Este artículo describe cómo controlar los gastos únicos. Consulta el siguiente artículo para conocer una explicación detallada sobre cómo controlar los viajes.
Vídeo sobre el control de gastos en un solo clic
Como contable, puedes controlar los gastos en la aplicación web. Para abrir la vista de detalles del gasto, haz clic en la fila del gasto. Tendrás acceso a los controles generales y específicos sobre el gasto seleccionado.
Controles generales
Vista de gasto: contiene toda la información relevante para el control del gasto. Dependiendo del tipo de gasto (kilometraje, dietas o gastos estándar), la información podrá variar.
Vista del historial: muestra el historial de cambios realizados en el gasto.
Barra de acciones: aquí puedes realizar las acciones principales y secundarias sobre el gasto:
Marcar como controlado: cuando marcas un gasto como controlado, ya has finalizado la tarea. Ten en cuenta que se aplicarán los cambios realizados antes de seleccionar esta opción en el gasto presentado.
Rechazar: si necesitas información por parte del empleados antes de proceder con el control, puedes devolver el gasto rechazándolo. Puedes añadir un motivo concreto que explique el rechazo. El empleados podrá realizar los cambios que sean necesarios y volver a presentar el gasto. En caso de que no quieras que se vuelva a presentar el gasto, puedes utilizar la opción de eliminar.
Acciones secundarias:
Guardar cambios: guarda los cambios realizados al gasto sin tener que marcarlo como controlado. Esta opción es útil en caso de que tu empresa cuente con una política de supervisión doble.
Borrar gasto: si eliminas un gasto, se eliminará de todas tus listas. Se informará a los usuarios en caso de que alguno de sus gastos se haya eliminado. Del mismo modo que con el rechazo, también tienes la posibilidad de añadir el motivo de la eliminación para que el empleado pueda saberlo.
La barra de acciones es donde se decide qué hacer a continuación con el gasto que se controla.
Editar datos del gasto
Preparación de la contabilización de los gastos
La mayor parte de la información sobre los detalles del gasto la proporciona el empleado que lo presenta.
Algunos datos que requieren un conocimiento más profundo de los principios contables de la empresa no los proporciona el empleado y, por lo tanto, no incluirán ningún valor:
Tipo de IVA
ID de la factura
Divisiones de los gastos
De manera predeterminada, se seleccionará el centro de coste asignado al grupo del empleados. Sin embargo, esta opción puede ajustarse si fuera necesario. Consulta aquí la información sobre cómo configurar los centros de coste.
Revertir a la fase de control
Los contables pueden revertir un gasto controlado de Preparado para exportar a Pendiente de control. Para ello, abre el gasto y haz clic en el botón que se encuentra en la esquina inferior izquierda:
Barra de acciones de un gasto en Preparado para exportar.
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