Auf einen Blick
Die Freigabe von Eingangsrechnungen basiert auf Kostenstellen.
Jeder Kostenstelle können ein oder mehrere Genehmiger zugewiesen werden.
Bei mehreren Genehmigern ist zur Freigabe der Rechnung nur eine Freigabe erforderlich.
Übersicht
Der Freigabeprozess von Eingangsrechnungen leitet Rechnungen basierend auf der zugewiesenen Kostenstelle und den dort hinterlegten Genehmigern weiter. Jeder in Circula hinterlegter Kostenstelle können ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet werden. Falls eine Kostenstelle mehrere Genehmiger hat, ist es ausreichend wenn nur eine Freigabe erfolgt. Zurzeit ist die Freigabe von Eingangsrechnungen nur über die Web-App möglich.
Hinweis
Die Kostenstellenfreigabe gilt ausschließlich für den Bereich Eingangsrechnungen und hat keinen Einfluss auf bestehende Spesenfreigaben.
Wichtig
Genehmiger außerhalb der Gruppen fungieren als Fallback-Freigeber und haben jederzeit vollen Überblick über alle Rechnungen, um sicherzustellen, dass keine Rechnung unbearbeitet bleibt.
So funktioniert das Routing
Rechnung mit zugewiesenem Genehmiger: Ist die Rechnung mit einer Kostenstelle verknüpft, der Genehmiger zugewiesen sind, wird die Rechnung an diese(n) Genehmiger weitergeleitet.
Rechnung ohne Genehmiger/Kostenstelle: Hat die Rechnung keine Kostenstelle oder ist der Kostenstelle kein Genehmiger zugewiesen, wird die Rechnung an den Genehmiger außerhalb der Gruppen weitergeleitet.
Zugriff und Sichtbarkeit
Der Zugriff auf Rechnungen ist rollenbasiert und passt sich dynamisch an, wenn sich Genehmiger-Zuweisungen ändern.
Genehmiger außerhalb der Gruppen: Haben jederzeit Zugriff auf alle Rechnungen, unabhängig von Kostenstelle oder Genehmigungsstatus.
Kostenstellen-Genehmiger: Haben Zugriff auf alle Rechnungen (aktuelle und vergangene), die ihrer zugewiesenen Kostenstelle zugeordnet sind.
Tipp
Wenn ein Genehmiger von einer Kostenstelle entfernt wird, verliert er sofort den Zugriff auf alle damit verbundenen Rechnungen. Wird er hinzugefügt, erhält er sofort Zugriff.
Besonderheiten im Freigabeprozess
Szenario | Funktionsweise |
Rechnungssplits | Nur die Kostenstelle des ersten Split-Postens bestimmt das Routing. Die Kostenstellen nachfolgender Split-Posten werden für die Freigabe ignoriert. |
Ablehnung | Die Rechnung wird an den Buchhalter zurückgesendet. Der Genehmigungsfluss wird zurückgesetzt. Der ursprünglich zugewiesene Genehmiger verliert den Zugriff. Der Buchhalter kann die Rechnung aktualisieren und erneut zur Freigabe einreichen. |
Deaktivierung | Kostenstelle: Genehmiger außerhalb der Gruppen behalten den Zugriff, ehemalige Kostenstellen-Genehmiger verlieren ihn. Genehmiger: Der Genehmiger verliert den Zugriff auf zugewiesene Rechnungen. |
So geht's
Navigieren Sie zu dem Tab "Offene Freigaben" bzw. "To-Dos" unter "Rechnungen" und klicken Sie auf die Rechnung die Sie freigeben wollen.
Klicken Sie auf die Rechnung, die Sie freigeben möchten.
Sie können die Rechnung freigeben indem Sie auf das grüne Häkchen klicken, oder ablehnen indem Sie auf das rote X klicken.
Bei abgelehnten Rechnungen haben Sie immer die Möglichkeit einen Ablehnungsgrund zu hinterlegen.
Hinweis für User, die über die Buchhalter und Genehmiger Rolle gleichzeitig verfügen:
Unter offenen Freigaben befinden sich zwei Tabs:
"Meine Freigaben": In diesem Tab finden Sie alle Rechnungen, die von Ihnen genehmigt werden müssen.
"Zur Genehmigung eingereicht": In diesem Tab sehen Sie alle Rechnungen, die von anderen anderen Genehmigern freigegeben werden müssen.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert bei mehreren Genehmigern für dieselbe Kostenstelle?
Die Rechnung erscheint in der To-do-Liste aller zugewiesenen Genehmiger. Nur eine Freigabe ist erforderlich. Nach der Genehmigung wird die Rechnung im Tab „Alle“ aller zugewiesenen Genehmiger angezeigt.
Wo finde ich die To-do-Liste für Rechnungen?
Sie finden die Rechnungs-To-do-Liste unter Verwalten → Rechnungen. (Im Gegensatz zu Spesen, deren Liste unter Verwalten → Prüfung und Freigabe liegt).
Was passiert, wenn ein Genehmiger erst nach Erstellung der Rechnung der Kostenstelle hinzugefügt wird?
Der neue Genehmiger erhält automatisch Zugriff auf die relevante Rechnung. Buchhalter können die Rechnung zur erneuten Weiterleitung in ihre To-do-Liste zurückholen und die Kostenstelle aktualisieren.
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