Ein Unternehmen nutzt Circula bereits für Ausgaben und Reisekosten und möchte nun auch Eingangsrechnungen digital verarbeiten. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen für Dienstleistungen, Miete oder externe Berater, die noch vom Unternehmen bezahlt werden müssen.

Im Arbeitsalltag sind dabei unterschiedliche Rollen beteiligt:

Der Admin ist dafür verantwortlich, die organisatorischen Grundlagen für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen bereitzustellen.

Kategorien, Kostenstellen und Kostenträger sind möglicherweise bereits für „Ausgaben & Reisekosten“ eingerichtet und können auch für Eingangsrechnungen verwendet werden. Zusätzlich müssen gegebenenfalls Lieferanten, weitere Mehrwertsteuersätze, weitere Kategorien, die für den Rechnungseingang relevant sind, und der Genehmigungsprozess vorbereitet werden.

Der Admin möchte sicherstellen, dass:

Der Buchhalter steuert die operative Verarbeitung der eingehenden Rechnungen.

Rechnungen erreichen das Unternehmen über unterschiedliche Kanäle. Einige werden per E-Mail empfangen und an das unternehmensspezifische Circula-Postfach weitergeleitet. Andere müssen manuell hochgeladen werden.

Anschließend prüft der Buchhalter die ausgelesenen Rechnungsinformationen, ergänzt die erforderlichen Zuordnungen und reicht die Rechnung zur Freigabe ein. Nach der Genehmigung, exportiert er die Rechnung zur weiteren Verarbeitung nach DATEV.

Ohne einen zentralen Prozess können Rechnungen über verschiedene Postfächer und Ablagen verteilt sein. Dadurch wird es schwieriger, ihren aktuellen Bearbeitungsstand nachzuvollziehen und die notwendigen Informationen konsistent zu erfassen.

Ohne vorbereitete Stammdaten und Freigaberegeln kann es dazu kommen, dass:

Insbesondere bei einer größeren Anzahl von Stammdaten wird die manuelle Einrichtung aufwendiger.

Der Buchhalter muss sicherstellen, dass die Angaben einer Rechnung vollständig und korrekt sind, bevor sie zur Freigabe weitergeleitet wird.

Dabei müssen unter anderem:

Fehlen Angaben oder wird eine Rechnung in der Freigabe abgelehnt, kann sie erneut vom Buchhalter bearbeitet und anschließend wieder zur Freigabe eingereicht werden.

Circula bildet den Prozess von der Erfassung einer Rechnung über die Prüfung und Freigabe bis zum Export in einem zentralen Bereich ab.

Bevor die ersten Rechnungen im System landen, sorgt der Admin dafür, dass im Hintergrund alles bereit ist. Es geht dabei weniger um Technik – sondern darum, dass später jede Rechnung automatisch den richtigen Weg findet.

So entsteht im Hintergrund ein einfacher, aber verlässlicher Rahmen: Rechnungen kommen an, werden automatisch weitergeleitet und finden ihren Weg durch das Unternehmen – ohne dass jemand manuell nachsteuern muss.

Nachdem die Einrichtung abgeschlossen ist, beginnt für den Buchhalter der eigentliche Alltag: Rechnungen kommen im Unternehmen an – und müssen nun nicht mehr in verschiedenen E-Mail-Postfächern oder Ordnern gesucht werden, sondern landen gesammelt an einem zentralen Ort in Circula.

Statt jeden Schritt einzeln „abzuarbeiten“, entsteht ein natürlicher Fluss: Die Rechnung kommt rein, wird sichtbar, geprüft, ggf. ergänzt und schließlich weitergegeben.

Zuerst geht es darum, die eingehenden Rechnungen überhaupt im System zu sammeln. Manche erreichen das Unternehmen direkt per E-Mail und werden automatisch weitergeleitet, andere werden einfach hochgeladen, wenn sie zum Beispiel als PDF vorliegen. So entsteht nach und nach ein zentraler Eingang, in dem alle neuen Rechnungen zusammenlaufen.

Sobald eine Rechnung dort auftaucht, wirft der Buchhalter einen ersten Blick darauf. Circula hat bereits viele Rechnungsdaten aus dem Dokument extrahiert und übernommen – etwa Rechnungsnummern, Beträge oder Daten. Der Buchhalter prüft diese Angaben und gleicht sie mit der Originalrechnung ab. Falls etwas nicht stimmt oder fehlt, kann er es direkt korrigieren.

Im nächsten Schritt wird die Rechnung in den richtigen Kontext gebracht. Dazu gehört vor allem die Zuordnung: Welcher Lieferant steckt dahinter, und zu welcher Kategorie gehört die Ausgabe?

Manchmal ist eine Rechnung nicht so eindeutig, wie sie auf den ersten Blick wirkt. Vielleicht enthält sie mehrere Leistungen oder Kostenarten. In solchen Fällen kann der Buchhalter die Rechnung logisch aufteilen, sodass jede Position dort landet, wo sie hingehört. So bleibt die Buchhaltung sauber strukturiert, auch wenn die Rechnung selbst komplex ist.

Bevor die Rechnung in DATEV exportiert wird, kann der Buchhalter angeben, ob sie bereits bezahlt wurde oder noch zur Zahlung ansteht. Diese Information hilft später dabei, den Überblick über offene und erledigte Zahlungen zu behalten.

Wenn alles passt, gibt der Buchhalter die Rechnung zur Freigabe weiter. Ab diesem Moment übernimmt der definierte Genehmigungsprozess. Die Rechnung ist nicht mehr nur in der Bearbeitung, sondern wartet auf die Entscheidung der zuständigen Person.

Kommt es vor, dass eine Rechnung nicht freigegeben wird, landet sie wieder beim Buchhalter. Dort kann er sie anpassen, ergänzen oder korrigieren und anschließend erneut in den Freigabeprozess geben. Nichts geht verloren – der Vorgang bleibt nachvollziehbar und kann jederzeit wieder aufgenommen werden.

Sobald eine Rechnung schließlich freigegeben ist, ist der letzte Schritt erreicht: Sie kann für die Buchhaltung weiterverarbeitet werden. Dafür werden die freigegebenen Rechnungen gesammelt exportiert und anschließend in das Buchhaltungssystem übertragen, sodass sie dort final verbucht werden können.

Am Ende entsteht für den Buchhalter ein klarer, ruhiger Ablauf: Rechnungen kommen an, werden geprüft, ergänzt, freigegeben und weitergegeben – ohne Medienbrüche und ohne die Suche nach Informationen in verschiedenen Systemen.

Durch die Zusammenarbeit von Admin und Buchhalter entsteht ein klar strukturierter Prozess:

So verbindet Circula die administrative Einrichtung und die operative Rechnungsverarbeitung in einem gemeinsamen Workflow und schafft mehr Transparenz vom Rechnungseingang bis zur Übergabe an DATEV.