Auf einen Blick
Eingangsrechnungen können per E-Mail-Weiterleitung oder manuellem Upload in Circula angelegt werden.
Circula prüft, ob bereits eine Eingangsrechnung mit derselben Rechnungsnummer und demselben Lieferanten vorhanden ist.
Wird eine mögliche doppelte Eingangsrechnung erkannt, sehen Buchhalter eine Warnung.
Die Warnung blockiert den weiteren Prozess nicht. Buchhalter können die Rechnung weiterhin prüfen, freigeben oder verarbeiten.
📌 Überblick
Wenn dieselbe Eingangsrechnung versehentlich mehrfach in Circula angelegt wird, kann sie unter Umständen doppelt geprüft, gebucht oder bezahlt werden. Die Erkennung von Duplikaten hilft Buchhaltern dabei, mögliche doppelte Eingangsrechnungen frühzeitig zu erkennen und vor der weiteren Verarbeitung zu prüfen.
Circula vergleicht dafür Eingangsrechnungen innerhalb desselben Unternehmen-Accounts. Wird eine andere Eingangsrechnung mit derselben Rechnungsnummer und demselben Lieferanten gefunden, werden beide Rechnungen als mögliche Duplikate gekennzeichnet.
📝 Hinweis
Die Erkennung von Duplikaten bei Eingangsrechnungen ist eine eigene Funktion mit eigener Logik. Es findet kein Abgleich mit Duplikatwarnungen aus anderen Produkten wie z.B. Ausgaben und Reisekosten statt.
So erkennt Circula mögliche Duplikate
Wann wird eine Eingangsrechnung geprüft?
Circula prüft eine Eingangsrechnung automatisch, wenn sie hinzugefügt oder bearbeitet wird. Das gilt unabhängig davon, wie die Eingangsrechnung in Circula angelegt wurde:
per E-Mail-Weiterleitung
per manuellem Upload
Dabei wird die Eingangsrechnung mit allen anderen Eingangsrechnungen verglichen, die bereits in dem gleichen Unternehmens-Account in Circula vorhanden sind.
Wann wird eine Warnung angezeigt?
Eine Warnung wird angezeigt, wenn Circula eine andere Eingangsrechnung mit folgenden übereinstimmenden Angaben findet:
dieselbe Rechnungsnummer
derselbe Lieferant
In diesem Fall werden beide Eingangsrechnungen als mögliche Duplikate markiert.
❗️Wichtig
Die Warnung ist kein Blocker. Buchhalter können die Eingangsrechnung weiterhin prüfen, freigeben oder verarbeiten, wenn sie sicher sind, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt.
Wie können Buchhalter die mögliche doppelte Rechnung prüfen?
Wenn eine Warnung angezeigt wird, können Buchhalter direkt zur passenden Eingangsrechnung wechseln und beide Rechnungen miteinander vergleichen.
Prüfen Sie insbesondere:
ob Rechnungsnummer und Lieferant tatsächlich identisch sind
ob es sich um dieselbe Rechnung handelt
ob eine der beiden Rechnungen korrigiert oder gelöscht werden muss
ob die Warnung ignoriert werden kann
💡 Tipp
Vergleichen Sie die betroffenen Eingangsrechnungen, bevor Sie eine Rechnung weiterverarbeiten oder zur Zahlung freigeben.
Wann wird die Warnung entfernt?
Die Warnung wird automatisch auf beiden betroffenen Eingangsrechnungen entfernt, sobald sie nicht mehr relevant ist. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn:
die Rechnungsnummer korrigiert wird und nicht mehr übereinstimmt
der Lieferant korrigiert wird und nicht mehr übereinstimmt
eine der beiden Eingangsrechnungen gelöscht wird
Buchhalter können die Warnung außerdem manuell ausblenden, indem sie auf “Ignorieren” klicken.
📝 Hinweis
Wenn die Warnung ignoriert wird, verschwindet sie auf beiden betroffenen Eingangsrechnungen und erscheint für diese Übereinstimmung nicht erneut. Sie erscheint erst wieder, wenn eine neue Eingangsrechnung hinzugefügt wird, die ebenfalls übereinstimmt.
❓ FAQ
Verhindert die Warnung, dass eine Eingangsrechnung geprüft, freigegeben oder bezahlt wird?
Nein. Die Warnung blockiert den Prozess nicht. Buchhalter können fortfahren, wenn sie sicher sind, dass es sich nicht um ein Duplikat handelt.
Kommt die Warnung zurück, wenn sie fälschlicherweise angezeigt oder ignoriert wurde?
Wenn die Warnung über “Ignorieren” ignoriert wurde, verschwindet sie auf beiden betroffenen Eingangsrechnungen und erscheint für diese Übereinstimmung nicht erneut.
Sie enfernt sich außerdem automatisch, wenn Rechnungsnummer oder Lieferant korrigiert werden oder eine der beiden Eingangsrechnungen gelöscht wird.
Wer sieht die Warnung?
Nur Buchhalter sehen diese Warnung.
Funktioniert die Erkennung gleich für Eingangsrechnungen per E-Mail und manuell hochgeladene Eingangsrechnungen?
Ja. Der zugrunde liegende Abgleich ist identisch.
Ist das dieselbe Duplikaterkennung wie bei Ausgaben?
Nein. Die Erkennung von Duplikaten bei Eingangsrechnungen ist eine separate Funktion mit eigener Logik. Duplikate werden nicht produktübergreifend geprüft.
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