Auf einen Blick
Mit Tagestouren können User mehrere tägliche Reisen zusammen erfassen und einreichen, ohne jede Reise einzeln erstellen zu müssen.
Tagestouren sind Reisen von 8 bis 24 Stunden Dauer, die üblicherweise eine Tagespauschale für Reisende beinhalten.
Dieser Artikel betrifft den Prüf- und Freigabeprozess von Tagestouren.
Was sind Tagestouren?
Tagestouren stellen eine besondere Form der Reisen dar, die sich durch ihre Dauer und die Art auszeichnen. Es handelt sich hierbei um Reisen, deren Gesamtdauer zwischen 8 und 24 Stunden liegt und die in der Regel eine Tagespauschale für die Reisenden beinhalten. Mit den Tagestouren können User alle relevanten Reisetage innerhalb eines bestimmten Zeitraums gesammelt erfassen und einreichen. Diese Funktion vereinfacht die Spesenabrechnung für wiederkehrende Tagestouren, da Tage in Kürze ausgewählt oder abgewählt werden können.
Hinweis
Das Feature "Tagestouren" ist kostenpflichtig. Bitte kontaktieren Sie unser Support-Team, um die Freischaltung zu besprechen und diese Funktion für Ihr Konto zu aktivieren.
Für Genehmigende: Eine Tagestour freigeben bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Freigaben" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Freigaben bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf die Tagestour, die Sie freigeben möchten und öffnen die Detail-Ansicht.
Tagestour auswählen
Detail-Ansicht der Tagestour
Klicken Sie auf die Tagespauschale, um in Detail-Ansicht zu gelangen. Hier können Sie, indem Sie auf "Berechnung anzeigen" klicken, auch die Berechnung der Tagespauschale einsehen.
Detail-Ansicht der Tagespauschale
Berechnung der Tagespauschale
Falls Ausgaben und/oder Fahrtkosten in der Tagestour vorhanden sind, klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese entweder freigeben oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einer Tagestour
Tagestouren können auch gesamt freigegeben oder abgelehnt werden.
Eine Tagestour freigeben oder ablehnen
Hinweis
Tagespauschalen können nicht separat freigegeben oder abgelehnt werden.
Falls eine Ausgabe oder Fahrtkosten in einer Tagestour abgelehnt werden, muss die gesamte Tagestour abgelehnt werden und wird zur Korrektur an den User zurückgesendet.
Für Buchhaltende: Eine Tagestour prüfen bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Prüfungen" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Prüfungen bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf die Tagestour, die Sie prüfen möchten und öffnen die Detail-Ansicht.
Tagestour auswählen
Detail-Ansicht einer Tagestour
Klicken Sie auf die Tagespauschale, um in Detail-Ansicht zu gelangen. Hier können Sie, indem Sie auf "Berechnung anzeigen" klicken, auch die Berechnung der Tagespauschale einsehen.
Berechnung der Tagespauschale anzeigen
Berechnung der Tagespauschale
Buchhaltende können die Details der Tagespauschale (z.B. Verpflegung, Betrag splitten) und die Angaben zu den Tagestouren ändern und letztendlich entscheiden, ob die berechnete Tagespauschale ausgezahlt wird oder nicht, indem der Regler "Tagespauschale nicht ausbezahlen" nach rechts geschoben wird. Nach den Änderungen klicken Sie auf "Tagestouren aktualisieren".
Änderungen in den Eingaben vornehmen
Option Tagespauschalen nicht auszuzahlen
Falls Ausgaben und/oder Fahrtkosten in der Tagestour vorhanden sind, klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese bearbeiten und im Anschluss entweder die Prüfung bestätigen oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einer Reise
Nachdem Sie die Tagespauschale und alle Ausgaben und Fahrtkosten in der jeweiligen Tagestour bearbeitet haben, werden Sie in der Tagestour in der Listenansicht sehen können, welche Ausgaben und Fahrtkosten freigegeben und welche abgelehnt wurden.
Detail-Ansicht einer Tagestour
Tagestouren können auch gesamt geprüft oder abgelehnt werden.
Eine Tagestour prüfen oder ablehnen
Hinweis
Genauso wie bei der Freigabe gilt auch bei der Prüfung folgendes: Falls eine Ausgabe oder Fahrtkosten in einer Tagestour abgelehnt werden, muss die gesamte Tagestour abgelehnt werden und wird zur Korrektur an den User zurückgesendet.
Wichtige Hinweise
Sobald eine Ausgabe innerhalb einer Tagestour abgelehnt oder genehmigt wurde, kann diese Ausgabe nicht mehr von Buchhaltenden bearbeitet werden. Eine Tagestour kann erst dann für den Export vorbereitet werden, wenn sie als Ganzes genehmigt wurde. Mit der Genehmigung der gesamten Tagestour werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben genehmigt.
Wenn eine gesamte Tagestour abgelehnt wurde, wird sie an den Mitarbeitenden zurückgeschickt. Die Ausgaben, die bearbeitet werden müssen, sind markiert. Wir empfehlen, die einzelnen Ausgaben, die überprüft werden müssen, auszuwählen und einen Ablehnungsgrund hinzuzufügen, bevor Sie die ganze Tagestour ablehnen. Der Status aller anderen Ausgaben innerhalb einer Tagestour wird nicht geändert.
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