Auf einen Blick

Lieferanten können einzeln über den Plus-Button unter „Lieferanten“ hinzugefügt werden.
Kategorien, Kostenstellen und Kostenträger werden gemeinsam mit „Ausgaben & Reisekosten“ verwendet.
Bankdaten müssen nicht in den Einstellungen hinterlegt werden, da sie während der Dokumentenerkennung automatisch aus der Rechnung ausgelesen werden.
Der Genehmigungsprozess kann auf Kostenstellen-Ebene oder auf User-Ebene eingerichtet werden.

📌 Überblick

Für die Nutzung von Eingangsrechnungen in Circula sollten Admins vorab prüfen, ob die benötigten Stammdaten bereits vorhanden sind.

Wenn Ihr Unternehmen Circula bereits für Ausgaben & Reisekosten nutzt, sind Kategorien, Kostenstellen und Kostenträger möglicherweise schon eingerichtet. Diese Daten werden auch für Eingangsrechnungen verwendet.

Zusätzlich können Lieferanten angelegt, weitere Mehrwertsteuersätze eingerichtet und der Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen definiert werden. Bei Bedarf können außerdem zusätzliche Kategorien und Kostenstellen zu den bestehenden Listen hinzugefügt werden.n.

🛠️ So geht’s

Lieferanten hinzufügen

Lieferanten können einzeln in Circula hinzugefügt werden. Die genauen Schritte wie Sie einen Lieferanten hinzufügen finden Sie hier.

📝 Hinweis

Für das Anlegen eines Lieferanten sind nur der Lieferantenname und die Kreditorennummer erforderlich.
Bankdaten müssen nicht in den Einstellungen hinterlegt werden. Diese werden während der Dokumentenerkennung automatisch aus der Rechnung ausgelesen.

Kategorien verwalten

Die Kategorieliste wird gemeinsam mit „Ausgaben & Reisekosten“ verwendet.

Wenn bestimmte Kategorien nur für Eingangsrechnungen verfügbar sein sollen, können diese in den Kategorieeinstellungen als "Nur Eingangsrechnungen" festgelegt werden. Dadurch sind sie für Einreicher von Ausgaben nicht sichtbar.

💡 Tipp

Mehr Auskunft zu den Kategorien finden Sie hier.

Kostenstellen verwalten

Die Kostenstellenliste wird gemeinsam mit „Ausgaben“ verwendet.

Wenn Ihr Unternehmen bereits Kostenstellen in Circula eingerichtet hat, ist keine zusätzliche Einrichtung für Eingangsrechnungen erforderlich.

Wenn Sie Circula neu einrichten, gilt für Kostenstellen derselbe Einrichtungsprozess wie für Ausgaben.

💡 Tipp

Mehr Auskunft zu den Kostenstellen finden Sie hier.

Kostenträger verwalten

Die Kostenträgerliste wird gemeinsam mit „Ausgaben“ verwendet.

Wenn Ihr Unternehmen bereits Kostenträger in Circula eingerichtet hat, ist keine zusätzliche Einrichtung für Eingangsrechnungen erforderlich.

Wenn Sie Circula neu einrichten, gilt für Kostenträger derselbe Einrichtungsprozess wie für Ausgaben.

💡 Tipp

Mehr Auskunft zu den Kostenträgern finden Sie hier.

💡 Tipp

Lieferanten, Kategorien, Kostenstellen und Kostenträger können auch gesammelt importiert werden, wenn die Anzahl über 30 liegen sollte. Wenden Sie sich dafür an unser Support-Team.

Genehmigungsprozess einrichten

Der Genehmigungsprozess für Eingangsrechnungen kann auf zwei Ebenen eingerichtet werden:

auf Kostenstellenebene
auf User-Ebene

💡 Tipp

Weitere Informationen zur Einrichtung finden Sie hier.

❗️Wichtig

Die Kostenstellenfreigabe gilt nur für Eingangsrechnungen.

❓ FAQ

Müssen Bankdaten für Lieferanten in den Einstellungen hinterlegt werden?

Nein. Bankdaten müssen nicht in den Einstellungen eingetragen werden. Sie werden während der Dokumentenerkennung automatisch aus der Rechnung ausgelesen.

Können Lieferanten gesammelt importiert werden?

Ja. Ein Massenimport ab einer Anzahl von 30 Lieferanten ist möglich. Wenden Sie sich dafür an den Support.

Werden Kategorien, Kostenstellen und Kostenträger separat für Eingangsrechnungen gepflegt?

Nein. Kategorien, Kostenstellen und Kostenträger werden gemeinsam mit „Ausgaben & Reisekosten“ verwendet.

Können Kategorien nur für Eingangsrechnungen sichtbar sein?

Ja. Kategorien können in den Kategorieeinstellungen als "Nur Eingangsrechnungen" festgelegt werden. Dadurch sind sie für Einreicher von Ausgaben nicht sichtbar.