❗️Wichtig
Circula bietet keine steuerliche Beratung an. Die Informationen in diesem Artikel dienen nur zur Orientierung und ersetzen keine Beratung durch ein Steuerbüro oder eine andere qualifizierte Fachstelle.
Auf einen Blick
Wenn Unterlagen für eine Steuererklärung oder Prüfung benötigt werden, können Sie relevante Ausgabendaten als CSV aus Circula exportieren.
Über den Export erhalten Sie eine Übersicht der Ausgaben inklusive der verfügbaren Informationen wie z. B. Beleglinks.
Der Export kann genutzt werden, um gezielt Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum, Mitarbeitende oder Ausgabenbereich zusammenzustellen.
Genehmiger und Buchhalter können im Tab "Alle" unter dem Menüpunkt "Prüfung & Freigabe" alle relevanten Ausgaben einsehen und nach Bedarf filtern.
📌 Überblick
Wenn eine Betriebsprüfung, interne Prüfung oder eine Anfrage durch den Steuerberater ansteht, werden häufig bestimmte Ausgaben und die dazugehörigen Belege benötigt.
In Circula können Sie die relevanten Ausgabendaten selbst exportieren und anschließend die benötigten Unterlagen anhand der CSV-Datei prüfen, filtern und weitergeben.
Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel:
Der Prüfer möchte alle Ausgaben zu einem bestimmten Zeitraum sehen.
Der Steuerberater benötigt Ausgaben zu einem bestimmten Mitarbeitenden oder Sachverhalt.
Es sollen Beleglinks und weitere Ausgabendaten für die Steuererklärung zusammengestellt werden.
Es soll nachvollzogen werden, welche Belege zu bestimmten Ausgaben gehören.
📝 Hinweis
Der Export dient dazu, die relevanten Ausgabendaten strukturiert bereitzustellen. Bitte prüfen Sie intern, welche Unterlagen genau an Prüfer, Steuerberater oder andere externe Stellen weitergegeben werden dürfen.
🛠️ So geht’s
❗️Wichtig
Welche Ausgaben im Tab „Alle“ sichtbar sind, hängt von den jeweiligen Berechtigungen ab. Genehmiger und Buchhalter sehen dort nur die Ausgaben, für die sie berechtigt sind, zum Beispiel aufgrund der hinterlegten Ausgabengruppen-Struktur.
Admins und Buchhalter, die in der Ausgabengruppe "User außerhalb der Gruppen" hinterlegt sind und dadurch unternehmensweite Einsichtsrechte haben, können alle eingereichten Ausgaben und Reisekosten einsehen.
Navigieren Sie zu dem Tab "Alle" unter "Prüfung & Freigabe".
Klicken Sie auf "Filter" um die Filterfunktion zu öffnen.
Filtern Sie die Ausgaben nach den Anforderungen der Prüfung, zum Beispiel nach:
Mitarbeitenden/User
Einreich-Datum
Datum der Ausgabe
Typ
Zahlungsart
Erstattungsfähigkeit
Status
Kategorie
Kostenträger
Kostenstelle
Ausgaben-Gruppen
💡Tipp: Sie können die ausgewählten Filter auch für Ausgaben innerhalb Reisen und Ordnern anwenden. Mehr Auskunft dazu finden Sie hier.
Im Anschluss klicken Sie auf "Filter anwenden".
Wählen Sie alle Ausgaben aus der Liste aus, die Sie exportieren möchten und klicken Sie auf "Als CSV exportieren".
Öffnen Sie die CSV-Datei, prüfen Sie, ob alle benötigten Informationen enthalten sind, und nutzen Sie die enthaltenen Beleglinks, um die dazugehörigen Belege aufzurufen oder für die Prüfung bereitzustellen.
📝 Hinweis
Wenn Sie größere Datenmengen exportieren möchten, finden Sie eine detaillierte Anleitung im Artikel „Der Massen-Export“.
❗️Wichtig
Bitte stellen Sie sicher, dass die Filter korrekt gesetzt sind, bevor Sie die CSV-Datei exportieren. So vermeiden Sie, dass unnötige oder nicht relevante Ausgaben in die Prüfung einbezogen werden.
Wenn eine Prüfung ansteht
Wenn ein Prüfer bestimmte Ausgaben anfragt, gehen Sie am besten strukturiert vor:
Klären Sie, welche Ausgaben benötigt werden.
Beispiele:bestimmter Zeitraum
bestimmte Mitarbeitende/User
bestimmte Kategorien
bestimmte Kostenstellen oder Kostenträger
Setzen Sie die entsprechenden Filter in Circula.
Exportieren Sie die relevanten Ausgaben als CSV.
Prüfen Sie die Datei auf Vollständigkeit.
Öffnen Sie die Beleglinks und kontrollieren Sie, ob die benötigten Belege verfügbar sind.
Stellen Sie die CSV-Datei und die benötigten Belege gemäß Ihren internen Vorgaben bereit.
💡Tipp
Speichern Sie die exportierte CSV-Datei mit einem eindeutigen Dateinamen, zum Beispiel mit Zeitraum und Prüfungszweck. So bleibt nachvollziehbar, welche Daten für welche Anfrage verwendet wurden.
❓ FAQ
Enthält die CSV-Datei auch Beleglinks?
Ja, die CSV-Datei enthält Beleglinks.
Kann ich gezielt nur bestimmte Ausgaben exportieren?
Ja, die Ausgaben sollten vor dem Export entsprechend gefiltert werden.
Was mache ich, wenn ein Beleglink nicht funktioniert oder ein Beleg fehlt?
Bitte prüfen Sie zunächst, ob Sie eingeloggt sind. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.
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