Auf einen Blick
Genehmiger können über den Tab „Abwesenheit“ eine oder mehrere Vertretungen für ihre Freigaben hinterlegen.
Die Vertretung erhält die Freigabeverantwortung, solange die„Abwesenheitsfunktion“ aktiv ist.
Der ursprüngliche Genehmiger kann Circula weiterhin nutzen und Ausgaben bei Bedarf selbst freigeben oder ablehnen.
Die Vertretung bleibt aktiv, bis die „Abwesenheit“ manuell deaktiviert wird.
📌 Überblick
Mit der Abwesenheitsfunktion können Genehmiger ihre Freigabeverantwortung vorübergehend an eine oder mehrere Vertretungen übertragen, zum Beispiel während einer Krankheit oder Urlaub.
So können Ausgaben weiterhin geprüft und freigegeben werden, ohne dass Administratoren Genehmigungsgruppen manuell anpassen und später wieder zurücksetzen müssen.
Die Vertretung wird direkt in den Account-Einstellungen eingerichtet. Sobald die „Abwesenheit“ aktiviert ist, erhalten die ausgewählten Vertretungen Zugriff auf die offenen Freigaben des abwesenden Genehmigers.
📝 Hinweis
Der ursprüngliche Genehmiger bleibt weiterhin berechtigt, Circula zu nutzen und Ausgaben selbst freizugeben oder abzulehnen.
🛠️ So geht’s
Vertretung einrichten
Navigieren Sie zu “Account Einstellungen” und öffnen Sie den Tab „Abwesenheit“.
Fügen Sie eine oder mehrere Vertretungen von dem Drop-down Menü hinzu.
Aktivieren Sie die „Abwesenheit“.
Sobald die „Abwesenheit“ aktiv ist, erhalten die ausgewählten Vertretungen sofort die Freigabeverantwortung des abwesenden Genehmigers.
❗️Wichtig
Die Vertretung endet nicht automatisch. Die „Abwesenheit“ muss manuell deaktiviert werden.
Freigaben während der Abwesenheit
Solange die „Abwesenheit“ aktiv ist, sehen Vertretungen:
ihre eigenen offenen Freigaben
die offenen Freigaben des Genehmigers, den sie vertreten
Vertretungen können Ausgaben genau wie der ursprüngliche Genehmiger freigeben oder ablehnen.
Neue Ausgaben, die während der aktiven Abwesenheit eingereicht werden, werden ebenfalls entsprechend an die Vertretung weitergegeben.
Sichtbarkeit für Genehmiger
Solange die „Abwesenheit“ aktiv ist, wird dem ursprünglichen Genehmiger ein dauerhafter Banner in Circula angezeigt.
Über diesen Banner sieht der Genehmiger, dass die Vertretung aktiv ist. Außerdem kann „Abwesenheit“ direkt über den Banner deaktiviert werden.
Sichtbarkeit für Einreichende
In den Statusdetails einer Ausgabe wird angezeigt, welche Personen an der Freigabe beteiligt sind. Dazu gehören:
der ursprüngliche Genehmiger
die aktive Vertretung oder die aktiven Vertretungen
weitere Genehmiger, die Teil des Freigabeprozesses sind
So bleibt für Einreichende transparent, wer die Ausgabe prüfen kann.
Anzeige im User Management
Aktive Vertretungen werden auch in dem Tab “User Management” angezeigt.
Beim abwesenden Genehmiger erscheint ein Banner mit den aktuell aktiven Vertretungen.
Bei Vertretungen erscheint ein Banner, der anzeigt, welche Person sie vertreten.
In der Userliste wird Vertretungen vorübergehend die Rolle „Genehmiger“ angezeigt. In den Userdetails wird die tatsächliche Rollenkonfiguration jedoch nicht geändert.
📝 Hinweis
Wenn eine Vertretung ursprünglich keine Supervisor-Rolle hatte, wird in den Userdetails nur der Vertretungsbanner angezeigt. Die eigentliche Rolle des Users bleibt unverändert.
Abwesenheit deaktivieren
Die „Abwesenheit“ bleibt aktiv, bis der Genehmiger die Vertretung manuell deaktiviert.
Sie können „Abwesenheit“ auf zwei Arten deaktivieren:
Klicken Sie im dauerhaften Banner auf “Jetzt deaktivieren”.
Oder navigieren Sie zu “Account Einstellungen” und öffnen Sie den Tab „Abwesenheit“. Anschliessend klicken Sie auf “Deaktivieren”.
Nach der Deaktivierung:
werden alle übertragenen Freigaberechte sofort entzogen
sehen Vertretungen die offenen Freigaben des ursprünglichen Genehmigers nicht mehr
werden die „Abwesenheit“-Banner entfernt
wird die Liste der ausgewählten Vertretungen geleert
gilt automatisch wieder die ursprüngliche Freigabekonfiguration
☑️ Unterstützte Freigabeprozesse
Die aktuelle Version unterstützt die Vertretung für:
Genehmiger für Ausgaben-Gruppen
Genehmiger in der Ausgaben-Gruppe “User außerhalb der Gruppen”
Die folgenden Freigabeprozesse werden in der aktuellen Version nicht unterstützt:
projektbasierte Freigabeprozesse
Kostenstellen-Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen
❓ Häufig gestellte Fragen
Kann jeder User als Vertretung ausgewählt werden?
Ja. Eine Vertretung muss nicht bereits die Rolle “Genehmiger“ haben.
Wird eine Vertretung dadurch dauerhaft zum Genehmiger?
Nein. Die Vertretung handelt nur vorübergehend als Genehmiger für die übertragenen Freigaben.
Die tatsächliche Rollenkonfiguration des Users bleibt unverändert.
Kann der ursprüngliche Genehmiger weiterhin Ausgaben freigeben?
Ja. Der ursprüngliche Genehmiger behält weiterhin Zugriff auf die eigenen Freigaben und kann Ausgaben bei Bedarf selbst freigeben oder ablehnen.
Betrifft „Abwesenheit“ alle Freigabeprozesse?
Nein. Diese Version unterstützt nur Genehmiger für Ausgaben-Gruppen und Genehmiger in der Ausgaben-Gruppe “User außerhalb der Gruppen”
Projektbasierte Freigaben und Freigabeprozesse für Eingangsrechnungen sind in dieser Version nicht enthalten.
Endet die Vertretung automatisch?
Nein. Der Genehmiger muss die „Abwesenheit“ manuell deaktivieren.
Dies ist entweder über den Button „Jetzt deaktivieren“ im dauerhaften Banner oder über “Account Einstellungen” im Tab „Abwesenheit“ möglich.
Sobald „Abwesenheit“ deaktiviert ist, verliert die Vertretung sofort die übertragenen Freigaberechte.
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