, die nur für Eingangsrechnungen verwendet werden, werden auch in der mobilen Ausgabenerfassung nicht angezeigt.
🛠️ So geht’s
Kategorie für Eingangsrechnungen konfigurieren
Navigieren Sie zu „Einstellungen“ → „Kategorien“.
Öffnen Sie eine bestehende Kategorie oder erstellen Sie eine neue Kategorie. Mehr dazu finden Sie hier.
Suchen Sie das Feld „Betrifft“.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
„Eingangsrechnungen und Ausgaben“
„Nur Eingangsrechnungen“
Klicken Sie auf "Erstellen" (falls Sie eine neue Kategorie anlegen) oder „Speichern“ (falls Sie eine bestehende Kategorie bearbeite).
❗️Wichtig
Das Feld „Betrifft“ wird nur angezeigt, wenn Eingangsrechnungen für Ihr Unternehmen aktiviert sind. Wenn Eingangsrechnungen deaktiviert sind, können Sie diese Einstellung nicht bearbeiten.
⚙️ Standardeinstellungen
Bestehende Kategorien behalten ihre aktuelle Nutzung bei und bleiben auf „Eingangsrechnungen und Ausgaben“ eingestellt. Es wird nichts automatisch geändert.
Neue Kategorien, die in der Benutzeroberfläche erstellt werden, sind standardmäßig auf „Nur Eingangsrechnungen“ eingestellt. Dadurch werden neue Kategorien zunächst nur für die Rechnungsprüfung verfügbar gemacht.
💡 Tipp
Wenn eine neue Kategorie auch für Ausgaben genutzt werden soll, ändern Sie die Einstellung auf „Eingangsrechnungen und Ausgaben“, bevor Sie die Kategorie speichern – oder direkt danach.
Beispiel: Kategorie „Miete“ nur für Eingangsrechnungen verwenden
So richten Sie eine Kategorie ein, die nur bei Eingangsrechnungen verfügbar ist:
Erstellen Sie die Kategorie „Miete“.
Lassen Sie das Feld „Betrifft“ auf „Nur Eingangsrechnungen“ eingestellt.
Speichern Sie die Kategorie.
Das Ergebnis:
Mitarbeitende erstellen eine Ausgabe: „Miete“ wird nicht in der Kategorieliste angezeigt.
Buchhalter öffnen eine Eingangsrechnung zur Prüfung: „Miete“ ist verfügbar.
Wenn die Kategorie später auch für Ausgaben genutzt werden soll, öffnen Sie die Kategorie erneut und ändern Sie „Betrifft“ auf „Eingangsrechnungen und Ausgaben“. Die Kategorie wird anschließend wieder in der Ausgabenerfassung angezeigt.
Einschränkung
Sie können nicht alle Kategorien auf „Nur Eingangsrechnungen“ setzen. Circula stellt sicher, dass mindestens eine Kategorie für Ausgaben verfügbar bleibt.
Wenn Sie versuchen, die letzte für Ausgaben verfügbare Kategorie auf „Nur Eingangsrechnungen“ zu ändern, wird im Feld „Betrifft“ eine Warnung angezeigt und die Änderung kann nicht gespeichert werden.
❓ Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn eine Kategorie zwischen den beiden Optionen geändert wird?
Änderung | Ergebnis |
„Eingangsrechnungen und Ausgaben“ → “Nur Eingangsrechnungen” | Die Kategorie wird nicht mehr in der Ausgabenerfassung angezeigt. In der Rechnungsprüfung bleibt sie verfügbar. |
“Nur Eingangsrechnungen” → „Eingangsrechnungen und Ausgaben“ | Die Änderung gilt sofort. Es ist keine Migration oder zusätzliche Wartezeit erforderlich. |
Kann ich alle Kategorien ausschließlich für Eingangsrechnungen verwenden?
Nein. Mindestens eine Kategorie muss weiterhin für Ausgaben verfügbar bleiben. Circula verhindert, dass die letzte ausgabenfähige Kategorie auf “Nur Eingangsrechnungen” gesetzt wird.
Kann ich einer Kategorie mit “Nur Eingangsrechnungen” weiterhin eine Ausgabenrichtlinie zuordnen?
Ja. Die Kategorie kann in der Einrichtung von Ausgabenrichtlinien weiterhin angezeigt werden.
In der Praxis hat dies jedoch keine Auswirkung auf eingereichte Ausgaben, da Kategorien mit “Nur Eingangsrechnungen” nicht in der Ausgabenerfassung auswählbar sind.
Betrifft diese Einstellung auch mobile Geräte?
Ja. Auf iOS und Android werden Kategorien mit “Nur Eingangsrechnungen” ebenfalls nicht in der Ausgabenerfassung angezeigt.
Für die Rechnungsprüfung bleibt die Kategorie weiterhin verfügbar.
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