Auf einen Blick
In Circula folgen Ausgaben einem Standardprozess. Dieser kann auf Anfrage angepasst werden.
Für projektbasierte Organisationen kann die Freigabe über Kostenträger erfolgen.
Eingangsrechnungen können über Genehmiger der Kostenstelle freigegeben werden.
Für Reisen können Vorabgenehmigungen genutzt werden, bevor Ausgaben entstehen.
Hinweis
Bei jedem neuen Circula Account ist der folgende Standardprozess für Ausgaben und Reisekosten hinterlegt:
Erfassung durch Einreicher → Freigabe durch Genehmiger und Prüfung durch Buchhalter laufen parallel und anschließend Export durch Buchhalter.
📌 Überblick
Workflows für Prüfung und Freigabe steuern, wie Ausgaben, Eingangsrechnungen und Reisen in Circula geprüft und freigegeben werden.
Je nach Einrichtung können Einreichungen zuerst an einen Genehmiger, zuerst an die Buchhaltung oder nur an die Buchhaltung weitergeleitet werden. Zusätzlich gibt es spezielle Workflows für projektbasierte Freigaben, Eingangsrechnungen, Reise-Vorabgenehmigungen und Vertretungen bei Abwesenheit.
🛠️ Standard-Workflows für Ausgaben
Für Ausgaben stehen pro Entität die folgenden konfigurierbaren Workflows zur Verfügung:
Freigabe zuerst
Ausgaben werden zuerst an den Genehmiger weitergeleitet. Nach der Freigabe gehen sie an die Buchhaltung zur Prüfung.
Prüfung zuerst
Ausgaben werden zuerst an die Buchhaltung zur Prüfung weitergeleitet. Anschließend gehen sie an den Genehmiger zur Freigabe
Nur Prüfung
Ausgaben werden direkt an die Buchhaltung weitergeleitet. Es gibt keinen zusätzlichen Freigabeschritt durch einen Genehmiger.
Parallel-Workflow
Prüfung und Freigabe können unabhängig voneinander durchgeführt werden.
🛠️ Freigabe nach Projekt über Kostenträger
Für projektbasierte Organisationen kann die Freigabe auf Basis des zugeordneten Projekts erfolgen.
Dabei werden Genehmiger auf Projektebene zugewiesen, zum Beispiel über die Kostenträger-Einstellungen.
📝 Hinweis
Ordner sind aktuell noch nicht Teil der projektbasierten Weiterleitung.
Weitere Informationen zur Freigabe nach Projekt finden Sie hier.
🛠️ Kostenstellen-Freigabe für Eingangsrechnungen
Für Eingangsrechnungen stehen zwei Workflow-Optionen zur Verfügung:
Prüfung & Freigabe
Dies ist der Standard-Workflow. Die Buchhaltung prüft die Rechnung zuerst. Anschließend wird die Rechnung an den Genehmiger der zugeordneten Kostenstelle weitergeleitet.
Nur Prüfung
Die Rechnung wird nur durch die Buchhaltung geprüft. Es gibt keinen zusätzlichen Freigabeschritt.
📝 Hinweis
Weitere Informationen zur Freigabelogik für Eingangsrechnungen finden Sie unten:
🛠️ Reiseanträge genehmigen
Mit der Genehmigung von Reiseanträgen können Reisen freigegeben werden, bevor Ausgaben entstehen.
📝 Hinweis
Wenn die tatsächlichen Kosten die Schätzung überschreiten, wird eine Warnung angezeigt. Diese Warnung blockiert die Freigabe nicht.
❗️Wichtig
Die Genehmigung von Reiseanträgen ist nur mit den Workflows „Freigabe zuerst“ und „Parallel-Workflow“ kompatibel. Sie ist aktuell noch nicht mit „Prüfung zuerst“ oder „Nur Prüfung“ kompatibel.
📝 Hinweis
Weitere Informationen zur Genehmigung von Reiseanträgen finden Sie hier.
🛠️ Vertretung von Genehmigern bei Abwesenheit
Mit dieser Funktion können Genehmiger eine oder mehrere Vertretungen hinterlegen.
📝 Hinweis
Der ursprüngliche Genehmiger behält weiterhin Zugriff auf die Freigaben.
❗️Wichtig
Die Vertretungsfunktion unterstützt aktuell nur Genehmiger von Ausgaben-Gruppen und Rollenübergreifende Genehmiger. Projektbasierte Freigaben und Kostenstellen-Freigaben für Eingangsrechnungen werden aktuell noch nicht unterstützt.
📝 Hinweis
Weitere Informationen zur Vertretung von Genehmigern finden Sie hier.
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