Auf einen Blick
Reisen werden von Usern benutzt, um die Tagespauschalen einer Reise automatisch berechnen zu lassen und die dazugehörigen Ausgaben und Fahrtkosten gebündelt einzureichen.
Somit haben auch Genehmigende und Buchhaltende einen besseren Überblick über die gesamte Reise.
Reisen können wie auch Ausgaben genehmigt bzw. kontrolliert oder abgelehnt werden.
Dieser Artikel betrifft den Prüf- und Freigabeprozess von Reisen.
Was sind Reisen?
Reisen bei Circula sind strukturierende Elemente, mit denen User die Tagespauschalen und alle Ausgaben bündeln können, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen. Sie helfen dabei, die Einreichungen übersichtlich zu organisieren. So behalten auch Genehmigende und Buchhaltende den Überblick über reisebezogene Ausgaben und können einzelne Berichte pro Reise erstellen, was den Abrechnungsprozess transparenter macht.
Tipp
Um mehr über die Einreichung von Reisen zu erfahren, lesen Sie diesen Artikel.
In diesem Artikel finden Sie mehr Auskunft wie Circula die Tagespauschalen berechnet.
Für Genehmigende: Eine Reise freigeben bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Freigaben" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Freigaben bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf die Reise, den Sie freigeben möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht einer Reise
Klicken Sie auf die Tagespauschale, um in Detail-Ansicht zu gelangen. Hier können Sie, indem Sie auf "Berechnung anzeigen" klicken, auch die Berechnung der Tagespauschale einsehen.
Detail-Ansicht der Tagespauschale
Berechnung der Tagespauschale
Falls Ausgaben und/oder Fahrtkosten in der Reise vorhanden sind, klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese entweder freigeben oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einer Reise
Reisen können auch als Gesamt freigegeben oder abgelehnt werden.
Eine Reise freigeben oder ablehnen
Hinweis
Tagespauschalen an sich können nicht freigegeben oder abgelehnt werden.
Falls eine Ausgabe oder Fahrtkosten in einer Reise abgelehnt werden, muss die gesamte Reise abgelehnt werden und wird zur Korrektur an den User zurückgesendet.
Für Buchhaltende: Eine Reise prüfen bzw. ablehnen
Navigieren Sie zu dem Reiter "Offene Prüfungen" bzw. "To-Do's" unter "Prüfung & Freigabe".
Offene Prüfungen bzw. To-Do's in der Web-App
Klicken Sie auf die Reise, die Sie prüfen möchten und kommen in die Detail-Ansicht.
Detail-Ansicht einer Reise
Klicken Sie auf die Tagespauschale, um in Detail-Ansicht zu gelangen. Hier können Sie, indem Sie auf "Berechnung anzeigen" klicken, auch die Berechnung der Tagespauschale einsehen. Buchhaltende können die Details der Tagespauschale (z.B. Verpflegung und Berücksichtigung der Nächtigungspauschale, Betrag splitten) ändern und letztendlich entscheiden, ob die berechnete Tagespauschale ausgezahlt wird oder nicht, indem "Tagespauschale soll nicht ausgezahlt werden" ausgewählt wird.
Tagespauschale bearbeiten
Berechnung der Tagespauschale
Falls Ausgaben und/oder Fahrtkosten in der Reise vorhanden sind, klicken Sie auf die jeweilige Ausgabe oder die Fahrkosten. Hier können Sie diese bearbeiten und im Anschluss entweder die Prüfung bestätigen oder ablehnen, indem Sie auf das grüne Häkchen oder das rote Kreuz klicken.
Detail-Ansicht einer Ausgabe in einer Reise
Nachdem Sie die Tagespauschale und alle Ausgaben und Fahrtkosten in der jeweiligen Reise bearbeitet haben, werden Sie in der Reise in der Listenansicht sehen können, welche Ausgaben und Fahrtkosten freigegeben und welche abgelehnt wurden.
Detail-Ansicht einer Reise
Reisen können auch als Gesamt geprüft oder abgelehnt werden.
Eine Reise prüfen oder ablehnen
Hinweis
Genauso wie bei der Freigabe gilt auch bei der Prüfung folgendes: Falls eine Ausgabe oder Fahrtkosten in einer Reise abgelehnt werden, muss die gesamte Reise abgelehnt werden und wird zur Korrektur an den User zurückgesendet.
Wichtige Hinweise
Sobald eine Ausgabe innerhalb einer Reise abgelehnt oder genehmigt wurde, kann diese Ausgabe nicht mehr bearbeitet werden. Eine Reise kann erst dann für den Export vorbereitet werden, wenn sie als Ganzes genehmigt wurde. Mit der Genehmigung der gesamten Reise werden auch alle darin enthaltenen Ausgaben genehmigt.
Wenn eine gesamte Reise abgelehnt wurde, wird sie an den Mitarbeitenden zurückgeschickt. Die Ausgaben, die bearbeitet werden müssen, sind markiert. Wir empfehlen die einzelnen Ausgaben, die überprüft werden müssen, auszuwählen und einen Ablehnungsgrund hinzuzufügen, bevor sie die ganze Reise ablehnen. Der Status aller anderen Ausgaben innerhalb einer Reise wird nicht geändert.
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