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Reisekosten- und Spesenrichtlinien
Reisekosten- und Spesenrichtlinien

Wie man Limits und Richtlinien für Ausgaben erstellt

Eileen Rohlfs avatar
Verfasst von Eileen Rohlfs
Vor über 3 Jahren aktualisiert

Was sind Reisekosten-/Spesenrichtlinien?

Reisekostenrichtlinien sind eine Reihe von Regeln, mit denen ein Unternehmen festlegt, wie viel Geld seine Mitarbeiter:innen für bestimmte Kategorien ausgeben dürfen. Dieses Verfahren vereinfacht die Ausgabenbegrenzung für Unternehmen und Mitarbeiter:innen.

Welchen Vorteil haben die Richtlinien?

Dank des komplett digitalen Prozesses können Unternehmen ganz einfach kontrollieren, wann eine Richtlinie verletzt wird. In der Circula-App werden Vorgesetzte und Buchhalter:innen benachrichtigt, wenn eine eingereichte Ausgabe gegen eine Richtlinie verstößt. Das vermeidet Verwaltungsaufwand und Diskussionen über die Höhe der eingereichten Beträge.

Mit den Richtlinien können Administrator:innen den Betrag begrenzen, der von den einreichenden Personen für eine Kategorie ausgegeben werden darf. Das Limit kann pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr festgelegt werden.

Beispiele:

  • Einzelne Ausgabe: "Für die Kategorie Taxi können nicht mehr als 50 EUR pro Ausgabe ausgegeben werden."

  • Kalenderjahr: "Für die Kategorie Flüge können pro Jahr nicht mehr als 600 EUR ausgegeben werden."

Wenn das gesetzte Limit einer Ausgabenkategorie erreicht ist, werden Vorgesetzten und Buchhalter:innen direkt in der Ausgaben informiert:

Warnung bei einer verletzten Ausgaberichtlinie.

Einrichten und Konfigurieren von Richtlinien

❗️Voraussetzungen❗️

Wenn Sie die Reisekostenrichtlinien nutzen möchten, müssen die folgenden Voraussetzungen gegeben sein:

  1. Der Circula Professional Plan wird genutzt

  2. Die Einrichtung der Funktion muss für Sie freigeschaltet werden. Schreiben Sie uns hierfür eine E-Mail an support@circula.com.

So erstellen Sie eine neue Richtlinie

In der Circula Web App können Administrator:innen Ausgabenrichtlinien hinzufügen, deaktivieren und wieder aktivieren.

  • Gehen Sie zu "Einstellungen" > "Reisekostenrichtlinien".

  • Klicken Sie auf das gelbe Plus unten rechts auf dem Bildschirm.

  • Name der Richtlinie: Hier können Sie der Richtlinie, die Sie erstellen möchten, einen Namen geben.
    Tipp! Achten Sie darauf, dass der Name für Sie und den Rest des Unternehmens leicht verständlich ist.

  • Wählen Sie die Kategorie, für die die Richtlinie gelten soll, den Höchstbetrag und ob die Richtlinie pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr gelten soll.

  • Wählen Sie aus, ob die Regel für das gesamte Unternehmen oder für bestimmte Personen gelten soll.

  • Sie sehen eine Vorschau der Warnmeldung, die Vorgesetzte und Buchhalter bei einem Verstoß gegen die Richtlinie sehen werden.

  • Klicken Sie auf "Richtlinie erstellen", um den Vorgang abzuschließen.

Einrichten einer neuen Ausgabenrichtlinie

Wer sieht die Warnung beim Verstoß gegen die Ausgabenrichtlinie?

Mitarbeiter:innen unter "Ihre Ausgaben", nachdem die Ausgabe eingereicht wurde.

Genehmiger, im Freigabeprozess unter "Prüfung und Freigabe": Hier können sie eine Ausgabe ablehnen, wenn gegen die Richtlinie verstoßen wurde.

Buchhalter:innen, im Kontrollprozess unter "Prüfung und Freigabe": Hier können sie eine Ausgabe ablehnen, wenn gegen die Richtlinie verstoßen wurde.

Haben Sie noch Fragen?

💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com

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