Auf einen Blick
Die automatische Lieferantenzuordnung ist für Eingangsrechnungen verfügbar.
Circula nutzt die per OCR ausgelesene USt-IdNr. einer Rechnung, um den passenden Lieferanten automatisch einzutragen.
Die Zuordnung funktioniert nur, wenn die USt-IdNr. der Rechnung mit einer gespeicherten USt-IdNr. in den Lieferanteneinstellungen übereinstimmt.
Wird keine passende USt-IdNr. gefunden, wählen Sie den Lieferanten weiterhin manuell aus.
📌 Überblick
Bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen musste der passende Lieferant bisher manuell gesucht und ausgewählt werden. Das kann bei vielen Rechnungen zeitaufwendig sein und erhöht das Risiko, versehentlich den falschen Lieferanten auszuwählen.
Mit der automatischen Lieferantenzuordnung kann Circula den Lieferanten automatisch ausfüllen, sobald eine zuverlässige Übereinstimmung gefunden wird. Dafür wird die USt-IdNr. verwendet, die per OCR aus der hochgeladenen Rechnung ausgelesen wird.
Die USt-IdNr. ist als eindeutige Kennung pro rechtlicher Einheit besser geeignet als ein Abgleich über den Lieferantennamen. Lieferantennamen können auf Rechnungen unterschiedlich dargestellt werden, zum Beispiel durch Abkürzungen, Rechtsformzusätze, Tippfehler oder OCR-Fehler. Eine falsche Zuordnung kann zu zusätzlichem Korrekturaufwand und im schlimmsten Fall zu einer Zahlung an falsche Bankdaten führen.
❗️Wichtig
Circula gleicht Lieferanten nicht anhand des Namens ab. Die automatische Zuordnung erfolgt ausschließlich über eine exakte Übereinstimmung der USt-IdNr.
🛠️ So geht’s
USt-IdNr. beim Lieferanten hinterlegen
Damit Circula einen Lieferanten automatisch zuordnen kann, muss die USt-IdNr. beim jeweiligen Lieferanten gespeichert sein.
Sie können die USt-IdNr. an folgenden Stellen hinzufügen:
in dem Tab “Lieferanten” unter “Einstellungen” (s. Lieferanten als externe Kreditoren)
direkt beim Anlegen eines Lieferanten während der Bearbeitung der Rechnung (s. Schritt 3 b)
gesammelt über den Lieferantenimport während des Onboardings
Rechnung hochladen
Laden Sie die Eingangsrechnung wie gewohnt in Circula hoch.
Circula liest anschließend die USt-IdNr. aus der Rechnung per OCR aus.
Automatische Zuordnung prüfen
Wenn die ausgelesene USt-IdNr. mit einer gespeicherten USt-IdNr. eines Lieferanten übereinstimmt, wird dieser Lieferant automatisch in dem jeweiligen Lieferanten-Feld eingetragen.
Überprüfen Sie die automatisch ausgefüllten Informationen, bevor Sie die Rechnung weiterverarbeiten.
📝 Hinweis
Wenn keine USt-IdNr. auf der Rechnung erkannt wird oder keine gespeicherte USt-IdNr. übereinstimmt, wird kein Lieferant automatisch eingetragen. Wählen Sie den Lieferanten in diesem Fall manuell aus.
💡Tipp
USt-IdNrn. können auch gesammelt über den Lieferantenimport während Ihres Onboardings hinzugefügt werden.
So kann die automatische Lieferantenzuordnung von Beginn an funktionieren, ohne dass Lieferanten einzeln nachträglich ergänzt werden müssen. Wenden Sie sich hierfür an Ihren Customer Success Manager.
❓ Häufig gestellte Fragen
Warum wird nicht anhand des Lieferantennamens zugeordnet?
Ein Abgleich über den Lieferantennamen ist anfälliger für falsche Treffer. Namen können auf Rechnungen unterschiedlich geschrieben sein, zum Beispiel durch Abkürzungen, Rechtsformzusätze, Tippfehler oder OCR-Fehler.
Eine falsche Lieferantenzuordnung kann dazu führen, dass eine Zahlung an falsche Bankdaten geleitet wird. Deshalb nutzt Circula die USt-IdNr. als eindeutige und stabilere Kennung.
Was passiert, wenn die Rechnung keine USt-IdNr. enthält?
In diesem Fall wird kein Lieferant automatisch zugeordnet. Wählen Sie den Lieferanten manuell aus.
Das kann bei bestimmten Ländern oder Rechnungstypen vorkommen, in denen eine USt-IdNr. nicht verpflichtend auf der Rechnung angegeben ist.
Was passiert, wenn die USt-IdNr. zu keinem gespeicherten Lieferanten passt?
Wenn die ausgelesene USt-IdNr. mit keiner gespeicherten USt-IdNr. übereinstimmt, wird kein Lieferant automatisch eingetragen. Wählen Sie den Lieferanten in diesem Fall manuell aus.
Kann ich USt-IdNrn. für mehrere Lieferanten gleichzeitig hinzufügen?
Ja. Die USt-IdNr. kann beim Lieferantenimport während des Onboardings mitgegeben werden.
Funktioniert die Zuordnung auch ohne gespeicherte USt-IdNr. beim Lieferanten?
Nein. Die automatische Zuordnung basiert auf dem Abgleich zwischen der USt-IdNr. auf der Rechnung und der gespeicherten USt-IdNr. beim Lieferanten. Ohne gespeicherte USt-IdNr. gibt es keine Grundlage für den Abgleich.
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