Auf einen Blick
Mit den Reisekosten- und Spesenrichtlinien können Admins bestimmen, wie viel Ausgaben Mitarbeitenden für bestimmte Kategorien tätigen dürfen.
Vorgesetzte und Buchhaltende werden benachrichtigt, wenn eine eingereichte Ausgabe gegen die Richtlinien verstößt.
Was sind Reisekosten- und Spesenrichtlinien?
Reisekosten- und Spesenrichtlinien sind unternehmensinterne Regeln und Vorgaben, die genau festlegen, welche Ausgaben im Zusammenhang mit Geschäftsreisen erlaubt, genehmigungspflichtig oder nicht erstattungsfähig sind. Sie dienen dazu, Transparenz und Einheitlichkeit zu schaffen sowie die Reisespesenkosten zu kontrollieren.
Welchen Vorteil haben die Richtlinien?
Dank des vollständig digitalen Ablaufs behalten Unternehmen den Überblick über mögliche Verstöße gegen definierte Richtlinien. In der Circula-App erhalten Vorgesetzte und Buchhaltende automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine eingereichte Ausgabe die zuvor festgelegten Ausgabelimits überschreitet. Dadurch lassen sich manuelle Verwaltungsaufwände reduzieren und Rückfragen zur Angemessenheit der Beträge vermeiden.
Admins können innerhalb der App Betragsgrenzen für bestimmte Kategorien festlegen. Diese Limits lassen sich entweder pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr definieren.
Beispiele:
Einzelausgabe: „Für die Kategorie Taxi dürfen maximal 50 EUR pro Ausgabe eingereicht werden.“
Kalenderjahr: „Für die Kategorie Flüge dürfen innerhalb eines Kalenderjahres insgesamt maximal 600 EUR abgerechnet werden.“
Sobald das gesetzte Limit erreicht wird, erscheint eine entsprechende Information direkt in der Ausgabenübersicht für Vorgesetzte und Buchhaltende.
Warnung bei einer verletzten Ausgaberichtlinie.
Einrichten und Konfigurieren von Richtlinien
Wichtig!
Bevor Sie Ausgabenrichtlinien in Ihrem Account aktivieren und konfigurieren können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
Sie nutzen den Circula Professional Plan.
Die Funktion wurde für Ihr Unternehmen freigeschaltet. Schreiben Sie uns hierfür einfach eine E-Mail an support@circula.com.
Erstellung einer neuen Richtlinie
Als Admin können Sie in der Circula Web-App neue Ausgabenrichtlinien hinzufügen, bestehende deaktivieren oder erneut aktivieren.
Navigieren Sie zu "Reisekostenrichtlinien" unter "Einstellungen".
Reisekostenrichtlinien in der Web-App
Klicken Sie auf das gelbe Plus unten rechts.
Neue Reisekostenrichtlinie hinzufügen
Füllen Sie die folgenden Felder aus:
Richtlinienname: Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen, der für Sie und den Rest des Unternehmens leicht verständlich ist.
Kategorie: Wählen Sie aus, für welche Kategorie die Richtlinie gelten soll.
Wählen Sie den Höchstbetrag aus und ob die Richtlinie pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr gelten soll.
Entscheiden Sie, ob die Richtlinie für das gesamte Unternehmen oder nur für bestimmte Personen gelten soll.
Sie sehen eine Vorschau der Benachrichtigung, die Vorgesetzte und Buchhaltende erhalten, wenn eine Ausgabe gegen die Richtlinie verstößt.
Klicken Sie auf "Richtlinie erstellen", um den Vorgang abzuschließen.
Einrichtung einer neuen Ausgabenrichtlinie
Wer sieht die Warnung beim Verstoß gegen die Ausgabenrichtlinie?
User unter "Ihre Ausgaben", nachdem die Ausgabe eingereicht wurde.
Genehmiger, im Freigabeprozess unter "Prüfung & Freigabe": Hier können sie eine Ausgabe ablehnen, wenn gegen die Richtlinie verstoßen wurde.
Buchhaltende, im Kontrollprozess unter "Prüfung & Freigabe": Hier können sie eine Ausgabe ablehnen, wenn gegen die Richtlinie verstoßen wurde.
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