Circula hace distinción entre los gastos reembolsables y los no reembolsables.
​
Cuando los usuarios introducen los detalles de un gasto en su smartphone, pueden indicar si el gasto es reembolsable o no.

Antes de exportar los gastos de Circula a la contabilidad financiera, tenga en cuenta que debe establecerse un segundo número de proveedor para los gastos no reembolsables en la Gestión de usuarios para todos los remitentes. A todos los remitentes se les debe asignar su propio número de proveedor para los gastos reembolsables, de modo que en la contabilidad financiera se trate la cuenta de proveedor correcta. El segundo número de proveedor, en cambio, puede ser el mismo para todos los usuarios y se utiliza para registrar los importes que no tienen que reembolsarse.