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Ausgaben und Fahrtkosten einreichen
Ausgaben und Fahrtkosten einreichen

Wie Sie Ihre Ausgaben und Fahrtkosten mit der mobilen App und/ oder der Web-App einreichen.

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Verfasst von Kai Lear
Vor über einer Woche aktualisiert

In diesem Artikel wird erläutert, wie Circula User Ausgaben und Fahrtkosten mithilfe der mobilen App oder über die Web-App einreichen können.

Mit der mobilen App

Um eine Ausgabe einzureichen:

  • Klicken Sie auf den gelben Plus-Button.

  • Wählen Sie Ausgabe.

  • Scannen Sie eine lesbare Kopie Ihres Belegs mit der integrierten Kamerafunktion.

  • Alternativ können Sie PDF-Belege aus der Ablage hinzufügen, indem Sie diese an uns weiterleiten.

  • Geben Sie die erforderlichen Ausgabendetails ein.

  • Überprüfen Sie Ihre Informationen und tippen Sie auf 'Einreichen', um den Vorgang abzuschließen.

Tippen Sie auf "Einreichen", nachdem Sie Ihre Informationen überprüft haben.

Um Fahrtkosten einzureichen:

  • Klicken Sie auf den gelben Plus-Button.

  • Wählen Sie "Fahrtkosten".

  • Geben Sie die erforderlichen Informationen ein.

  • Überprüfen Sie Ihre Informationen und tippen Sie auf "Einreichen", um den Vorgang abzuschließen.

Mit der Web-App

Um Ausgaben und Fahrtkosten über die Circula Web-App einzureichen, gehen Sie zum Bereich Ihre Ausgaben:

  • Bewegen Sie den Cursor im ersten Tab über den gelben Plus Button (rechts) und wählen Sie den Spesentyp aus.

  • Geben Sie die erforderlichen Ausgaben- bzw. Fahrtkostendetails ein.

  • Wenn Sie eine Ausgabe mit Rechnung einreichen möchten, verwenden Sie den direkten Upload oder die Ablage, um die Rechnung anzuhängen. In der Ablage finden Sie alle Belege, sie Sie zuvor entweder weitergeleitet, oder mit der mobilen App gescannt und gespeichert haben.

  • Wenn alle erforderlichen Informationen hinzugefügt wurden, klicken Sie auf "Einreichen".

📝 Hinweis: Sie können Ihre Ausgaben auch speichern, um sie später einzureichen, indem Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten klicken und dann "Änderungen speichern" auswählen.

Wählen Sie zwischen "Einreichen" und "Änderungen speichern".

Eingereichte Ausgaben werden im Tab Eingereicht aufgelistet. 

  • Eingereichte, aber noch nicht prozessierte Ausgaben werden in gelb hervorgehoben.

  • Genehmigte Ausgaben werden grün hervorgehoben.

Circula User können auch Reisen mithilfe der Web-App oder der mobilen App erstellen. Weitere Informationen zu diesem Prozess finden Sie in diesem Artikel.

Automatisierter Belegabgleich

Wenn ein Nutzender einen Ausgabenentwurf öffnet, der noch keinen Beleg zugeordnet bekommen hat, sucht unser System automatisch nach passenden Quittungen im Speicher, sollte eine gefunden werden, wird sie der Ausgabe automatisch zugewiesen. Der Abgleich erfolgt anhand von 3 Kriterien: Betrag, Datum, Währung. Nutzende haben jedoch weiterhin die Möglichkeit, den Beleg zu prüfen und ihn bei Bedarf zu ersetzen oder zu entfernen.


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✉️️ support@circula.com

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