Circulas Benefits Gruppen ist ein neues Feature, welches es Administratoren ermöglicht, Mitarbeitenden verschiedene Mitarbeiter Benefits und Benefit-Budgets zuzuordnen.
Dies vereinfacht nicht nur den gesamten Prozess, von der Auswahl der passenden Benefits, ihrer Zuordnung zu bestimmten Mitarbeitenden und der Festlegung von Budgets. Es ermöglicht Ihnen auch, Teilzeitbeschäftigten Benefits in reduzierter Form anzubieten.
Beispiel
Ein Unternehmen hat fünf (5) Mitarbeitende, drei (3) Vollzeit- und zwei (2) Teilzeitbeschäftigte. Dieses Unternehmen würde seinen Mitarbeitenden gern Benefits in Form des Essenszuschusses und des Mobilitätsbudgets anbieten.
Eine Möglichkeit dies umzusetzen wäre beispielsweise:
❗️Mitarbeitende in Vollzeit erhalten:
15 Mal Essenszuschuss pro Monat
50€ Mobilitätsbudget pro Monat
❗️Mitarbeitende in Teilzeit erhalten:
9 Mal Essenszuschuss pro Monat
Um dies umzusetzen, erstellt das Unternehmen 2 Gruppen in Circula:
Eine Gruppe mit dem Namen Vollzeitmitarbeitenden, in der pro User 15 Mal Essenszuschuss und 50€ Mobilitätsbudget pro Monat aktiviert wurde. Das Unternehmen fügt dieser Gruppe nun alle 3 Vollzeitmitarbeiter:innen hinzu.
Eine Gruppe mit dem Namen: Teilzeitmitarbeitenden, in welcher 9 Mal Essenszuschuss im Monat hinterlegt ist. Dort werden nun nur noch die 2 Mitarbeitenden in Teilzeit hinzugefügt.
Wie funktioniert das?
Erstellen einer neuen Gruppe:
Klicken Sie auf den Reiter mit dem Namen „Benefit Gruppen“
Klicken Sie auf den gelben Plus-Button unten rechts
Nun geben Sie der neuen Gruppe einen Namen (bspw. Vollzeitmitarbeitende)
Nun sehen Sie alle Benefits, welche Ihnen bereits zur Verfügung stehen
Klicken Sie auf "Hinzufügen" neben den einzelnen Benefits, um diese zu aktivieren
Klicken Sie auf "Gruppe Erstellen"
Nun klicken Sie auf "Mitarbeiter hinzufügen" und wählen alle Mitarbeitenden aus, welche dieser Gruppe angehören sollen
Fertig!
Aktivierung eines neuen Benefits oder Festlegung eines Budgets:
Klicken Sie auf den Reiter mit dem Namen „Benefit Gruppen“
Öffnen Sie eine Ihrer Gruppen
Klicken Sie auf den „Hinzufügen“ Tab neben einem inaktiven Benefit
Nun sehen Sie die Voreinstellungen des ausgewählten Benefits
Hier haben Sie die Möglichkeit individuelle Anpassungen vorzunehmen
Fertig!
Die Voreinstellungen der einzelnen Benefits lauten:
Essenszuschuss: 15 Mahlzeiten
Mobilitätsbudget: 0€
Internetzuschuss: 50€
Als Administrator haben Sie die Möglichkeit, Ihre Benefits folgendermaßen anzupassen:
Essenszuschuss: 1-15 Mahlzeiten pro Monat
Mobilitätsbudget: Unlimitiert (Auswahl zwischen klassischem Mobilitätsbudget und Steuerfreien Mobilitätsbudget)
Internetzuschuss: 0-50€ pro Monat
Möchten Sie einer existierenden Gruppe weitere Mitarbeitende hinzufügen?
Klicken Sie auf den Reiter mit dem Namen „Benefit Gruppen“
Öffnen Sie eine Ihrer Gruppen
Klicken Sie auf "Mitarbeiter in dieser Gruppe"
Klicken Sie auf das gelbe Pluszeichen in der oberen rechten Ecke
Fügen Sie Mitarbeitende hinzu
Fertig!
Mitarbeitende in Teilzeitbeschäftigungen
Benefit Gruppen ermöglicht es Ihnen, Benutzer spezifische Budgets festzulegen und somit auch Ihren Mitarbeitenden in Teilzeit Benefits zu ermöglichen.
💡 Wenn Arbeitnehmende in Teilzeit arbeiten, können Benefits trotzdem genutzt werden. Allerdings müssen diese entsprechend reduziert werden. Dabei sind nur die Tage pro Woche, an denen dieser Mitarbeitende arbeitet, relevant, nicht die Arbeitsstundenanzahl pro Tag.
Beispiel: Ein Werkstudierender (20 Std. pro Woche) arbeitet an 3 Tagen pro Woche. Dieser Arbeitnehmende kann an 9 Tagen im Monat (3/5 * 15 Tage) Circulas Essenszuschuss erhalten.
💡Hinweis💡
Unternehmen können neue Benefits aktivieren, indem sie diese einfach in einer Benefits Gruppe aktivieren.
Beispiel: Bisher nutzt ein Unternehmen nur den Essenszuschuss, aber in einer der bestehenden Gruppen aktiviert nun ein Administrator das Mobilitätsbudget. Von nun an haben alle Nutzer in der Gruppe Mobilitätsvorteile und wenn sie diese nutzen, werden dem Unternehmen die neuen Benefits in Rechnung gestellt.
Ein Mitarbeiter kann nur zu einer Benefits Gruppe zugeordnet werden. Auf diese Art wird eine höhere Validität garantiert und Redundanzen vermieden.
Benefit Gruppen ändern
Wenn Sie eine:n Mitarbeiter:in einer anderen Benefit Gruppe zuweisen möchten, warten Sie bitte damit so lange ab, bis der Benefit Report des Vormonats abgeschlossen ist. Es werden beim Export der Benefits immer die Einstellungen der Gruppe angewendet, in der sich die User zu diesem Zeitpunkt gerade befinden.
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