Auf einen Blick

Mit der Option „Ausgaben aus Reisen/Ordnern anzeigen“ können auch einzelne Ausgaben innerhalb von Reisen, Tagesreisen und Ordnern gefiltert werden.
Wenn die Option aktiviert ist, können passende einzelne Ausgaben unabhängig von der übergeordneten Reise oder dem Ordner in der Listenansicht erscheinen.
Die bestehende Filterlogik bleibt unverändert, wenn die Option nicht aktiviert ist.
Die Funktion ist in den Reitern „Alle“, „Offene Freigaben“ und „Offene Prüfung“ verfügbar.

📌 Überblick

Bisher wurden Filter nur auf Ebene der übergeordneten Container angewendet, also auf Reisen oder Ordner. Einzelne Ausgaben oder Fahrtkosten innerhalb dieser Container wurden dabei nicht separat berücksichtigt.

Mit der neuen Option „Ausgaben aus Reisen/Ordnern anzeigen“ können Sie festlegen, ob beim Filtern auch die darin enthaltenen einzelnen Ausgaben berücksichtigt werden sollen.

Das hilft insbesondere dabei, relevante Ausgaben schneller zu finden und manuelle Workarounds, zum Beispiel über Exporte und Excel-Filter, zu reduzieren.

🛠️ So geht’s

Filter auf Ausgaben innerhalb von Reisen und Ordnern anwenden:

Navigieren Sie zu einem der gewünschten Reiter:
1. „Alle“,
2. „Offene Freigaben“ oder
3. „Offene Prüfung“
Öffnen Sie den Filterbereich.
Aktivieren Sie die Checkbox „Ausgaben aus Reisen/Ordnern anzeigen“.
Wenden Sie Ihre gewünschten Filter an.

Wenn die Checkbox aktiviert ist, prüft Circula nicht nur Reisen, Tagesreisen und Ordner selbst, sondern auch die darin enthaltenen einzelnen Ausgaben und Fahrtkosten.

Wenn die Checkbox nicht aktiviert ist, funktioniert die Filterung wie bisher: Es werden nur Reisen und Ordner selbst geprüft.

🔎 Wie werden die Ergebnisse angezeigt?

Je nachdem, ob die übergeordnete Reise oder der Ordner und/oder einzelne Ausgaben den Filterkriterien entsprechen, werden unterschiedliche Ergebnisse angezeigt.

Nur die einzelne Ausgabe entspricht den Filterkriterien
Wenn eine einzelne Ausgabe den Filterkriterien entspricht, die übergeordnete Reise oder der Ordner jedoch nicht, wird nur die einzelne Ausgabe angezeigt.
Die Reise oder der Ordner wird in diesem Fall nicht angezeigt.
Reise oder Ordner und einzelne Ausgabe entsprechen den Filterkriterien
Wenn sowohl die übergeordnete Reise oder der Ordner als auch eine darin enthaltene Ausgabe den Filterkriterien entsprechen, werden beide angezeigt:
- die Reise oder der Ordner
- die passende einzelne Ausgabe

Nur die Reise oder der Ordner entspricht den Filterkriterien
Wenn nur die übergeordnete Reise oder der Ordner den Filterkriterien entspricht, wird die Reise oder der Ordner wie gewohnt angezeigt.
Die einzelne Ausgabe wird nicht separat angezeigt.
Keine Übereinstimmung mit den Filterkriterien
Wenn weder die übergeordnete Reise oder der Ordner noch eine darin enthaltene Ausgabe den Filterkriterien entsprechen, werden keine Ergebnisse angezeigt.

📋 Sichtbarkeit je Reiter

Die erweiterte Filterung ändert nicht die bestehenden Sichtbarkeitsregeln der einzelnen Reiter. Bestimmte Ausgaben bleiben daher je nach Status weiterhin ausgeblendet, auch wenn sie den Filterkriterien entsprechen.

Reiter „Offene Freigaben“

Im Reiter „Offene Freigaben“ werden folgende Ausgaben innerhalb von Reisen oder Ordnern weiterhin nicht angezeigt:

vom Genehmiger genehmigte Ausgaben
vom Genehmiger abgelehnte Ausgaben
stornierte Kreditkartenausgaben

Reiter „Offene Prüfung“

Im Reiter „Offene Prüfung“ werden folgende Ausgaben innerhalb von Reisen oder Ordnern weiterhin nicht angezeigt:

vom Buchhalter kontrollierte bzw. genehmigte Ausgaben
vom Buchhalter abgelehnte Ausgaben
stornierte Kreditkartenausgaben

Reiter „Alle“

Im Reiter „Alle“ werden nicht eingereichte Ausgaben weiterhin nicht angezeigt.

Dies gilt insbesondere für Ausgaben innerhalb abgelehnter Reisen oder Ordner.

❗️Wichtig

Die erweiterte Filterung hebt die bestehenden Sichtbarkeitsregeln der Reiter nicht auf.

✅ Auswirkungen auf Sammelaktionen

Sammelaktionen funktionieren weiterhin nach der bestehenden Logik.

Einzelne Ausgabe ausgewählt

Wenn Sie eine einzelne Ausgabe auswählen, wirken sich Aktionen wie Genehmigen oder Ablehnen nur auf diese einzelne Ausgabe aus.

Reise oder Ordner ausgewählt

Wenn Sie eine Reise oder einen Ordner auswählen, wirken sich Aktionen wie Genehmigen oder Ablehnen auf den gesamten Container und alle darin enthaltenen Ausgaben aus.

📤 Auswirkungen auf Exporte

Die erweiterte Filterung ist kompatibel mit:

Standard-Exporten
Massen-Exporten

Wenn sowohl eine übergeordnete Reise oder ein Ordner als auch eine passende einzelne Ausgabe in den gefilterten Ergebnissen erscheinen, wird die einzelne Ausgabe im CSV-Export ausgeschlossen. So werden doppelte Buchungseinträge vermieden.

📝 Hinweis

Wenn eine einzelne Ausgabe ohne die übergeordnete Reise oder den Ordner exportiert wird, bleiben die folgenden Spalten in der CSV-Datei leer:
- "Reise"
- "Übergeordnete Reise/Ordner"

❓ FAQ

Ändert sich die Filterung, wenn die Checkbox nicht aktiviert ist?

Nein. Wenn die Checkbox „Ausgaben aus Reisen/Ordnern anzeigen“ nicht aktiviert ist, funktioniert die Filterung wie bisher.

Warum werden manche passenden Ausgaben trotzdem nicht angezeigt?

Die erweiterten Filter berücksichtigen weiterhin die Sichtbarkeitsregeln des jeweiligen Reiters.

Beispiel: Abgelehnte Ausgaben werden im Reiter „Offene Freigaben“ nicht angezeigt, auch wenn sie den Filterkriterien entsprechen.

Funktioniert die erweiterte Filterung auch mit Exporten?

Ja. Die erweiterte Filterung funktioniert mit Standard-Exporten und Massen-Exporten.

Zusätzlich werden doppelte Einträge im Export vermieden, wenn sowohl eine Reise oder ein Ordner als auch eine passende einzelne Ausgabe in den Ergebnissen enthalten sind.

Ist die Funktion im Export-Reiter verfügbar?

Nein. Die erweiterte Filterung ist aktuell nicht im Export-Reiter verfügbar.

Wird bei einzelnen Ausgaben angezeigt, zu welcher Reise oder welchem Ordner sie gehören?

Nein. Hinweise auf die übergeordnete Reise oder den übergeordneten Ordner, zum Beispiel „Gehört zu Reise X“, sind aktuell nicht Teil der Funktion.