Auf einen Blick
Die KI-Belegprüfung prüft automatisch, ob ein hochgeladener Beleg für buchhalterische Zwecke gültig und nutzbar ist.
Das Ergebnis wird als gültig oder ungültig angezeigt.
Buchhalter sehen das vollständige Prüfergebnis inklusive Begründung und fehlender Pflichtangaben.
Die Funktion ist Teil von Circula KI und aktuell im Rahmen des KI Beta Program verfügbar.
📌 Überblick
Mit der KI-Belegprüfung bewertet Circula automatisch, ob ein Beleg lesbar, vollständig und für die weitere Verarbeitung geeignet ist. Die Prüfung unterstützt Buchhalter dabei, Belege schneller zu prüfen und mögliche Compliance-Probleme direkt zu erkennen.
Wenn ein Beleg hochgeladen wird, prüft das System unter anderem:
die Lesbarkeit des Belegs
den Dokumenttyp
die erforderlichen gesetzlichen Informationen
Anschließend erhält der Beleg einen klaren Status: gültig oder ungültig.
Ist ein Beleg ungültig, sehen Buchhalter eine Erklärung, warum der Beleg als ungültig eingestuft wurde und welche erforderlichen Angaben fehlen. So lässt sich schneller entscheiden, ob der Beleg weiterverarbeitet werden kann oder ob Korrekturen erforderlich sind.
💡Warum die KI-Belegprüfung wichtig ist
Die manuelle Prüfung von Belegen kostet Zeit und kann zu Rückfragen zwischen Finance-Teams und Mitarbeitenden führen. Besonders fehlende Pflichtangaben, unklare Dokumenttypen oder schlecht lesbare Belege verzögern die Prüfung.
Die KI-Belegprüfung hilft dabei, diese Prüfungen zu standardisieren und das Ergebnis transparent zu machen.
Die Funktion unterstützt insbesondere bei:
der schnelleren Prüfung von Belegen
klareren Compliance-Signalen
weniger Rückfragen und Ablehnungszyklen
konsistenteren Entscheidungen auf Basis definierter Anforderungen
Für deutsche Unternehmen sind vollständige und korrekte Belege besonders wichtig, da relevante Pflichtangaben unter anderem durch das deutsche Umsatzsteuerrecht definiert werden. Dazu gehören Anforderungen aus UStG §14 sowie UStDV §33 und §34.
🛠️ So funktioniert die KI-Belegprüfung
Beleg hochladen
Sobald ein Beleg hochgeladen wird, wird er durch die KI-Belegprüfung-Funktion analysiert.
Beleg klassifizieren
Das System prüft:
Ist der Beleg lesbar?
Um welchen Dokumenttyp handelt es sich?
Welche Pflichtangaben gelten für diesen Dokumenttyp?
Pflichtangaben prüfen
Anschließend wird geprüft, ob die erforderlichen Informationen auf dem Beleg vorhanden sind.
Ergebnis anzeigen
Das System gibt ein Ergebnis zurück. Dazu gehören:
der allgemeine Status: gültig oder ungültig
der Lesbarkeitsstatus
der erkannte Dokumenttyp
fehlende Angaben, falls zutreffend
Buchhalter sehen das vollständige Ergebnis inklusive aller geprüften und fehlgeschlagenen Anforderungen.
User sehen nur Warnungen in bestimmten Fällen, zum Beispiel wenn:
der Beleg nicht lesbar ist
der Belegtyp ungültig ist, zum Beispiel eine Buchungsbestätigung, ein Online-DB-Ticket, eine Uber-Fahrtübersicht oder ein Screenshot einer E-Mail
Unternehmensangaben auf deutschen Rechnungen über 250 € fehlen
📝 Hinweis:
Warnungen für User konzentrieren sich bewusst auf die Punkte, die sie selbst korrigieren können.
📑 Unterstützte Dokumenttypen
Die KI-Belegprüfung unterscheidet verschiedene Dokumenttypen, da je nach Belegart unterschiedliche Anforderungen gelten:
Rechnungen über 250 €
Rechnungen über 250 € werden nach den vollständigen Rechnungsanforderungen gemäß UStG §14 geprüft. Dazu gehört auch die Validierung von Unternehmensname und Unternehmensadresse.
Rechnungen unter 250 €
Rechnungen unter 250 € folgen den vereinfachten Rechnungsanforderungen gemäß UStDV §33. Für diese Belege gilt ein reduzierter Satz an Pflichtangaben.
Fahrtickets
Fahrtickets werden gemäß UStDV §34 für den Personenverkehr geprüft.
Parkbelege
Maschinell ausgestellte Parktickets enthalten häufig nicht alle Angaben, die für eine Standardrechnung nach UStG §14 oder UStDV §33 erforderlich sind. Sie gelten dennoch als gültige Ausgabendokumentation. Die KI-Belegprüfung behandelt sie daher als eigene Kategorie, damit sie nicht fälschlicherweise als ungültig markiert werden, nur weil bestimmte Angaben fehlen.
Ausländische lokale Belege
Bei ausländischen lokalen Belegen ist für deutsche Unternehmen in der Regel kein Vorsteuerabzug möglich. Die Prüfung konzentriert sich daher pragmatisch auf die grundlegende Dokumentationsqualität statt auf strenge deutsche Vorsteueranforderungen.
Internationale EU-Käufe
Bei internationalen EU-Käufen greift die Reverse-Charge Logik. Dafür sind die EU-Umsatzsteuer-ID des Lieferanten und die deutsche Umsatzsteuer-ID des Käufers erforderlich.
Internationale Nicht-EU-Käufe
Bei internationalen Käufen außerhalb der EU kann ebenfalls Reverse-Charge relevant sein. Da Länder außerhalb der EU, zum Beispiel die USA, nicht immer eine Umsatzsteuer-ID ausweisen, konzentriert sich die Prüfung auf die Vollständigkeit der Dokumentation.
❗️Wichtig:
Wenn ein Transport- oder Parkanbieter eine vollständige Rechnung bzw. einen vollständigen Beleg statt eines vereinfachten Tickets ausstellt, wird dieser als reguläre Rechnung behandelt. Entscheidend ist, dass das finale Ergebnis rechtlich korrekt ist, auch wenn der Validierungspfad abweicht.
🚧 Aktuelle Einschränkungen
Aktuell gelten folgende Einschränkungen:
Bei mehreren Belegen in einer Ausgabe wird noch kein Ergebnis angezeigt.
Das Ergebnis ist noch nicht in der Ausgabenlistenansicht sichtbar.
Das Ergebnis ist nur in der Beleg-Detailansicht sichtbar.
Für die Validierung wird aktuell nur eine registrierte Unternehmensadresse unterstützt.
Die Funktion ist derzeit nur für deutsche Entitäten verfügbar.
📝 Hinweis
Die KI-Belegprüfung unterstützt Sie dabei, Belege schneller einzuschätzen und mögliche fehlende oder unklare Angaben zu erkennen. Das Ergebnis dient als Orientierung und ersetzt keine individuelle rechtliche oder steuerliche Prüfung.
Bitte berücksichtigen Sie weiterhin die für Ihr Unternehmen geltenden gesetzlichen, steuerlichen und internen Anforderungen.
❓ Häufig gestellte Fragen
Wer kann das Ergebnis sehen?
Buchhalter sehen das vollständige Ergebnis, einschließlich des Status gültig oder ungültig sowie detaillierter Gründe.
User sehen nur Warnungen bei ungültigen Belegen.
Die Sichtbarkeit für Genehmiger ist geplant.
Blockiert die KI-Belegprüfung das Einreichen einer Ausgabe?
Nein. Die KI-Belegprüfung liefert ein Compliance-Signal, blockiert die Einreichung jedoch nicht.
Was passiert, wenn mehrere Belege hochgeladen werden?
Aktuell wird in diesem Fall noch kein Ergebnis angezeigt. Eine Logik für mehrere Belege befindet sich in Entwicklung.
Warum werden manche Dokumenttypen strenger geprüft als andere?
Die Prüftiefe hängt davon ab, welche steuerlichen Anforderungen und Risiken für den jeweiligen Dokumenttyp gelten. Wenn ein Risiko beim Vorsteuerabzug besteht, wird strenger geprüft.
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