Was sind Reisekosten-/Spesenrichtlinien?

Reisekostenrichtlinien sind eine Reihe von Regeln, mit denen ein Unternehmen festlegt, wie viel Geld seine Mitarbeiter:innen für bestimmte Kategorien ausgeben dürfen. Dieses Verfahren vereinfacht die Ausgabenbegrenzung für Unternehmen und Mitarbeiter:innen.

Welchen Vorteil haben die Richtlinien?

Dank des komplett digitalen Prozesses können Unternehmen ganz einfach kontrollieren, wann eine Richtlinie verletzt wird. In der Circula-App werden Vorgesetzte und Buchhalter:innen benachrichtigt, wenn eine eingereichte Ausgabe gegen eine Richtlinie verstößt. Das vermeidet Verwaltungsaufwand und Diskussionen über die Höhe der eingereichten Beträge.

Mit den Richtlinien können Administrator:innen den Betrag begrenzen, der von den einreichenden Personen für eine Kategorie ausgegeben werden darf. Das Limit kann pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr festgelegt werden.

Beispiele:

Einzelne Ausgabe: "Für die Kategorie Taxi können nicht mehr als 50 EUR pro Ausgabe ausgegeben werden."
Kalenderjahr: "Für die Kategorie Flüge können pro Jahr nicht mehr als 600 EUR ausgegeben werden."

Wenn das gesetzte Limit einer Ausgabenkategorie erreicht ist, werden Vorgesetzten und Buchhalter:innen direkt in der Ausgaben informiert:

Warnung bei einer verletzten Ausgaberichtlinie.

Einrichten und Konfigurieren von Richtlinien

❗️Voraussetzungen❗️

Wenn Sie die Reisekostenrichtlinien nutzen möchten, müssen die folgenden Voraussetzungen gegeben sein:

Der Circula Professional Plan wird genutzt
Die Einrichtung der Funktion muss für Sie freigeschaltet werden. Schreiben Sie uns hierfür eine E-Mail an support@circula.com.

So erstellen Sie eine neue Richtlinie

In der Circula Web App können Administrator:innen Ausgabenrichtlinien hinzufügen, deaktivieren und wieder aktivieren.

Gehen Sie zu "Einstellungen" > "Reisekostenrichtlinien".
Klicken Sie auf das gelbe Plus unten rechts auf dem Bildschirm.
Name der Richtlinie: Hier können Sie der Richtlinie, die Sie erstellen möchten, einen Namen geben.
Tipp! Achten Sie darauf, dass der Name für Sie und den Rest des Unternehmens leicht verständlich ist.
Wählen Sie die Kategorie, für die die Richtlinie gelten soll, den Höchstbetrag und ob die Richtlinie pro Ausgabe oder pro Kalenderjahr gelten soll.
Wählen Sie aus, ob die Regel für das gesamte Unternehmen oder für bestimmte Personen gelten soll.
Sie sehen eine Vorschau der Warnmeldung, die Vorgesetzte und Buchhalter bei einem Verstoß gegen die Richtlinie sehen werden.
Klicken Sie auf "Richtlinie erstellen", um den Vorgang abzuschließen.

Einrichten einer neuen Ausgabenrichtlinie

Wer sieht die Warnung beim Verstoß gegen die Ausgabenrichtlinie?

Mitarbeiter:innen unter "Ihre Ausgaben", nachdem die Ausgabe eingereicht wurde.

Genehmiger, im Freigabeprozess unter "Prüfung und Freigabe": Hier können sie eine Ausgabe ablehnen, wenn gegen die Richtlinie verstoßen wurde.

Buchhalter:innen, im Kontrollprozess unter "Prüfung und Freigabe": Hier können sie eine Ausgabe ablehnen, wenn gegen die Richtlinie verstoßen wurde.

Haben Sie noch Fragen?

💬 Chat Support
📞 +49 30 588 491 01
✉️️ support@circula.com