Auf einen Blick
In Circula können Rechnungen auf zwei Arten hochgeladen werden: per E-Mail-Weiterleitung an das Circula Eingangsrechnungen-Postfach oder durch manuellen Upload durch Buchhalter.
Alle hochgeladenen Rechnungen erscheinen als Entwürfe im Bereich „To-dos“ zur weiteren Prüfung.
Überblick
Die Eingangsrechnungen-Funktion erweitert Circula über die Mitarbeiter-Ausgaben (Spesen und Kreditkartenabrechnungen) hinaus und umfasst auch breitere Unternehmensausgaben wie Zahlungen für Dienstleistungen, Miete und externe Berater. Dieser Prozess wird hauptsächlich vom Finanzteam (Buchhaltern) verwaltet, da diese die Kontrolle über eingehende Rechnungen haben.
Hinweis
Nach dem erfolgreichen Hochladen zeigt die Spalte „Einreicher“, wer die Rechnung gesendet hat (E-Mail-Adresse oder Name des Buchhalters).
So geht's
Rechnungen können auf zwei Arten hochgeladen werden.
Hochladen per E-Mail Weiterleitung
Jede Entität in Circula erhält eine eindeutige E-Mail-Adresse für das Eingangsrechnungen Postfach. PDF-Rechnungen können direkt dorthin weitergeleitet werden, dies kann von einer beliebigen E-Mail Adresse geschehen.
Wichtig!
Rechnungen müssen als PDFs angehängt werden. E-Mails ohne Anhänge werden nicht an Circula weitergeleitet. E-Mails mit mehreren PDF Anhängen werden zu einem einzigen Rechnungsentwurf zusammengefasst. Der E-Mail-Text und die Betreffzeile werden nicht nach Circula übertragen.
Manuelles Hochladen
Navigieren Sie zu "Rechnungen" und klicken auf das Plus unten rechts.
Ziehen Sie die PDF-Rechnungen per Drag & Drop vom Desktop in die Benutzeroberfläche oder laden Sie sie über die Belegablage hoch.
Bevor die Rechnung gespeichert werden kann, müssen ein Lieferant und eine Kategorie ausgewählt werden. Für mehr Auskunft wie Sie die Rechnung im Detail prüfen und weiter zur Genehmigung einreichen finden Sie hier.
❗️Um einen neuen Lieferanten zu erstellen, navigieren Sie zu Einstellungen > Lieferanten, geben Sie den Lieferantennamen und (optional) die Kreditorennummer ein. Mehr Auskunft finden Sie hier.
Die gespeicherte, noch nicht abschließend geprüfte Rechnung finden Sie unter dem Tab “Eingehend”.
Hinweis
In der Spalte „Einreicher“ lässt sich die Herkunft der Rechnung nachvollziehen: Hier wird entweder die E-Mail-Adresse (bei Weiterleitung) oder der Name des jeweiligen Buchhalters (bei manuellem Upload) aufgeführt.
Hinweis
Das Hochladen von Rechnungen ist exklusiv für User mit der Rolle „Buchhalter“ verfügbar. Dabei können pro Vorgang zeitgleich bis zu 10 Dokumente hochgeladen werden, die zu einem Rechnungsentwurf mit Anhängen zusammengeführt werden.
Häufig gestellte Fragen
Welche Dateitypen werden unterstützt?
Per E-Mail nur PDF. Beim manuellen Upload werden PDF, JPG und PNG akzeptiert.
Gibt es eine mobile Unterstützung?
Circula Eingangsrechnungen sind derzeit nur in der Web-Version verfügbar. Belege können jedoch über die mobile App in der Belegablage hochgeladen werden.
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