La función de viajes permite a los contables y supervisores adquirir una mayor visión general de los gastos que han formado parte de un viaje.
Visión general de un viaje presentado en la aplicación web
Además, la funcionalidad de viajes permite a los contables crear informes para cada viaje, lo que proporciona una mayor transparencia en el proceso del gasto. Los empleados pueden crear viajes y añadir kilometrajes y gastos. Una vez que el usuario haga clic en presentar, se le pedirá que rellene algunos datos finales sobre el alojamiento y las comidas, y así Circula podrá calcular las dietas con precisión.
Las dietas se calculan cotejando la información del Empleados con las tarifas de dietas aplicables. A continuación, se indica un ejemplo de este cálculo:
Ejemplo de los detalles del cálculo de las dietas
En este caso, la empresa solo ha pagado el desayuno del Empleados. El Empleados ha pagado el resto de comidas y el alojamiento (en dietas el equivalente a la tarifa nocturna), que se refleja en la tarifa total de dietas.
❕Importante:
Las dietas en sí mismas no pueden rechazarse como cualquier otro gasto. Los Contables pueden cambiar los detalles de las dietas (por ejemplo, las comidas e incluir la tarifa nocturna), así como decidir si las dietas calculadas se pagarán o no seleccionando "Las dietas no deben pagarse" en el apartado de detalles de las dietas.
Una vez que se haya rechazado o aprobado algún gasto de un viaje, ya no se podrá editar. El viaje completo estará listo para su exportación cuando se haya aprobado en su totalidad. Si se aprueba el viaje completo, también se aprueban los gastos asociados a él.
Si se ha rechazado un gasto, se debe devolver al Empleados para que lo revise y edite.
Se puede rechazar un único gasto (imagen 1) o todo el viaje (imagen 2)
Rechazar todo el viaje implica que se devuelve al usuario. El Empleados verá, de manera automática, el gasto que debe revisar específicamente. Por lo tanto, lo más adecuado es seleccionar un solo gasto para su revisión e incluir el motivo por el que se rechaza antes de devolverlo al Empleados. El estado del resto de gastos que se encuentren en la carpeta no se verá modificado.
A la hora de rechazar un solo gasto, añade el motivo por el que se rechaza en la esquina inferior izquierda
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