Auf einen Blick
Mit den Benefit-Gruppen können Admins Mitarbeitenden verschiedene Benefits und Benefit-Budgets zuordnen.
Die Benefit-Gruppen helfen Admins auch einen detaillierten Überblick über die aktuellen Benefits der Mitarbeitenden zu behalten.
Die Benefit-Gruppen vereinfachen nicht nur den gesamten Prozess, von der Auswahl der passenden Benefits, ihrer Zuordnung zu bestimmten Mitarbeitenden und der Festlegung von Budgets. Es ermöglicht Ihnen auch, Teilzeitbeschäftigten Benefits in reduzierter Form anzubieten.
Hinweis
Wenn Arbeitnehmer nur in Teilzeit arbeiten, kann der Essenszuschuss trotzdem genutzt werden. Allerdings müssen die 15 Tage entsprechend reduziert werden (um dies zu gewährleisten, müssen Admins die Benefit-Gruppen benutzen). Dabei sind nur die Tage pro Woche relevant, an denen ein Mitarbeiter arbeitet, nicht die Zeit pro Tag.
Beispiel: Ein Werkstudent (20 Stunden pro Woche) arbeitet an 3 Tagen pro Woche. Dieser Arbeitnehmer kann an 9 Tagen im Monat (3/5 * 15 Tage) den Essenszuschuss erhalten.
Wie erstelle ich eine neue Benefit-Gruppe?
Klicken Sie auf "User Management" und dann auf "Benefit-Gruppen".
Benefit-Gruppen in der Web-App
Klicken Sie auf das gelbe Plus.
Neue Benefit-Gruppe erstellen
Geben Sie den Namen der Gruppe ein, und klicken Sie auf "Hinzufügen" neben dem entsprechenden Benefit.
Hinzufügen verschiedener Benefits zu einer Benefit-Gruppe
Jetzt können Sie die entsprechenden Benefits konfigurieren, z. B. für den Essenszuschuss.
Jeweiligen Benefit konfigurieren
Nachdem Sie alle gewünschten Benefits konfiguriert haben, klicken Sie auf "Gruppe erstellen".
Neue Benefit-Gruppe erstellen
Hinweis
Die Voreinstellungen der einzelnen Benefits sind wie folgt:
Essenszuschuss: 15 Mahlzeiten
Mobilitätsbudget: 0 €
Internetzuschuss: 0 €
Als Admin haben Sie die Möglichkeit, die Benefits folgendermaßen anzupassen:
Essenszuschuss: 1-15 Mahlzeiten pro Monat oder ohne Limit
Mobilitätsbudget: Unlimitiert (Auswahl zwischen klassischem Mobilitätsbudget und steuerfreien Mobilitätsbudget)
Internetzuschuss: 0-50 € pro Monat
Wie füge ich Mitarbeiter zu einer erstellten Benefit-Gruppe hinzu?
Klicken Sie auf "User Management" und dann auf "Benefit-Gruppen".
Benefit-Gruppen in der Web-App
Klicken Sie auf die jeweilige Benefit-Gruppe, zu der Sie Mitarbeiter hinzufügen wollen.
Benefit-Gruppe auswählen
Klicken Sie auf "Mitarbeiter in dieser Gruppe" in der Detailansicht und danach auf "Mitarbeiter hinzufügen".
Mitarbeiter zur Benefit-Gruppe hinzufügen
Wählen Sie alle Mitarbeiter in der Liste aus, die Sie zu der jeweiligen Benefit-Gruppe hinzufügen wollen und klicken Sie auf "Mitarbeiter hinzufügen".
Mitarbeiter zur Benefit-Gruppe hinzufügen
Sie sehen jetzt die hinzugefügten Mitarbeiter in dem Reiter "Mitarbeiter in dieser Gruppe" und können die Einstellungen abspeichern, indem Sie auf "Speichern" klicken.
Mitarbeiter zur Benefit-Gruppe hinzufügen
Hinweis
Die Konfiguration der jeweiligen Benefits, können Sie anpassen, indem Sie auf die Zeile der jeweiligen Benefit-Gruppe klicken und die Detailansicht der Gruppe öffnen.
Wichtig
Ein Mitarbeiter kann nur zu einer Benefit-Gruppe zugeordnet werden. Auf diese Art wird eine höhere Validität garantiert und Redundanzen vermieden.
Verschiedene Use Cases für Benefit-Gruppen
Beispiel 1
Hinweis
Wenn Arbeitnehmende in Teilzeit arbeiten, können Benefits trotzdem genutzt werden. Allerdings müssen diese entsprechend reduziert werden. Dabei sind nur die Tage pro Woche, an denen dieser Mitarbeitende arbeitet, relevant, nicht die Arbeitsstundenanzahl pro Tag.
Ein Unternehmen hat fünf (5) Mitarbeitende, drei (3) Vollzeit- und zwei (2) Teilzeitbeschäftigte, die 3 Tage in der Woche arbeiten. Dieses Unternehmen würde seinen Mitarbeitenden gern Benefits in Form des Essenszuschusses und des Mobilitätsbudgets anbieten.
Eine Möglichkeit dies umzusetzen wäre beispielsweise:
Mitarbeitende in Vollzeit erhalten:
15 Mal Essenszuschuss pro Monat
50 € Mobilitätsbudget pro Monat
Mitarbeitende in Teilzeit erhalten:
9 Mal Essenszuschuss pro Monat
Um dieses Szenario umzusetzen, müsste das Unternehmen folgendes tun:
Eine Gruppe mit dem Namen Vollzeitmitarbeitenden, in der pro User 15 Mal Essenszuschuss und 50 € Mobilitätsbudget pro Monat aktiviert wurde. Das Unternehmen fügt dieser Gruppe nun alle 3 Vollzeitmitarbeitende hinzu.
Eine Gruppe mit dem Namen Teilzeitmitarbeitenden, in welcher 9 Mal Essenszuschuss im Monat hinterlegt ist. Dort werden nur noch die 2 Mitarbeitenden, die 3 Tage die Woche arbeiten, hinzugefügt.
Beispiel 2
Hinweis
Unternehmen können neue Benefits aktivieren, indem sie diese einfach in einer Benefit-Gruppe hinzufügen.
Bisher nutzt ein Unternehmen nur den Essenszuschuss, aber in einer der bestehenden Gruppen aktiviert ein Admin das Mobilitätsbudget. Von jetzt an haben alle User in der Gruppe Mobilitätsbudgets und wenn sie diese nutzen, werden dem Unternehmen die neuen Benefits in Rechnung gestellt.
Benefit-Gruppen ändern
Wichtig
Wenn Sie einen Mitarbeitenden einer anderen Benefit-Gruppe zuweisen möchten, warten Sie bitte damit so lange ab, bis der Benefit Report des Vormonats abgeschlossen ist. Es werden beim Export der Benefits immer die Einstellungen der Gruppe angewendet, in der sich die User zu diesem Zeitpunkt gerade befinden.
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