Auf einen Blick

In Circula eingegangene Rechnungen (per E-Mail oder durch das Speichern eines manuellen Uploads) erscheinen im Tab "Eingehend" als Entwurf.
Optionale Schritte der Prüfung umfassen das Hinzufügen von Kostenstellen/Projekten und das Splitten der Rechnung.

Überblick

Nachdem eine Rechnung in Circula (per E-Mail oder durch das Speichern eines manuellen Uploads) eingegangen ist, erscheint sie im Tab "Eingehend" als Entwurf. Von dort aus kann der Buchhalter die extrahierten Daten überprüfen, Schlüsselfelder (Lieferant, Kategorie usw.) zuweisen und entscheiden, ob und wie die Rechnung weiterbearbeitet werden soll.

So geht's

Navigieren Sie zu dem Tab "Eingehend" unter "Rechnungen" und klicken Sie auf die Rechnung die Sie prüfen wollen.
Die OCR extrahiert automatisch die wichtigsten Rechnungsdetails (z. B. Datum, Betrag, Rechnungsnummer). Extrahierte Details umfassen: Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungsdatum (zu prüfen), IBAN, Mehrwertsteuersätze und -beträge, Rechnungsnummer. Dennoch sollten Buchhalter die Informationen überprüfen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen.
Bevor Sie die Rechnung anschließend zur Genehmigung einreichen können, müssen Sie einen Lieferanten zuweisen. Dafür wählen Sie aus dem Drop-Down Menü im Feld "Lieferanten" den jeweiligen Lieferanten aus.
Auch die Auswahl einer Kategorie ist obligatorisch. Wie bei den Lieferanten, müssen Sie auch hier eine bereits vorhandene Kategori über das Drop-Down Menü auswählen.
Mehr Auskunft zu den Kategorien finden Sie hier.
Bei Bedarf können Sie auch die Felder "Kostenträger", "Kostenstelle" und "Anlass" ausfüllen. Zusätzlich können Rechnungen während der Bearbeitung in mehrere Positionen aufgeteilt werden.
Für jede Aufteilung können Kategorie (Obligatorisch), Kostenstellen, Projekte und Beträge (Obligatorisch: Netto, MwSt. %, MwSt., Brutto) zugewiesen werden.
Der Zahlungsstatus aller Rechnungen ist als "Zahlung erforderlich" vormarkiert. Dies können Sie ändern, falls die Zahlung schon getätigt wurde.
Im letzten Schritt können Sie die Rechnung entweder zur Genehmigung einreichen, oder die Änderungen speichern, um zu einem späteren Zeitpunkt diese weiterzubearbeiten. Wenn Sie die Rechnung zur Genehmigung einreichen, wird diese an den Genehmiger weitergeleitet und wird für Sie unter dem Tab “Offene Freigaben” sichtbar. Wenn Sie die Rechnung speichern, bleibt diese im Tab “Eingehend”. Sie haben auch die Möglichkeit die Rechnung zu löschen.

Wichtig!

Der Tab "Alle" bietet eine vollständige Übersicht über alle Rechnungen im System. Diese Ansicht gewährleistet volle Transparenz über den gesamten Rechnungslebenszyklus. Die Standardsortierung erfolgt nach Rechnungsdatum, kann aber auch auf Fälligkeitsdatum umgestellt werden.